viernes, 30 de octubre de 2009

PROPUESTA DE UN PLAN ESTRATÉGICO PARA LA CREACIÓN DE UNA PMO EN LA EMPRESA SISTEMAS IQ, S.A

RESUMEN EJECUTIVO


Hoy en día, la adecuada administración de los proyectos constituye una necesidad para las organizaciones, por lo que creación de una PMO surge como una prioridad, para todas aquellas empresas que desean tener proyectos exitosos, mediante la correcta administración de sus recursos, planeamiento estratégico y por supuesto, la administración profesional de los mismos, permitiéndoles esto, avanzar en un mercado cada vez más competitivo y exigente. SIQ S.A., es una empresa de capital costarricense, dedicada a la implementación de proyectos en el área de la automatización industrial, con una planilla de 27 empleados, que maneja un portafolio general de aproximadamente 60 proyectos, los cuales varían en tamaño y complejidad. Actualmente estos proyectos son manejados por un “departamento de coordinación de proyectos”, que tiene a su cargo, además de las actividades generales de la coordinación de proyectos, actividades referentes a la administración de la empresa, lo que implica una gran carga de trabajo para
este departamento, que conlleva a que los proyectos no se estén manejando adecuadamente, generando esto, muchas pérdidas para la empresa.
La gerencia general es consciente de la necesitad de mejorar la administración de los proyectos, por lo que ha venido promoviendo la aplicación de mejores prácticas, sin embargo, quedan muchos aspectos importantes al descubierto, ya que no existe una instancia formalmente inscrita que se encargue
únicamente de lo concerniente a la administración profesional de proyectos; lo que hace evidente la necesidad de contar con un departamento especializado,es decir, una PMO, que se encargue entre otras funciones de facilitar a los funcionarios responsables de los proyectos, las metodologías o herramientas
reconocidas internacionalmente como “las mejores prácticas”, las cuales serán necesarias para lograr un desarrollo consistente y eficiente, impulsándoles también a lograr el mejoramiento continuo en su desempeño, para obtener así, la administración profesional de los proyectos en la empresa, de una manera
simple y funcional, con eficiencia y eficacia.Como base para la creación de la PMO en SIQ S.A., se ha planteado como objetivo general: Elaborar una propuesta para la creación de una oficina de
administración de proyectos en la empresa SIQ S.A. Además, se establecieron tres objetivos específicos:
• Evaluar la situación actual de la empresa en el área de la administración de proyectos.
• Establecer el modelo de PMO que mejor se adapta a la empresa.
• Establecer los roles, responsabilidades y competencias del personal necesario para la creación de la PMO.
Con la finalidad de lograr cada uno de los objetivos mencionados, se recopiló información relacionada con los antecedentes de la empresa en administración de proyectos, así como bibliografía de apoyo en este tema. Posteriormente, se aplicaron encuestas, para determinar el nivel de madurez de la empresa y los datos obtenidos se analizaron para generar información indispensable para la creación de este documento, tal como:
• Determinar el nivel general de SIQ S.A. en el tema de la administración de proyectos.

• Establecer el tipo de PMO más apropiado para implementarse en SIQ S.A.,dadas las características particulares y la situación actual de la empresa en cuanto a la administración de proyectos.

• Determinar el perfil y las funciones de las personas que formarán parte de esta oficina, de manera tal, que con su creación, SIQ S.A. logre satisfacer sus necesidades, las de sus colaboradores y sus clientes.
Con el análisis de la información, se generaron múltiples conclusiones, algunasde las cuales, se presentan a continuación:

• El nivel de SIQ S.A., Administración de Proyectos es “Medio bajo”, según los datos obtenidos tras la aplicación de las encuestas diseñadas para determinar tal situación.

• El tipo de PMO más indicado para implementarse en la empresa, es el de “Torre de Control”, dadas las características particulares de la misma y la situación actual de la empresa en cuanto a la administración de los proyectos.

• SIQ S.A., ha realizado esfuerzos importantes para mejorar la administración de proyectos, pero no se han logrado obtener óptimos resultados, debido a que: no se tiene el conocimiento sobre la manera correcta de hacerlo, no se tiene personal capacitado, no se da el control de riesgos, no existe un repositorio de lecciones aprendidas, etc.
Cuando se logró desarrollar el documento y se generaron las respectivas conclusiones, se procedió a dar algunas recomendaciones para optimizar los beneficios de implementar la PMO en la empresa. Algunas de estas recomendaciones son:

• La PMO debe trabajar como un banco de datos centralizado, de lecciones aprendidas de Administración de Proyectos, compartir ideas y experiencias, proporcionar asesoría a los funcionarios sin experiencia y direccionar las tareas de administración de proyectos a un proceso de mejora continua.

• Se debe procurar que la PMO contribuya a la generación y evaluación de información para facilitar la toma de decisiones en todo nivel.

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miércoles, 28 de octubre de 2009

“GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE EXPEDICIONES CON LA PARTICIPACION DE JÓVENES COSTARRICENSES EN LA ORGANIZACIÓN NO GUBERNAMENTAL RALEIGH

RESUMEN EJECUTIVO


Raleigh Internacional es una organización sin fines de lucro, de origen Británico con experiencia en expediciones para jóvenes. Estas expediciones se han realizado en distintas partes del mundo desde 1978 y tienen como objetivo que los jóvenes que participan en sus actividades desarrollen habilidades que
colaboren con su futuro personal y profesional mientras colaboran a comunidades necesitadas y al ambiente. Cada expedición es conformada por voluntarios jóvenes de 18 a 25 años de edad y guías que son mayores de 25 años.
 Los voluntarios proceden de diversas partes del mundo. Las expediciones, incluyen jóvenes pertenecientes a los países donde se realizan los proyectos y jóvenes visitantes de otros países.
Los jóvenes pertenecientes de los países donde se realizan los proyectos conforman el “Programa de Participantes Anfitriones (HCV Programme)” en el cual se enfoca esta guía.
 El programa de participantes anfitriones de Costa Rica inicia en el 2001; con la apertura de la sede en Costa Rica .
Durante los 25 años de la existencia de la organización y 9 de realizar expediciones en Costa Rica no se ha efectuado ninguna guía o documento de referencia para realizar las expediciones incluyendo jóvenes anfitriones.
Es por esto que se elabora una guía para la realización de las expediciones con participantes costarricenses en la organización Raleigh, con el propósito que sirva como información de apoyo para futuros miembros del programa y la realización de futuras expediciones para los programas anfitriones en los diferentes países donde Raleigh opera y/o desea abrir operaciones.
Para la elaboración de esta guía se utiliza la metodología propuesta por el Instituto de Administración de Proyectos (Project Management Institute).
Se aplica las 9 áreas de conocimiento, los grupos de procesos de administración de proyectos y todas aquellas herramientas y plantillas que se consideran necesarios para finalizar con éxito las expediciones.
Para realizar expediciones de manera exitosa se requiere la implementación de procedimientos, técnicas y herramientas más efectivas que logren hacer previsibles los resultados, a través del desarrollo de conocimientos y destrezas en administración de proyectos.
Con la guía se abre una oportunidad de mejorar no solo en el programa de anfitriones de Costa Rica si no que también en otras sedes y otros programas de la organización.
Se recomienda a las personas involucradas en este proyecto ya sea en Costa Rica o en otra sede de Raleigh que tomen esta guía como material importante de apoyo sin olvidar que las expediciones con jóvenes anfitriones existe en un contexto en la organización más amplio, es importante mantenerse actualizados de la situación de juventud donde se desarrollo el proyecto ya que esta situación puede afectar de manera positiva o negativa el programa de anfitriones y se aconseja realizar un plan de financiamiento que asegure la sostenibilidad financiera de cada expedición en el país que se realiza.

