RESUMEN EJECUTIVO
Componentes Intel de Costa Rica está situado en la Ribera de Belén, Heredia. La empresa se instaló en nuestro país en 1997 y desde entonces lleva a cabo operaciones de ensamblaje y prueba de microprocesadores que más tarde sonexportados.
Hoy en día, la compañía cuenta con alrededor de cinco mil empleados. La empresa también cuenta con instalaciones en la zona franca de UltraPark, donde se llevan a cabo operaciones y servicios de Tecnologías de la Información (TI).
Como cualquier organización multinacional, Intel es una empresa dónde la única constante es el cambio. Por ende, es común experimentar reestructuraciones y transiciones departamentales, producto de estrategias globales.
Recientemente en Costa Rica, uno de los departamentos del área de TI fue objeto de uno de estos cambios estratégicos. El departamento de Supply Chain Service Desk, cuyas operaciones se centralizan en brindar servicios de soporte técnico de aplicaciones internas, fue sometido a una reestructuración.
Uno de los equipos más afectado fue el de Plan and Source. Actualmente, los indicadores de este equipo se están viendo gravemente afectados por una serie de inconsistencias en los procesos y problemas relacionados con los recursos humanos, que nacen a raíz de la falta de cohesión y comprensión del negocio.
Por consiguiente, resulta indispensable tomar medidas y acciones que permitan normalizar las operaciones del equipo y minimizar el impacto que están experimentando los clientes.
Es por esta razón que el objetivo general del PFG es desarrollar un plan de proyecto para la estabilización del equipo de “Plan and Source”, tras la reestructuración del departamento de SCSD (Supply Chain Service Desk) en Intel.
Los objetivos específicos de este son desarrollar un plan de gestión del alcance que permita identificar detalladamente todas las actividades requeridas, elaborar un plan de gestión del tiempo para programar las actividades, establecer un plan de gestión de la calidad con el propósito de identificar los parámetros bajo los cuales se verificará el trabajo realizado, realizar un plan de gestión de los recursos humanos que permita la identificación del personal necesario para la ejecución del proyecto y desarrollar un plan de gestión de las comunicaciones que determine la información y los canales de distribución que se mantendrán durante la ejecución del proyecto
La metodología aplicada para alcanzar estos objetivos fue una investigación mixta que combina fuentes documentales e investigación de campo.
Las fuentes primarias se enfocan en la recopilación de datos para el análisis y diagnóstico de la situación actual del equipo, que permita identificar correctamente el alcance y el enfoque de las actividades del proyecto.
Por otro lado, las fuentes secundarias son la base para la aplicación de metodologías de administración de proyectos y como medio de consulta para áreas específicas como el ámbito de las tecnologías de la información, recursos humanos, motivación, etc.
También se emplean fuentes secundarias extraídas de bases de datos que permitan diagnósticos de desempeño y análisis históricos de tendencias departamentales.
Se utiliza el método estadístico para la recopilación e interpretación de datos de ambos tipos de fuentes y métodos de observación para la recopilación de fuentes primarias, específicamente, observación directa, por entrevista y por encuesta.
Los resultados obtenidos son una serie de sub planes que en su totalidad engloban un plan de proyecto para la estabilización del equipo de Plan and Source.
Estos planes cuentan con un desglose de pasos necesarios para concluir de manera exitosa la ejecución del proyecto una vez que ponga en marcha su ejecución.
Específicamente, el Plan de Alcance determinó todas actividades necesarias para alcanzar el objetivo general del proyecto y es uno de los resultados más importantes debido a que es la base de todo los demás sub planes; el Plan de Tiempo determinó que este se concluiría en aproximadamente tres meses de seguirse el cronograma establecido; el Plan de Calidad muestra una serie de procesos necesarios para garantizar el control de calidad de los productos entregables para que estos cumplan los requisitos mínimos según las listas de verificación; el Plan de Recursos Humanos brinda una descripción de los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo de proyecto y sus interacciones según la MAR, así como también establece procesos de gestión de conflictos; y por último, el Plan de Comunicaciones muestra las necesidades de información de los involucrados, establece plantillas para la distribución de la información, los canales utilizados y la frecuencia de su distribución.
Se puede concluir que el tiempo estipulado en el cronograma resulta viable para satisfacer las necesidades que dieron origen al proyecto y cumplir con las expectativas de la gerencia.
Una de las principales conclusiones a las que se pudo llegar es que los planes para gestionar las comunicaciones y la calidad resultan indispensables para el éxito del proyecto debido a la tendencia departamental que por lo general descuida estos aspectos no solo en los proyectos, sino también en sus operaciones.
De la misma manera, el plan de gestión de personal permitirá solucionar conflictos de manera efectiva de seguirse los procesos establecidos para dicho fin.
Se recomienda el diseño de planes de gestión de riesgos y costos ya que a pesar de no haber sido parte del alcance del proyecto, resultan puntos clave para el éxito o fracaso del mismo.
Se recomienda también la implementación de un plan permanente de integración para el equipo, que permita dar continuidad a las mejoras obtenidas tras la ejecución del proyecto. Finalmente, se concluye que la problemática que dio origen al proyecto nace de la falta de comunicación efectiva en el departamento, y se recomienda una mejora en la comunicación de la visión, la estrategia organizacional, los objetivos y las prioridades del Supply Chain Service Desk.
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