Resumen Ejecutivo
La electricidad es una de las principales formas de energía, y de las más utilizada en el mundo. Sin ella no podríamos disponer de grandes facilidades como la iluminación, la comunicación, el teléfono, la radio, la televisión entre otros; y tendríamos que prescindir de aparatos eléctricos que constituyen parte de nuestro diario vivir.
Actualmente el país vive una crisis energética, principalmente en épocas de verano, debido a las fuertes condiciones climáticas y el elevado costo de los combustibles.
Para enfrentar esta situación, la Presidencia de la República y sus respectivos ministerios han emitido leyes y decretos ejecutivos, entre los que podemos mencionar la ley Nº 7447 de “Regulación del uso racional de la energía”y la Directriz Nº 017-MP-MINAE. Esta última obliga a las distintas instituciones públicas a implementar y poner en ejecución planes de ahorro y uso eficiente del consumo de energía eléctrica en sus propias instalaciones.
El contexto del proyecto se desarrolla en la Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL), que es una de las principales entidades gubernamentales encargadas de la generación y comercialización de energía eléctrica, y por ende, también es responsable de promover programas de conservación de energía, ambientales y campañas de ahorro y eficiencia energética. Para enfrentar esta situación, laDirección de Innovación y Eficiencia Energética (DIEE), ha elaborado planes de ahorro de energía, dentro de los cuales se propone la ejecución de proyectos en diferentes temas, dentro de los cuales está la realización de campañas de comunicación de ahorro energético. Por otro lado, en la CNFL se creó una política de administración de proyectos, de la cual surgió el manual de administración de proyectos deinversión (MAP-I), mismo que está basado en la metodología de PMI, y que está dirigido a todo tipo de proyecto de inversión.
Actualmente este manual se está aplicando solamente a los grandes proyectos de generación que se desarrollan en la compañía, para los demás tipos de proyectos, a pesar de se de inversión también, no se ha incentivado la aplicación de este manual. Entrelazando los puntos anteriores, surgen los motivos que justifican el desarrollo
del presente proyecto, cuyo objetivo principal es “Desarrollar un plandeproyecto para la implementación de una campaña de comunicación de ahorro y eficiencia energética en la CNFL, de manera que se ajuste a la metodología de administración de proyectos del PMI”. Como parte de los objetivos específicos, se realizó un análisis de la situación actual del desarrollo de las campañas, y posteriormente se desarrollaron cinco de las áreas del conocimiento definidas por el PMI, las cuales son la gestión del alcance, tiempo, recursos humanos, comunicaciones e integración de la campaña, siendo el área de la comunicación,una de las más importantes, debido a la naturaleza del proyecto en cuestión. Para lograr los objetivos
definidos, se utilizaron fuentes primarias de información por el método de entrevista, y como fuentes secundarias, documentos emitidos por la DIEE. También se recurrió a fuentes documentales, principalmente documentación institucional como el MAP-I, procedimientos y políticas internas de la compañía y reglamentación gubernamental vigente para el desarrollo de campañas en instituciones del estado.
El principal método de investigación fue la observación. En primera instancia de forma indirecta, participando de forma activa como profesional de la CNFL en campañas de años anteriores. Posteriormente la observación por entrevista, lo cual permitió tener conversaciones con los principales involucrados y así conocer la situación actual en cuanto al planeamiento y desarrollo de las campañas. Propiamente para el desarrollo del Proyecto, se utilizaron diferentes técnicas y herramientas, como la estructura dedetallada de trabajo, la estructura organizacional, el cronograma de trabajo, la matriz de roles y responsabilidades y la matriz de comunicaciones, así como el software Microsoft Project y el WBS Chart Pro.
El desarrollo en conjunto de las áreas del conocimiento tratadas, permitió crear elpresente plan de proyecto como resultado más importante del PFG. Inicialment se realizó una investigación de la situación actual del desarrollo de las campañas,con lo que se demostró la necesidad de aplicar la metodología de Administración de proyectos. Posteriormente, y en relación con los demás objetivos planteados, se desarrollaron las cinco áreas del conocimiento tratadas.
Se seleccionaron losrecursos necesarios, y con la designación de sus funciones, se obtuvo como resultado la matriz de roles y responsabilidades, como herramienta para relacionar e integrar los diferentes recursos con los entregables del proyecto, y asegurar así una distribución adecuada de los componentes del alcance. De manera seguida,se elaboró el cronograma de trabajo, considerando la duración de las actividades y la asignación de recursos, y se obtuvo como resultado una duración de de 228 días laborales, iniciando el 2 de febrero y finalizando el 16 diciembre del mismo año. Dentro del plan de gestión de las comunicaciones, se definieron losdocumentos requeridos y los medios de comunicación a utilizar, para obtener el plan y la matriz de comunicación. Otra serie de plantillas también son resultados importantes para que puedan utilizarse en las campañas venideras y en nuevos proyectos de la Dirección. Entre estas están el diccionario de la EDT, acta de constitución del proyecto, las solicitudes y registros de cambios La conclusión más importante de la investigación realizada, es que se pudo notar que el desarrollo de estas campañas de comunicación aún no se ajusta a la política ni al manual institucional de administración de proyectos, sumado a que dentro de la DIEE no existe una cultura de proyectos para el desarrollo de los mismos. La falta de capacitación en esta temática y el desconocimiento del MAP-I, han sido los factores más determinantes. Por esto se recomienda en primera instancia, iniciar un proceso de capacitación permanente en materia de proyectos y herramientas útiles para su gestión, iniciando con los Directores y jefes de departamento y sección, como los principales encargados de velar por el cumplimiento del MAP-I dentro de sus dependencias.
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