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PROPUESTA METODOLÓGICA PARA LA FISCALIZACIÓN DEPROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA HOSPITALARIA EN LA CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL

RESUMEN EJECUTIVO


A pesar de que la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) captarecursos financieros de sus afiliados, para sustentar su misión de brindar atención integral de la salud, proveyendo los servicios y la infraestructura
necesaria; algunos casos, la Institución debe adquirir empréstitos internacionales, para hacer frente a la creciente demanda de estos servicios por parte de la población; requiere en algunas ocasiones, de la adquisición de empréstitos internacionales, para hacer frente a la creciente demanda de esta atención integral de la población. Es así como en el año 2002, el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF ó Banco Mundial), otorgó un préstamo a la CCSS por un monto de USD 17.000.000,00, con el objetivo
de respaldar una segunda fase de las reformas del sector salud en Costa Rica.
Este préstamo se otorgó a una de las Unidades existentes en ese momento en la CCSS, denominada “Proyecto de Fortalecimiento y Modernización del Sector Salud (PFMSS), quien ya había ejecutado la primera fase en la reforma del sector salud, con el mismo Banco Mundial.
Parte de los requerimientos exigidos por este ente financiero a la CCSS, era que las obras de infraestructura física a ejecutar, fueran fiscalizadas por un profesional legalmente autorizado para hacerlo, para así asegurar que los fondos asignados, fueran realmente ejecutados según lo planificado.
 Fiscalización que históricamente no había sido realizada en la Institución, si no hasta hace unos 4 años que se inició con la ejecución de algunas pequeñas obras.Durante este tiempo, la CCSS no ha contado con una metodología formal que estableciera la función de los profesionales que se habían desempeñado como fiscalizadores de proyectos.
Por estas circunstancias, fue que este trabajo desarrolló una propuesta metodológica bajo los estándares del Project Management Institute, para que la actividad de la fiscalización de proyectos, contara con una guía que formalizara y facilitara esta función dentro de la Institución.
Sin embargo, como toda empresa pública, esta propuesta metodológica, propuso cambios que debían realizarse de forma paulatina, para que su aceptación fuera conforme a los logros realizados, en el entendido de que dentro de la cultura organizacional de la CCSS la aceptación inmediata de una metodología sería poco exitosa, ya que un método de fiscalización de obras de construcción, era completamente inexistente.
Fue por esto, que en la elaboración de este trabajo, se propuso como objetivo general, el desarrollo de esta propuesta metodológica para fiscalizar obras de infraestructura hospitalaria en la CCSS. De la misma forma, los objetivos específicos se plantearon para que los mismos fueran fases desarrolladas para realizar el análisis de la situación en la que se encontraba la CCSS, con respecto a la actividad en la fiscalización de proyectos; proponiendo un método para fiscalizar adecuadamente la construcción de proyectos de infraestructura hospitalaria y para desarrollar una estrategia de implementación del método de fiscalización propuesto y que sirviera de guía en proyectos de construcción de proyectos hospitalarios.
Para llevar a cabo este estudio, se utilizaron fuentes de informaciones primarias y secundarias; así como también el tipo de investigación mixta, que conformaron la base en la que se recopilaron la mayor cantidad de datos disponibles que fueron requeridos durante la investigación.
Asimismo, se utilizó el método de investigación inductivo-deductivo, que determinó lo realizado en la Unidad encargada y lo que esto incidió en la Institución. Y para facilitar el logro de los objetivos, se utilizaron herramientas tales como la encuesta, la matriz de roles y responsabilidades, la Estructura de División del Trabajo (EDT) y el Microsoft Project.
De forma concluyente, se pudo observar que la fiscalización de obras es una actividad poco conocida entre todos los involucrados en la realización de proyectos de infraestructura física hospitalaria, tanto por parte de los usuarios y funcionarios, como también por el grupo de profesionales que desarrollan este tipo de obra.
El desarrollo de esta metodología de fiscalización de obras se centró básicamente en el desarrollo y la utilización de varias plantillas; las cuales se programaron para su utilización desde el inicio hasta la conclusión de una obra. Partiendo de esta premisa, se realizó un ejercicio esquemático en un proyecto piloto del Proyecto de Fortalecimiento y Modernización de la CCSS; la ampliación física de las actuales instalaciones del Servicio de Urgencia de la Clínica Clorito Picado en Cinco Esquinas de Tibás.
Así la utilización de la Administración de Proyectos, permitió que un proceso como el anteriormente descrito, que no contaba con una normativa en la CCSS, contara con una metodología formal, mejorando el proceso para beneficio de la Institución, los profesionales involucrados y el usuario del sistema, al optimizarse los recursos financieros, al mantener un sistema de archivo de lecciones aprendidas en todos aquellos proyectos en que seaplique la metodología, que conlleven a corregir todos aquellos aspectos que afectan llevar a cabo el objetivo de las obras. Fue importante el hecho de contar con el respaldo de la Dirección Ejecutivade la UCP FMSS para el desarrollo y la aplicación de la metodología de fiscalización de obras y poder brindarle a la Institución una mejora en su proceso de ejecución de obras.
De la misma forma, es importante resaltar que la metodología de fiscalización de obras, fue un inicio en la estandarización del proceso de ejecución de infraestructura, que sin embargo, está abierta a ser mejorada, ampliada y modificada, con base en las experiencias que se recopilarán en los proyectos en que esta metodología sea aplicada.

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PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (PMO)

RESUMEN EJECUTIVO


Este Proyecto Final de Graduación tiene como objetivo general elaborar una propuesta para la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO), dentro de la Municipalidad de Aguirre.
El Cantón de Aguirre cuenta con tres distritos el primero es Quepos y es en donde se ubica la mayor parte del comercio, la zona urbana y el edificio municipal, el distrito segundo es Savegre, se ubica hacia el sur del cantón y el tercero es Naranjito, ubicado al noreste del cantón.
Por la cantidad de proyectos que se desarrollan dentro de la Municipalidad de Aguirre y la mala Administración que se la ha dado a estos en ocasiones por la falta de controles y políticas apropiadas para el manejo de los proyectos, se tiene la necesidad de implementar una Oficina de Administración de Proyectos. Es de esperar que esta oficina controle el ciclo de vida de los proyectos de la Municipalidad, los lleve a buen término y de esta manera se llegue a establecer una Cultura de Proyectos dentro de la Institución.
Como objetivo general de este trabajo esta elaborar una propuesta metodológica para la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO) y los objetivos específicos son evaluar la madurez en Administración de Proyectos e identificando las principales deficiencias y carencias de la Municipalidad de Aguirre en esta materia, se debe de Identificar y establecer el tipo de PMO que se necesita, la estrategia de implementación y sus funciones, se establecerá la cantidad y tipo de personal, sus roles, responsabilidades y competencias, el lugar dentro del organigrama en donde se posicionará y los beneficios que esta PMO traerá al ente Municipal.
Por otro lado se establece la forma adecuada de comunicación entre la PMO y los interesados, del mismo modo se calculará el costo de implementar esta dentro de la Municipalidad y el presupuesto anual de la misma, esto con la finalidad de contratar el personal idóneo para la Oficina de Administración de Proyectos de la Municipalidad de Aguirre.
Este proyecto se desarrollará mediante la investigación mixta, esta implica la investigación documental y la de campo, se hace con la finalidad de obtener la información necesaria para lograr el cumplimiento de los objetivos específicos que se han planteado para el mismo.
Para realizar esta investigación es necesaria la utilización de métodos científicos para obtener información objetiva en esta investigación.
 En toda investigación estarán presentes siempre los tres elementos más importantes que dan origen al conocimiento, un sujeto que quiere conocer (sujeto cognoscente), un objeto del estudio (objeto de conocimiento) y el conocimiento.
Dentro de la Municipalidad de Aguirre se recopiló la información adecuada para poder llegar a cumplir con el objetivo general y los objetivos específicos planteados anteriormente.
Se cuenta con la experiencia del autor de este trabajo como Coordinador del Departamento de Ingeniería y Control Urbano de la Municipalidad de Aguirre para poder plantear la necesidad que tiene la Institución de una PMO, esto con la finalidad de llevar a buen término los proyectos de esta Municipalidad.
Al realizar la investigación se comprobó la nula experiencia del personal de la Municipalidad en Administración de Proyectos, también se pudo establecer la clase de PMO por implementar, la que se ha visualizado como una Torre de Control dentro del Departamento de Ingeniería y Control Urbano, encabezada por un Director con especialidad en Administración de Proyectos e integrada en un principio por dos Gerentes de Proyectos y un Asistente Administrativo.
 Dentro de esta Oficina de Administración de Proyectos se controlará el ciclo de vida de los proyectos, tomando en cuenta las áreas del conocimiento para cada uno de ellos, especialmente tiempo, costo, calidad, recursos humanos, riesgos y las adquisiciones de los proyectos.
 La PMO será también un centro de entrenamiento en Administración de Proyectos para el resto del personal y establecerá una Cultura de Proyectos dentro de la Municipalidad.
Es importante mencionar que los proyectos dentro de la Municipalidad de Aguirre tienen dos orígenes, el primero de corte comunal, nace en el seno de los Consejos de Distrito de cada comunidad y por otro lado algunos proyectos nacen en el seno del Palacio Municipal, producto de las necesidades diarias de embellecimiento de la ciudad, así como de solventar necesidades urgentes de evacuación de aguas pluviales y también se encuentran los proyectos de mantenimiento y reparación de calles dentro del Cantón, manejados por la Unidad Técnica Vial de la Municipalidad.
También es conocido que el Cantón de Aguirre es afectado por desastres naturales por lo menos dos veces al año, por lo tanto esto requiere de proyectos de emergencia los que normalmente se coordinan con la Comisión Nacional de Emergencias e involucran al Departamento de Ingeniería y Control Urbano. Se recomienda implementar la Oficina de Administración de Proyectos de la Municipalidad de Aguirre en un tiempo de tres meses y medio a partir de que sea aprobado el presupuesto para la contratación del personal y la compra de los equipos necesarios.
Se espera que con la implementación de la Oficina de Administración de Proyectos se dotará a la Municipalidad de la capacidad de llevar los proyectos de una forma eficaz y eficiente, al hacer uso de las mejores prácticas de Administración de Proyectos contenidas en la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos, PMBok, 2004. Al implementar en la Municipalidad de Aguirre una Oficina de Administración de Proyectos se introducirá una Cultura de Proyectos.
Es recomendable para el buen funcionamiento de la PMO atender lo siguiente, la PMO de la Municipalidad de Aguirre debe trabajar de acuerdo al Plan de Desarrollo del Cantón de Aguirre y bajo los estándares del PMBok (PMI, 2004), todos los proyectos de la Municipalidad de Aguirre serán tramitados por medio de ésta y de acuerdo con los procedimientos establecidos, se debe elaborar una metodología en Administración de Proyectos para todos los proyectos que incluya procedimientos, herramientas y técnicas. Es recomendable contar con el apoyo del Concejo Municipal y del Alcalde a la iniciativa de implementar la PMO, así como de sus procedimientos y metodología a aplicar para lograr la eficacia y eficiencia en los proyectos Municipales.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP635.pdf

martes, 27 de octubre de 2009

PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACION DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS (PMO) EN LA FEDERACION MISIONERA EVANGELICA COSTARRICENSE (FEDEMEC

RESUMEN EJECUTIVO




El contexto de la creación de FEDEMEC, nos lleva a julio de 1985, donde se reúnen 64 líderes provenientes de 44 entidades cristianas para celebrar la Consulta Costarricense Sobre Misión y Responsabilidad Social, con el propósito de reflexionar en torno al rol y papel de la iglesia cristiana en Costa Rica, no solo como iglesia, sino como parte de la sociedad civil de nuestro país. Legalmente se inscribe la organización en agosto de 1986 bajo el nombre
Federación Misionera Evangélica Costarricense (FEDEMEC), con el objetivo de unificar los esfuerzos del pueblo cristiano en pro de la obra social y
humanitaria en las partes más pobres del mundo.
La problemática que se detectó es que en la actualidad FEDEMEC desarrolla muchos proyectos y programas en muchas partes del mundo en forma empírica y rustica. Por lo que existe la urgencia y la necesidad de crecer en cuanto a la cultura de la buenas prácticas en la administración de proyectos Al aplicarse la herramienta de OPM3 para medir la madurez de la organización en cuanto a la administración de proyectos, el resultado que se obtuvo es que FEDEMEC tiene una madurez de un 27,35% y una inmadurez de 72, 65%.
El Objetivo General del presente Proyecto Final de Graduación es: “Diseñar una propuesta para la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO) en FEDEMEC, para visionar la organización hacia las metas estratégicas y mejorar su nivel de madurez”. Los objetivos específicos son los siguientes:
a) Diagnosticar la situación actual de madurez de FEDEMEC en cuanto a las buenas prácticas en la administración de proyectos, para obtener los insumos necesarios que permitan elaborar la propuesta de implementación de una PMO.
b) Identificar el tipo de PMO más conveniente para la administración de proyectos de FEDEMEC, con el fin de determinar dentro de esta propuesta cuál es el tipo más adecuado para su implementación en FEDEMEC
c) Definir la estrategia más adecuada, para implementar la oficina de proyectos con el fin de alinear a FEDEMEC a una práctica estructurada y estándar de gestión de proyectos a través de una PMO.
Para desarrollar el presente documento, se realizó una investigación del tipo documental, que se centra exclusivamente en la recopilación de datos existentes, obtenidos de la Guía de los fundamentos de la Dirección de Proyectos del P.M.I. (2004). También se realizo investigación de campo, que se desarrolla a través de entrevistas y encuestas.
Las principales herramientas y técnicas utilizadas para la creación del presente proyecto final de graduación fueron plantillas, encuestas y entrevistas.
La estrategia para crear y poner en funcionamiento una PMO tipo “torre de control” en la organización, se propone en seis fases: Fase I: Fase de evaluación, Fase II: Fase de estructuración, Fase III: Fase de Identificación de recursos, Fase IV: Fase de procesos administrativos y operativos generales de la PMO, Fase V: Fase de capacitación y divulgación (comunicaciones) y Fase VI: Fase cierre de la implementación de la PMO.
La propuesta de implementación tiene una duración de 14 meses, fecha de inicio 15 de mayo de 2009 y fecha de finalización 17 de diciembre de 2010.

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“PROPUESTA DE MODELO PARA LA RECUPERACION DE PROYECTOS EN LA DIRECCION CORPORATIVA DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACIONES DEL BANCO NACIONAL DE COSTA RICA

Resumen Ejecutivo

Las organizaciones han recurrido a la utilización de la tecnología de información para lograr una ventaja competitiva, como base para la toma de decisiones. Estas tecnologías deben brindar información oportuna, veraz y exacta, que les permita colaborar en el planeamiento de las estrategias de negocio y robustecer sus fortalezas internas.
Actualmente, la Dirección Corporativa de Tecnologías de Información y Comunicaciones (DCTIC), del Banco Nacional de Costa Rica, es el pilar fundamental para realizar la implementación de soluciones tecnológicas solicitadas por las Áreas de Negocio del Banco Nacional mediante la solicitud de planeamiento de proyectos. Sin embargo; constantemente los proyectos que se ejecutan presentan problemas de tiempo y alcances principalmente, los cuales ha provocado que la DCTIC no cumpla a cabalidad con los objetivos definidos por esta Dirección año con año y que a su vez ayudan a la ejecución del Plan Estratégico definido por la organización en su afán de convertirse en un Banco eficiente y eficaz, a la altura de los mejores a nivel mundial.
Dada la importancia de este proceso, el siguiente documento tiene como objetivo elaborar una Propuesta Metodológica para la Recuperación de Proyectos Informáticos que se identifiquen con problemas.
Dentro de los objetivos específicos que se plantean en el desarrollo de este documento se encuentran: definir una propuesta para clasificación y medición de proyectos con el fin de identificar si un proyecto esta en problemas o no, si es recuperable y el nivel de recuperación en el que se encuentra, elaborar plantillas que serán utilizadas en esta propuesta y elaborar los procedimientos necesarios para la ejecución eficiente de la propuesta.
Para el desarrollo del documento se realizó una investigación de tipo análisis-síntesis, con el fin de realizar un análisis de la situación actual de los proyectos informáticos de la DCTIC, e identificar las principales razones por las cuales un proyecto presenta problemas. Se recurrió a los siguientes instrumentos: cuestionarios, entrevistas, revisión de documentación (verificación de información) y confección de documentación.
Además; se consideró como estándar la Guía de los fundamentos de administración de proyectos (Guía del PMBOK) en las áreas de: alcance, tiempo, costo, recursos humanos y riesgos. El modelo desarrollado está acorde con la Metodología de Administración de Proyectos del BNCR y la Metodología de Desarrollo de Software de la DCTIC.
Como primer punto se analiza la situación actual, en torno a la administración de proyectos informáticos dentro de la DCTIC y la Metodología de Administración de Proyectos del BNCR, esto con el fin de conocer la forma en que se ejecutan los proyectos en la DCTIC.
El análisis de resultados de los cuestionarios y las entrevistas evidencia que la Metodología de Administración de Proyectos del BNCR es del conocimiento de la mayoría de las personas que trabajan en la implementación de proyectos, de igual forma se demuestra que los problemas en los proyectos se presentan constantemente en éstos y los analistas hoy día sin tener un Metodología de Recuperación de Proyectos logran identificar estos problemas y realizan acciones para solucionar estos problemas. Además las áreas de conocimiento que tienen una mayor importancia según la investigación corresponden al Alcance y el Tiempo.
Se propone una metodología de recuperación de proyectos que presenta dos fase bien identificadas: la Fase de Evaluación (compuesta por los procesos de Identificación, Diagnostico y Elaboración del Plan de Recuperación) y la Fase de Recuperación (compuesta por los procesos de Ejecución del Plan de Recuperación y el proceso de Finalización).
Se implemento una guía para la ejecución del diagnostico que permite evidencia el estado real de los problemas en el proyecto, la cual sirve de base para definir el tipo de Plan de Recuperación a implementar, Básico, Intermedio o Intensivo, inclusive validar la opción de cierre del proyecto.
Se utilizan plantillas propias de la Metodología de Administración de Proyectos del BNCR, de la Metodología de Desarrollo de Software y se implementaron otras para la Metodología de Recuperación de Proyectos.
La propuesta de esta Metodología pretende apoyar la implementación de los proyectos, logrando recuperar proyectos importantes para el cumplimiento de los objetivos de la institución. Sin embargo; para que esta Metodología pueda generar el apoyo que se requiere, es necesario como en todo proyecto un apoyo importante por parte de los patrocinadores de los proyectos y sobre todo asignar al personal idóneo para el proceso de recuperación, preferiblemente ajeno al desarrollo de software de la DCTIC en donde es importante el seguimiento oportuno, el orden, el conocimiento de la Metodología de Administración de Proyectos.

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PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO DE AVALÚO DE 2000 BIENES INMUEBLES URBANOS EN LA MUNICIPALIDAD DE MONTES DE OCA

RESUMEN EJECUTIVO




La Municipalidad de Montes de Oca, fue creada en la Administración de don Alfredo González Flores, mediante decreto No. 45 el 2 de agosto de 1915. El cantón consta de cuatro distritos: San Pedro, (cabecera del cantón), Mercedes, Sabanilla y San Rafael; con una extensión de 15,16 Km2.; una población de 52,435 habitantes y un total de 17.500 fincas ubicadas dentro de sus límites oficiales.
En la mayoría de las Municipalidades del País, el Impuesto sobre Bienes Inmuebles, es el tributo que más aporta recursos frescos al presupuesto institucional, sin embargo una administración inadecuada de este impuesto, ha llevado a los municipios a avanzar muy lentamente en la optimización de este tributo y aún no se alcanza el ingreso que cada cantón potencialmente puede alcanzar.
Una de las razones por las cuales no se ha logrado dar el salto tributario correspondiente en los municipios, es que no se han implementado proyectos de valoración masiva, que abarquen todos los predios de un cantón.
Se ha tomado la Municipalidad de Montes de Oca, como fuente de información, ya que en este cantón, se han desarrollado varios procesos de valoración de bienes inmuebles. Esto, ha generado una cantidad importante de datos, que alimentan las herramientas, MS Project y el WBS Chart Pro. Además, se obtuvieron datos de las Municipalidades de Santa Ana, Belén y en el Órgano de Normalización Técnica.
Este Proyecto Final de Graduación aborda la Gestión de la Planificación de un Proyecto de Valoración de bienes inmuebles a nivel Municipal, mediante el desarrollo de cinco de las nueve áreas de conocimiento que señala el PMBOK, para la administración eficiente de proyectos; a saber: La gestión del tiempo, la gestión del costo, la gestión del recurso humano, la gestión de las comunicaciones y la gestión de los riesgos.
Los objetivos específicos por cumplir en la investigación, son:
• Elaborar el plan de gestión del tiempo, de costos, del recurso humano, de las comunicaciones, y de los riesgos para la realización del avalúo de 2000 bienes inmuebles urbanos,
• Establecer la estructura administrativa y la estrategia de implementación necesarias para que se pueda desarrollar el Proyecto de avalúos de todos los bienes inmuebles del cantón de Montes de Oca.
Se ha obtenido el dato del tiempo necesario para realizar un avalúo en la Municipalidad de Montes de Oca (1.75 horas) y el costo promedio de cada avalúo (¢22.067.10).
También se determinó que el mayor riesgo para el proyecto es la escasez de asesores en el Órgano de Normalización Técnica, y que el riesgo de mayor impacto que puede eliminar la Municipalidad es el de los Horarios de los Notificadores, mediante la contratación de un notificador para los días sábado y domingo.
Se concluyó que la Municipalidad de Montes de Oca, debe cambiar la administración tipo funcional con que enfrenta los procesos de valoración de bienes inmuebles, a una administración por proyectos.
Se concluyó que se debe reforzar al Departamento de Bienes Inmuebles y Valoraciones de la Municipalidad de Montes de Oca, porque con las técnicas y recursos actuales, durarían 14.5 años en valorar las 17.500 fincas del cantón.
Se recomienda al Alcalde y a las Direcciones Administrativa, de Planificación Urbana y Financiera de la Municipalidad de Montes de Oca, que realicen las gestiones pertinentes para implementar la administración por proyectos, en la valoración de bienes inmuebles. Además, que se realicen presupuestos que tiendan a reforzar el Departamento de Bienes Inmuebles y Valoraciones y se individualice una unidad de valoración de bienes inmuebles, dentro de la estructura administrativa de la Municipalidad. Se recomienda además, que se explore la posibilidad de abordar el proyecto de valoración de bienes inmuebles, mediante la contratación de una empresa o peritos externos al municipio, dados los menores costos y tiempos que se obtienen con esta metodología.


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jueves, 15 de octubre de 2009

Metodología para el Proceso de Desarrollo de Auditorías y Consultorías en Moore Stephens Gutiérrez Marín & Asociados en Instituciones Públicas y Privadas.

RESUMEN EJECUTIVO


La Compañía Moore Stephens Gutiérrez Marín y Asociados es una firma de contadores públicos y consultores gerenciales organizada por los licenciados Mario Gutiérrez Herrera y Mario Marín Rodríguez, para brindar servicios en auditoría, consultoría e impuestos a los diferentes sectores de la economía de Costa Rica y Centro América. Fue fundada en 1993 como sociedad de hecho y en 1995 como sociedad legal. Está incorporada al Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica desde abril de 1997 y al Colegio de Ciencias
Económicas. Es firma miembro de Moore Stephens International Ltd.
Este negocio crece cada año, debido a que cada vez más compañías tanto públicas como privadas requieren de este tipo de servicio. Por tal razón, el incremento del trabajo a realizar pone en evidencia la oportunidad que se presenta de mejorar el sistema ya existente para hacerlo más eficiente y por lo tanto tener un incremento en la productividad.
El objetivo fundamental de este Proyecto Final de Graduación es desarrollar una
metodología para el proceso de desarrollo de auditorías y consultarías en diferentes empresas públicas y privadas, basándose en los estándares del Project Manager Institute (PMI), dando énfasis en las diferentes fases de un proyecto usando herramientas
específicas de los procesos de integración, alcance, tiempo, calidad y recurso humano.
Se proponen algunas herramientas de las cinco áreas de conocimiento de la Administración de Proyectos (AP de ahora en adelante), aplicadas a la situación actual de la empresa para mejorar los procesos existentes. Se realizará una metodología de inicio donde se incorporen los resultados obtenidos en el análisis de la situación actual de la empresa, donde se observó que actualmente la firma tiene algunas prácticas como búsqueda de mercados nuevos por medio de carteles de licitación y reuniones con clientes potenciales, junto con algunas herramientas aplicables de la AP.
También se elaborará una metodología de planificación cuyo objetivo fundamental es mediante una forma sistémica poder realizar la planificación de las auditorías y consultorías haciendo un híbrido entre la metodología comúnmente usada por los auditores, donde se estiman recursos, se establecen tiempos estimados y otros y la utilizada en AP, donde se usarán recursos como el MS Project. Por otro lado, se establecerá una metodología de ejecución donde se considerarán aspectos como la administración de procesos, calidad y cambios, considerando que lo que la empresa tiene actualmente no es suficientemente robusto.
Además se propondrá una metodología de control donde se incorporarán a las herramientas actualmente usadas por la empresa, como reportes de tiempo; factores como control de cambios, control de comunicaciones, control de calidad y control de entrenamientos. Algunas conclusiones que se obtuvieron de este estudio son:
El tiempo es un factor muy importante en cualquier actividad, en este caso será muy útil la metodología propuesta, ya que ofrece una forma sistémica de cómo programar el tiempo en las diferentes actividades, lo que contribuirá a eliminar la mayor cantidad de pérdidas y además establecer una ruta crítica lo cual es muy importante para poder enfocarse bien en cada auditoría o consultoría.
En lo que a Recurso Humano se refiere, esta metodología ayudará a determinar qué tipo de personal debe ser contratado, además permitirá planear cuáles entrenamientos y conocimientos se requieren y cómo llevar el control del estatus de entrenamiento de cada persona, obteniendo un equipo de personal flexible que pueda realizar cualquier labor de auditoría o consultoría y por ende evitar la pérdida tiempo y recursos por falta de conocimiento.
Con respecto a las comunicaciones, se planteó un plan de gestión de las comunicaciones (metodología de planeamiento, metodología de ejecución, metodología de seguimiento y control), el cual permitirá tener una comunicación más fluida entre las diferentes partes de la empresa, lo que evitará errores de comunicación, lo que en ocasiones puede causar problemas en la ejecución de las diferentes actividades.
Adicionalmente, se plantearon algunas recomendaciones como las siguientes: Que una o varias personas se especialicen en utilizar el Microsoft Project Manager, al menos adquiriendo un conocimiento intermedio para que programen las auditorías o consultorías. En lo que se refiere al cierre de contratos, se considera que actualmente la empresa lo está haciendo de una forma acertada, por lo que se sugiere seguir de igual manera.
Es necesario que la empresa realice una evaluación del entrenamiento requerido para el personal para que la firma obtenga mayor flexibilidad.
En este momento, según el análisis, uno de los principales problemas es la comunicación, debido a que a lo largo del tiempo no se ha podido establecer un sistema robusto, por consiguiente, es necesario poner énfasis al sistema.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP634.pdf

Propuesta para la Implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos en la Oficina de Hábitat para la Humanidad América Latina y el Caribe (HPH LAC)

RESUMEN EJECUTIVO


Hábitat para la Humanidad Internacional, previendo la posible disminución en sus ingresos por donaciones y siempre buscando ser más efectivo (el ministerio) en la administración de sus recursos, y siendo consistente con su responsabilidad de mayordomía, inició en la Oficina de Área de América Latina y el Caribe un proyecto denominado por sus siglas en inglés PBF (Project-Base Funding o Financiamiento Basado en Proyectos).
Esta iniciativa ha tenido muchos éxitos así como fracasos. La respuesta ha variado desde una recepción de apoyo incondicional a resistencia total por parte de las oficinas nacionales (ONs) que atiende la Oficina de Área. Hábitat para la Humanidad América Latina y el Caribe (HPH LAC) busca estandarizar losprocesos y asegurar el buen funcionamiento de la creación, revisión e implementación de proyectos que permitan cumplir con la misión de Hábitat para
la Humanidad Internacional.
Por esta razón se ha elegido el tema “Propuesta para la implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos en la oficina de Hábitat para la Humanidad,
América Latina y el Caribe (HPH LAC)” que creará soluciones para los asuntos pendientes del proceso e intentará mejorar el funcionamiento del trabajo por proyectos.
Para lograr desarrollar esta propuesta se partirá de la elaboración de un diagnóstico que permita determinar la madurez en el área de proyectos de HPH
LAC. Este diagnóstico permitirá elaborar una propuesta de modelo de OGP identificando los beneficios, el alcance y los procesos de apoyo y eficiencia que debería aportar a la organización.
Otro tema importante que se busca explorar con esta propuesta es la identificación de cuáles deben ser las funciones y responsabilidades de los diferentes involucrados.
Una vez determinado lo anterior, se desarrollará la propuesta de implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos para Hábitat para la Humanidad América Latina y el Caribe.
Para lograr el cumplimiento de los objetivos planteados, el diagnóstico se inició con la revisión del material existente del trabajo por proyectos en HPH LAC.
Después se procedió a la elaboración de instrumentos para poder llevar a cabo la recolección de información faltante a través de encuestas y entrevistas con el personal de la oficina de Área y las oficinas nacionales involucradas en proyectos.
La información permitió llegar a conclusiones como las siguientes:-
La necesidad de tener más acceso a fondos nos obliga a profesionalizarnos en la administración de proyectos.
Deben definirse roles, responsabilidades y tiempos para los procesos de revisión y aprobación de proyectos en Hábitat para la Humanidad América Latina y el Caribe (HPH LAC).
La creación de una Oficina de Gestión de Proyectos permitirá profesionalizar los integrantes de Hábitat para la Humanidad América Latina y el Caribe y las Oficinas Nacionales a través de la región en temas de la Administración de Proyectos facilitando las actividades que sirven a la misión de la organización. En busca de aportar soluciones al proceso de trabajo por proyectos se hacen las siguientes recomendaciones:-
La implementación de una “Oficina de Gestión de Proyectos en Hábitat para laHumanidad América Latina y el Caribe” de tipo Torre de Control que apoye a lasoficinas nacionales para alcanzar sus metas y para tener acceso a mas fondoslo que permitirá el crecimiento exponencial de las Oficinas Nacionales.
Es necesario un plan de comunicación y acción que ayudarán a lograr un cambio en la cultura organizacional hacia la administración de proyectos.
Se debe implementar un plan de evaluación para aprovechar las lecciones aprendidas y asegurar una mejora permanente.
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Propuesta de un Plan de Gestión de Proyectos para la Instalación de Cableado Estructurado Para Integradores de Sistemas .

RESUMEN EJECUTIVO



El rápido avance en las tecnologías de información y telecomunicaciones que se han presentado a partir de mediados de los años ochenta ha traído como consecuencia que las aplicaciones que pueden tener las empresas instaladas en sus sistemas de cómputo requieran cada vez un mejor desempeño de la red de datos, lo cual ha generado la aparición de una gran cantidad de empresas dedicadas a la instalación de infraestructura de telecomunicaciones conocidos como Integradores de Sistemas.
Estos integradores de sistemas generalmente no poseen metodologías específicas o políticas internas de Administración de Proyectos, por lo que la ejecución de las instalaciones que realizan se lleva generalmente de forma improvisada y en base a la cultura de la organización.
Es por esto que con la elaboración del presente proyecto se planteó el objetivo de realizar una Propuesta de un Plan de Gestión de Proyectos de Telecomunicaciones para ser utilizado en empresas Integradoras de Cableado Estructurado con el objetivo de estandarizar la ejecución de los proyectos de instalación de redes de datos, teniendo como objetivos específicos el realizar un análisis de la situación actual en la ejecución de proyectos de Cableado Estructurado para identificar los procedimientos utilizados, desarrollar un Plan deGestión de la Calidad que abarque los aspectos de la Administración de Proyectos y las exigencias de las normas y estándares de cableado estructurado, definir los procedimientos a seguir para la verificación del Alcance, Tiempo y Costo y las herramientas para su verificación a lo largo del desarrollo de los proyectos.
Para la realización de la propuesta se realizaron estudios de campo y entrevistas en las cuales se buscaba validar las suposiciones planteadas inicialmente asi como recolectar la información pertinente para plantear los Planes de Gestión que se dan en este documento, adicionalmente se utilizaron fuentes de información documentales para incorporar los requisitos específicos de este tipo de proyecto a esta propuesta e incluyendo las herramientas de Administración de Proyectos del PMBOK (PMI, 2004) como EDT, Enunciado del Proyecto, Estimación de Tiempos, para la elaboración de las plantillas necesarias en cada plan.

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Plan de Gestión de Riesgos para la construcción del Túnel de conducción superior en el Proyecto Hidroeléctrico el Diquís del Instituto Costarricense de Electricidad

RESUMEN EJECUTIVO


La presente investigación, pretende generar un plan de gestión de riesgo para la construcción del túnel
superior del proyecto Hidroeléctrico El Diquís, del InstitutoCostarricense de Electricidad. Ubicado en la
zona Sur de Costa Rica, este megaproyecto de 631 MW de potencia, posee especial importancia pues es
parte de los proyectos más ambiciosos del ICE para suplir las necesidades del rápido crecimiento de
la demanda eléctrica en Costa Rica. El Instituto Costarricense de Electricidad, forma parte de las
instituciones del estado que por decreto deben implementar planes de gestión de riesgos desde el año 2006.
Dichos planes, pretenden asegurar el uso eficiente de los fondos públicos.
El presente documento pretende Diseñar un plan de gestión de riesgo para la construcción del túnel de conducción superior del Proyecto Hidroeléctrico El Diquís, parte del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). Inicialmente determina todos los riesgos potenciales presentes en la construcción de un túnel mediante métodos convencionales, luego se establece las características de un análisis de gestión de riesgo aplicable a otros procesos similares.
Cuenta con una evaluación cualitativa de los riesgos identificados para la construcción del túnel de
conducción superior PHED y una evaluación cuantitativa de los riesgos identificados para la construcción del
túnel de conducción superior PHED. Por último se desarrollar un plan de respuesta a los riesgosidentificados para la construcción del túnel de conducción superior PHED.
Implementar un plan de gestión de riesgos, parte de una metodología de administració de proyectos, implica un cambio cultural y una serie de modificaciones en la estructurade la empresa difíciles de implementar a corto plazo.
 La administración de proyectos, cuenta hoy en día, con una serie de herramientas tecnológicas a disposición de los profesionales en la materia, así como una serie de pautas, resultado de la puesta en ejecución de los principios de la administración de proyectos, esto permite realizar análisis bien fundamentados.
En la presente investigación, se aplicaran las metodologías sugeridas en la Guía PMBoK del Project .Management Institute (PMI), donde se establecen una serie de pautas para la elaboración de un plan de gestión de riesgos bien estructurado. Adicionalmente se utilizaron las salidas del @Risk 4.1.4 de Palisa de para la simulación del análisis cuantitativo.
La única forma de gestionar el riesgo de manera eficaz es mediante el compromiso rea de la institución, contando con una participación activa de las áreas que generan el insumo para el análisis.
Las instituciones del estado que han tenido un desarrollo menor en el análisis de gestión del riesgo, deben destinar el recurso necesario para educar al personal sobre los beneficios en que una adecuada gestión puede resultar. Implementar en una organización, una visión de gestión no es sencillo, ni rápido.
 Si una organización está interesada en implementar un plan de gestión, cualquiera que sea, se debe iniciar por crear una conciencia general de los conceptos básicos de la gestión e iniciar poco a poco a cambiar la forma de ver los proyectos.
Este cambio requiere un cambio cultural de la organización. Debe existir un estricto plan de monitoreo que verifique el estado de los compromisos o acciones iniciales y las condiciones de los disparadores identificados.
En la elaboración de los planes de respuesta, únicamente se enfocó el análisis a los riesgos clasificados como riesgos altos, sin embargo se presenta la lista completa de los riesgos identificados pues las condiciones del proyecto pueden variar y algún riesgo desestimado en esta etapa puede requerir ser revisado en una etapa posterior.
En el análisis cuantitativo de los costos para la construcción de la obra, se presenta una deficiencia en los costos con tal de obtener un grado de confianza satisfactorio, sin embargo los montos de contingencia que se requieren para alcanzar estos niveles son inferiores al 3% del valor de la obra.
En el análisis cuantitativo de los tiempos para la construcción del túnel de conducción superior, se presenta una deficiencia en los tiempos asignados con tal de obtener un grado de confianza satisfactorio, sin embargo las contingencias de tiempo requeridas para alcanzar los niveles de confianza en ninguno de los casos supera los 6.3 meses.
Los datos utilizados para los análisis cuantitativos, son datos conservadores que pueden tender a maximizar
los impactos negativos sobre el proyecto. Este proyecto de graduación, se ha enfocado en identificar los
impactos o aspectos negativos de la construcción del túnel superior del PHED, sin embargo esto no significa
que existen aspectos positivos.
El proyecto es una buena oportunidad para la generación nacional.El PHED, representa una oportunidad de mejorar las condiciones económicas de la zona, mediante la obtención de empleos y mejoras en obras de infraestructura.

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miércoles, 14 de octubre de 2009

Plan de Gestión de Proyectos para determinar la posibilidad de Insertar en el mercado Argentino una fabrica de dulce de Arándanos, utilizando los procesos de iniciación y Planificación de la Guia de los Fundamentos de la Administración de Proyectos PMBOK®.

Resumen Ejecutivo


Este proyecto surge como respuesta a la necesidad de promover emprendimientos que ayuden a la generación de valor productivo en nuestro país. Dentro de un grupo de docentes, al que pertenezco, en la facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de La Plata, Argentina, decidimos emprender la tarea degenerar proyectos de inversión que puedan ponerse en funcionamiento ayudado por entes financiadores.
La búsqueda de ideas prometedoras, nos condujo a la búsqueda de alternativas para la generación de proyectos de inversión.
Del trabajo cotidiano con colegas y alumnos nos encontramos con información sobre el arándano.
Se trata de un fruto muy preciado en los países desarrollados, y por ende con un alto crecimiento en su consumo. Esto evidencia un mercado en expansión ávido de ser saciado.
Así surge la idea de realizar un estudio de mercado para conocer más profundamente el posicionamiento de este fruto y sus derivados, orientándonos a la producción de dulce de arándanos.
Si bien la producción de dulce de arándanos aparenta poder transformarse en un negocio rentable, la concreción del mismo requiere de un análisis de mercado que respalde cualquier decisión. Con este proyecto se genera un plan cuya ejecución dará por resultado un análisis de mercado que servirá para la toma de decisiones.
Por ello es importante aplicar los conocimientos de la administración de proyectos, que evidencie una planificación desde el inicio del proyecto, evaluando alternativas de acción y concluyendo el proyecto exitosamente. Esto permitirá:generar un negocio a largo plazo; contribuir al desarrollo socio-económico del país (sobre todo de manera regional), a través de la generación de empleos, ingreso de impuestos y riqueza; establecer condiciones de trabajo dignas, favoreciendo el desarrollo humano y profesional de los individuos; agregarle valor a una materia prima como lo es el arándano. Por lo tanto el objetivo general de este proyecto es elaborar un plan para determinar la posibilidad de insertar en el mercado una fábrica de dulce de
arándanos, aplicando las áreas de conocimiento del PMBOK® (2004).
Los objetivos específicos de este proyecto incluyen desarrollar el proceso de planificación en las siguientes áreas de conocimiento que tiene la guía del PMBOK®: la gestión del alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones,riesgos y adquisiciones. Este plan de proyecto incluye como plan subsidiario el plan de estudio de mercado.
El método de investigación propuesto es una combinación de investigación documental con investigación de campo, consistente en la recopilación y tratamiento de datos de manera que se logren cubrir todas las áreas
posibles de exploración. Con ambos métodos se pretende consolidar los resultados obtenidos.
Se utilizaron diversas herramientas de administración de proyectos como son Microsoft Word y Microsoft Excel para la elaboración de los documentos y cálculos 2MS Project para el cronograma del proyecto,
WBS para la generación de la red de secuencias, Microsoft Visio para la EDT y el organigrama del proyecto.
 El documento final de este proyecto es un estudio de mercado que permitirá le toma de decisiones sobre probables inversiones con respecto al producto mencionado.
El proyecto cuenta con un total de veinticuatro actividades a realizarse en un plazo de cuarenta y ocho días. Se sugiere como fecha de inicio del proyecto el 1° de abril de 2009 con una finalización el día 15 de junio de 2009.
 El presupuesto total de ejecución del proyecto es de doce mil sesenta y seis dólares estadounidenses. El trabajo de proyecto lo realizará un director con un equipo de proyecto integrado por dos coordinadores y dos asistentes, que califiquen en conocimientosde análisis de mercado. Con respecto al riesgo del proyecto, se realizó una identificación de riesgos posibles y se analizaron cualitativamente y cuantitativamente. Estos análisis dieronpor resultado que el proyecto tiene un riesgo de carácter moderado. Utilizando el método Pert para evaluar el riesgo de alcanzar el proyecto en el plazo estimado, se obtuvo que existe un noventa y nueve por ciento de probabilidades de finalizar eltrabajo entre 38,5 y 60,2 días. Esto permite evaluar las posibilidades de alcanzar los resultados en el tiempo estimado, realizando las gestiones necesarias en cuanto a la disponibilidad de recursos.
Este proyecto permitirá sentar un precedente importante a la hora de encarar proyectos de inversión, pues establece de manera planificada las actividades a realizar para que la conclusión resulte exitosa y por lo tanto avale confiadamente en las decisiones a tomar.La utilización de las mejores prácticas en la gestión de proyectos permitió obtener resultados que de otra forma hubieran resultado poco ordenados y esquematizados, lo cual hubiera complicado la toma decisiones.A su vez, la Guía PMBOK®
resultó fundamental para realizar el ordenamientode las áreas de conocimiento consideradas relevantes para este proyecto, otorgando confianza y seguridad de que nada quedará librado al azar. Este proyecto sólo abarca los procesos de iniciación y planificación, quedando los procesos de ejecución, de seguimiento y control, y de cierre para otra etapa a futuro.

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Plan de Gestión para los proyectos constructivos del departamento de Ingeniería y mantenimiento del Hospital San Juan de Dios

RESUMEN EJECUTIVO




El presente trabajo se realizó con el fin de crear un modelo de gestión de proyectos constructivos para el Departamento de Ingeniería y Mantenimiento del Hospital San Juan de Dios, como respuesta a la necesidad de fortalecer el mecanismo de gestionar los proyectos de remodelación, construcción y modificaciones de las estructuras e infraestructuras, a través del diseño de una metodología que establezca y regule los procesos, desde la etapa de conceptualización hasta la finalización del proyecto.
El proyecto tuvo como objetivo adaptar la administración de proyectos a la necesidad hospitalaria, de forma tal que la planificación de los proyectos sea gestionada siguiendo las pautas y recomendaciones de la administración de proyectos y sus mejores prácticas, para efectuar obras contratadas a empresas externas, con la finalidad de conseguir mejorar el complejo de edificios y los servicios hospitalarios de una manera efectiva y maximizando el rendimiento de los recursos disponibles, todo bajo la Normativa Nacional vigente y aplicable.
Como objetivos específicos se planteó realizar una evaluación de la gestión de administración de proyectosconstructivos en el Departamento de Ingeniería y Mantenimiento del Hospital San Juan de Dios, para determinar el grado de conocimiento en materia de gestión de proyectos, elaborar y proponer una metodología para gestionar los proyectos constructivos e identificar las herramientas que se utilizarán para realizar el control y en la planificación, ejecución y cierre de los proyectos constructivos y finalmente se propuso una estrategia de implementación del modelo de gestión para aplicarlo en los proyectos que desarrolla el Departamento de Ingeniería y Mantenimiento.
Para lograr el objetivo, se utilizó una metodología de investigación mediante el método inductivo deductivo, a través del cual se obtuvieron los elementos de peso para identificar la problemática encontrada en la gestión de proyectos del Departamento de Ingeniería y Mantenimiento y la confección de un modelo de gestión para la planificación de los proyectos constructivos desde la perspectiva técnica constructiva y administrativa, de acuerdo a lo que propone la teoría de administración de proyectos.
La creación del modelo de gestión se realiza con base en la información disponible, la mecánica actual del sistema, liderada por las leyes y reglamentos de la contratación administrativa y con el criterio de expertos, perteneciente a los funcionarios del Departamento de Ingeniería y Mantenimiento del Hospital.
El presente documento compila los resultados de la investigación y la creación de documentos modelo, con sugerencia de mejora asociada a cada una de ellas y el diagrama de un mecanismo de actividades a realizar en las diversas fases del ciclo de vida del proyecto, con el fin de convertirlo en una guía para la dirección de los proyectos de una forma profesional dentro del ámbito hospitalario, de acuerdo al nivel de urgencia y su complejidad técnica y en cumplimiento de las normas y procedimientos correspondientes.
Finalmente se concluyó la necesidad de conocer más acerca de la gestión de proyectos, ya que en el DIM se trabaja con obras constructivas que requieren un manejo más profesionalizado en el orden de administración de proyectos. Asimismo estandarizar los procesos y procedimientos utilizados para gestionar los proyectos, creando plantillas y metodologías normadas es un paso importante para la mejora continua de los procesos sustantivos.
Dentro de las recomendaciones se apuntó a la creación de un archivo de gestión de proyectos, la conformación de bases de datos institucionales para la actualización de aspectos de construcción y mejora de información, la adquisición de paquetes de cómputo que agilicen la distribución de la información y la elaboración de diagnósticos de edificios e infraestructuras para determinar las prioridades de los proyectos de construcción. Asimismo la recomendación considerada fundamental es la implementación de la gestión de proyectos basada en AP a un proyecto constructivo, con el fin de participar a todos los profesionales involucrados para convertirlos en gestores de proyectos.

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Propuesta de un plan para Adquirir una Solución tecnologica que permita la administración y monitoreo de la red de Cajeros Automáticos del Banco Popular y de Desarrollo Popular

RESUMEN EJECUTIVO


El Banco Popular y de Desarrollo Comunal, en su afán por sobresalir en el mercado financiero costarricense y brindar más y mejores servicios a sus clientes, se encuentra en un proceso de modernización de su plataforma tecnológica, incluyendo la red de cajeros automáticos.
El enfoque principal de este trabajo fue la identificación, análisis y confrontación de las diferentes alternativas de administración y monitoreo de Cajeros Automáticos que ofrece el mercado.
Dicha modernización es vital para la institución pues en lo que respecta al tema de monitoreo y administración de los cajeros automáticos, se contemplan problemas como obsolescencia de las herramientas tecnológicas, no se cuenta con soporte técnico y no se pueden desarrollar interfases para la comunicación con el nuevo Sistema Bancario Integrado que recientemente se adquirió. Esto aunado a las limitaciones de crecimiento de la plataforma actual y a la dependencia en un solo proveedor del servicio y de los equipos.
Dado lo anterior, se estableció como objetivo principal en esta investigación, proponer un plan para adquirir una solución tecnológica que permita la administración y monitoreo de la red de cajeros automáticos del Banco Popular y de Desarrollo Comunal. Esto se complementó con el desarrollo de los objetivos específicos, los cuales se basaron principalmente en definir el alcance del plan propuesto, de tal manera que se logre identificar el recurso humano involucrado, se realice un análisis de la situación actual y se identifiquen los requerimientos necesarios de la solución, se puedan identificar las actividades y las fechas en que las mismas deben desarrollarse para precisar el tiempo en que el proyecto debe finalizar, también determinar el costo de las soluciones existentes en el mercado nacional, para sustentar las proyecciones de inversión y aprobación del presupuesto para el desarrollo del proyecto, establecer la forma en que se administrará la comunicación en el proyecto, para que el trasiego de información sea correcta en cuanto a tiempo, difusión y confidencialidad y por último describir los principales riesgos que pueden presentarse en el desarrollo del proyecto, de tal manera que se pueda conocer la severidad de los mismos y proponer acciones de contingencia y/o mitigación para cada riesgo identificado.
Para la elaboración de la propuesta, se llevaron a cabo entrevistas con los proveedores de soluciones tecnológicas afines y se tomó en cuenta el juicio de expertos de los diferentes involucrados a nivel del área de administración de cajeros automáticos.
Adicionalmente se consultaron los diferentes Sitios Colaborativos que dispone el Banco, páginas web de los principales proveedores tecnológicos, a partir de los cuales se obtuvo la información básica referente al tema que se desarrolló, se tomaron en cuenta las normativas técnicas vigentes, manuales y procedimientos que utiliza el área de cajeros automáticos y tecnología del Banco.
Las herramientas utilizadas para realizar el trabajo de campo fueron básicamente las entrevistas con los proveedores identificados, juicio de expertos en el área de cajeros automáticos, apoyo con las plantillas que el mismo Banco dispuso y sobre todo el uso de software colaborativo como Project y WBS Chart Pro.
La Metodología de Administración de proyectos del Banco, fue un apoyo elemental para llevar a cabo el trabajo. La misma fue seguida para elaborar lo dispuesto en el alcance de este proyecto y lograr los objetivos establecidos.
Para la recolección de los requerimientos, riesgos asociados al proyecto, el establecimiento de las comunicaciones, análisis de mercado y personal involucrado, se utilizaron las plantillas del Banco destinadas para ello.
Es importante mencionar que el cronograma del proyecto, se limitó exclusivamente a las actividades que se contemplaron en el alcance de este trabajo, pero se recomendó ampliar para que incluya las otras fases del proyecto.
El trabajo realizado sirvió para identificar que existen proveedores a nivel nacional que presentan herramientas que pueden suplir la necesidad de administrar y monitorear los cajeros automáticos del Banco, estos proveedores emitieron en este trabajo una referencia de precios que puede ser un insumo para el análisis financiero.
Se pudo determinar que las herramientas tecnológicas actuales de administración y monitoreo de los cajeros automáticos son obsoletas y las mismas impiden la implementación oportuna de nuevas oportunidades de negocio orientadas a la autogestión.
Un Switch para Cajeros Automáticos le permitiría al Banco adaptarse rápidamente a las demandas del mercado, lo que marcará la diferencia con respecto a la competencia. Se podrían desarrollar nuevos negocios bancarios, como por ejemplo pago de servicios de acuerdo a las relaciones comerciales con socios de negocios, implementación ágil de campañas publicitarias en los ATM’s, mayor facilidad para suministrar datos que sirvan de insumo para la toma de decisiones, oportunidad de conectarse a cualquier red nacional (BNCR, BCR u otra) o internacional con la que se quiera intercambiar transacciones, otros.Adicionalmente, se tendría independencia con respecto a la marca de cajeros automáticos que el Banco podría adquirir, facilitaría la certificación por parte de los emisores de tarjetas principales, como es el caso de VISA y MASTER CARD y permitiría reducir costos al interconectar redes de cajeros automáticos sin adquirir más dispositivos.
Se recomienda visualizar el uso de una herramienta de manera integral, de tal forma que los requerimientos funcionales y técnicos contemplen las necesidades de las diferentes áreas interesadas y así poder explotar la herramienta a plenitud. Igualmente es importante evaluar con más detalle la funcionalidad de las soluciones representadas por Sistemas Analíticos S.A., GBM de Costa Rica y TII Smart Solutions. Y sin duda alguna se recomienda modernizar la plataforma de administración de red de ATMs y su respectivo monitoreo con el fin de poder tener acceso a los diferentes beneficios que brinda la nueva tecnología.

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Propuesta para una metodología de gestión de proyectos para plataformas WEB en Aurora Technology On Line.

RESUMEN EJECUTIVO

La empresa Aurora Technology OnLine nace en el año 2004 por la necesidad de los clientes de poseer soluciones Web que permitan no solo desarrollar páginas, sino, sistemas completos intra y extranets.
A raíz de estos años en el mercado, la empresa ha gestado una serie de proyectos de mediana y alta envergadura que requiere soluciones complejas en el diseño y administración de los mismos. Con el correr de los proyectos y con relación al nivel de desarrollo y satisfacció de los clientes se han presentado varios problemas, sobre todo con el cumplimiento de los tiempos pactados y la satisfacción general del cliente; esto plantea a nivel de Aurora Technology OnLine la necesidad de una revisión y readecuación de la metodología actual que permita corregir errores pasados y además ayude a incrementar el buen resultado en la estructuración, control, implementación y buena consecución de los proyectos Web que Administra
El objetivo General de este proyecto fue elaborar una propuesta metodológica para la gestión de proyectos de desarrollo de software para plataformas WEB en la empresa Aurora Technology OnLine, dicha metodología tiene la intención de optimizar los procesos actuales y mejorar el rendimiento y buenos resultados tanto a nivel interno como de satisfacción del cliente. Se pretendió en específico a nivel del proyecto obtener los siguientes objetivos específicos; definir la situación actual de la empresa Aurora Technology OnLine en lo referente a la metodología utilizada mediante la elaboración de un diagnóstico,
generar una propuesta metodológica que permite la optimización de procesos y el mejoramiento en control de los mismos a la empresa, creación de plantillas y métricas que permitan definir la calidad de los proyectos en sus diferentes etapas y permitir evaluar y detectar problemas desviación de la calidad a nivel del proyecto y del producto, en las áreas de conocimiento indicadas, creación de una guía de gestión de la integración de los proyecto que contenga políticas, formularios y plantillas que permitan mantener un adecuado flujo en las comunicaciones cliente – proveedor, así como a nivel interno del proyecto.Para lograr los resultados se  requirió de la utilización de las siguientes herramientas metodológicas que sustentaron los resultados
obtenidos del desarrollo y aplicación de la metodología, como Entrevistas, Juicios de Expertos,Revisión de Documentación, Diagramas de Procesos.Como conclusiones importantes se destacan las siguientes: mediante la aplicación de cuestionarios de madurez de la metodología de proyectos aplicada a Aurora Technology On Line; se visualizó que en general el nivel de madurez en lo que respecta a Administración de Proyectos es bajo, a pesar de que Aurora es una empresa netamente proyectizada y dedicada al Outsourcing en lo referente a proyectos Web; la metodología utilizada propició un ordenamiento y una mejor documentación de los procesos de la Aurora On Line, además se logra realizar
una estandarización a nivel de formularios y procesos de forma tal que se pudo revisar y validar las mejores prácticas a nivel de los proyectos, otra característica importante fue el fomento de una interacción más documentada y fluida entre el cliente y los personeros de Aurora de tal forma que los acuerdos, control del alcance y generación de productos la creación de una administración del riesgo a nivel del proyecto, así como la incorporación de elementos de calidad y estandarización mejoraron el seguimiento y control de
proyectos.
Dentro de las recomendaciones sugeridas basadas en el estudio se puede indicar que existen ciertos factores que deben tenerse en cuenta para una mejora constante de la metodología como la realización de una revisión de la metodología propuesta de forma periódica, además deben documentarse las lecciones aprendidas de forma tal que sean aprovechas en varios proyectos tanto en los proyectos actuales como en los proyectos por venir, para ello se deberá tener un banco de información de dichas lecciones, el cual deberá ser analizado y evaluado especialmente al inicio del proyecto.
Es recomendable la retroalimentación con el cliente de forma tal que se tenga conocimiento de si ha mejorado el servicio y el entendimiento en la consecución de entregables de mejor calidad y acordes a las expectativas presentadas, para ello deberán realizarse reuniones post finalización del proyecto de forma tal que se haga el sumario del proyecto, pros y contras encontrados; la inducción de la metodología es indispensable para el bueno uso de la misma, es por esto recomendable el hecho de que se hagan sesiones periódicas de actualización,tanto prácticas como teóricas a fin de afinar detalles en las buenas prácticas y usotanto de las plantillas como de los procesos.

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Propuesta Para la Implementación de una unidad de Administración de Proyectos en la división de Planificación y Normativa de la Superintendencia de pensiones

RESUMEN EJECUTIVO


La Superintendencia de Pensiones (SUPEN) fue creada mediante la Ley del Régimen Privado de Pensiones Complementarias No 7523 y sus reformas, dando inicio a sus funciones en agosto de 1996. El propósito de su creación fue contar con un órgano encargado de la supervisión de los sistemas o planes privados de pensiones complementarias y de ahorro individual destinados a brindar a los beneficiarios protección complementaria para invalidez, vejez y muerte.
 A partir de la aprobación de la Ley de Protección al Trabajador No 7983 del 18 de febrero del 2000 (LPT), el ámbito de competencia de SUPEN es extendido a los regímenes básicos de pensiones, es decir, el Régimen de Invalidez, Vejez y Muerte de la Caja Costarricense del Seguro Social, regímenes especiales sustitutos de éste y los fondos complementarios por ley especial.
Dentro de la estructura organizacional de SUPEN corresponde a la División de Planificación y Normativa, la gestión de la planificación estratégica institucional y la administración del portafolio institucional de proyectos. Esta actividad se ejecuta de conformidad con estándares de calidad adoptados por SUPEN a partir de la obtención de la certificación ISO 2003 y la aplicación del procedimiento establecido para el control y desarrollo de proyectos, el cual integra aspectos de la teoría de administración de proyectos.
No obstante; la organización no se ha permeado adecuadamente de la cultura de administración de proyectos:
segeneran grandes cantidades de proyectos, el control y seguimiento es lento y se carece de una unidad formal que facilite, promueva, priorice y gestione la adecuada ejecución de los proyectos. El propósito fundamental de esta investigación fue la elaboración de una propuesta para implementar una Unidad de Administración de Proyectos en la División de Planificación y Normativa de SUPEN. La misma ha contemplado la evaluación del estado actual de madurez de SUPEN y la identificación de las ventajas que deriva SUPEN con el establecimiento de la referida Unidad. Como parte del resultado final de la investigación, se recomendó el tipo de oficina de proyectos más adecuada a los fines de la organización, los objetivos, perfil, rol y funciones de la misma, así como la definición del perfil y responsabilidades de dicha Unidad.La recomendación de Unidad de Administración de Proyectos emitida tomó en consideración factores de relevancia como lo son: el tamaño de la organización, el nivel de madurez y el portafolio de proyectos. Por lo tanto se espera obtener una propuesta viable para la institución, que se ajuste a sus principales requerimientos en materia de administración de proyectos. La investigación efectuada es de carácter descriptivo y exploratorio. La combinación de ambos métodos ha permitido, recopilar, analizar, describir evaluar las fuentes primarias y complementarias obtenidas las que constituyen el soporte fundamental de la investigación. Como complemento y mecanismo de retroalimentación se llevaron a cabo varias entrevistas a funcionarios de diversas áreas la institución. La medición de madurez de la DPN, reflejó un nivel medio alto; no obstante, las áreas con mayor debilidad fueron: PMO y competencias. En este sentido, la metodología que actualmente se aplica es percibida como engorrosa por la organización y las herramientas informáticas de AP no son utilizadas en todo su potencial. La DPN ha realizado un esfuerzo para operar en la práctica como una oficina de administración de proyectos, pero dado el amplio rango de sus funciones y actividades, no ha sido posible cumplir con dicho objetivo.Con el propósito de establecer la estructura organizacional de PMO idónea para la DPN se valoró el tamaño, características y funciones de la DPN, así como elportafolio institucional de SUPEN. Se concluye que la Unidad de Administración de Proyectos debe estar conformada inicialmente por un funcionario que cuente con altas competencias de AP, que estará dedicado a tiempo completo a ejercer las funciones y actividades propuestas para la Unidad. La implementación de laUnidad de Administración de Proyectos permitirá a la DPN contar con un recurso adecuadamente capacitado en AP que puede abocarse de lleno a la construcción de una Unidad que opere como centro de: soporte, capacitación, coordinación y control del portafolio de proyectos de la institución. Asimismo, la Unidad de Administración de Proyectos estaría a cargo de promover una cultura más amigable a la AP, contribuya a mejorar la utilización de las herramientas de AP.El análisis de madurez de la DPN reflejó que a pesar de contar con un nivel de madurez medio alto, el aspecto relativo al nivel de PMO obtuvo el resultado más bajo, lo que refleja que el concepto de PMO carece de empoderamiento en la institución.
A la fecha no ha sido generada confianza en los beneficios de la implementación de una PMO. Por otra parte, debido a la dificultad para obtener autorización del órgano supervisor para la apertura de unidades, se propone un plan piloto con un grupo de tres proyectos.
 El plan propuesto ha sido diseñado para implementación por un lapso de 6 a 7 meses y tiene como objetivo primordial generar credibilidad y confianza sobre las ventajas y beneficios de contar con la Unidad, así como mejorar la metodología utilizada. El mismo es acompañado con un grupo de plantillas que permitirán documentar las oportunidades de mejora y resultados del plan.
 El producto final del plan piloto esta representado por la creación oficial de la Unidad de Administración de Proyectos.
La ejecución del plan piloto con los parámetros recomendados se considera un elemento clavepara lograr el clima organizacional idóneo hacia la creación de la Unidad de Administración de Proyectos.
Dado que la DPN de facto opera como una oficina de proyectos, y la ejecución del plan piloto requerirá de un tiempo considerable previo a su adopción. Es importante que la DPN adopte de inmediato la política de promover y capacitar a todos los funcionarios involucrados en proyectos, en la teoría de administraciónde proyecto y el uso de las herramientas. De esta forma, se prepara anticipadamente a los funcionarios para la introducción del plan piloto y la posterior creación de la Unidad de Administración de Proyectos.

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