RESUMEN EJECUTIVO
Si bien toda construcción genera retos, la edificación de una capilla para la Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Últimos Días plantea consideraciones especiales: optimizar fondos que se consideran sagrados, seguir un diseño que le facilite a los fieles adorar a Dios en un lugar adecuado para ello y cumplir con estándares de calidad adecuados.
Esa complejidad, así como las exigencias y demandas de los clientes, obligan a que los proyectos sean demarcados, planeados, ejecutados, controlados y cerrados de manera que los resultados sean los esperados en las tres variables más conocidas: tiempo, costo y calidad.
Estos aspectos son considerados de manera amplia y son una práctica generalmente aceptada y difundida por el Project Management Institute (PMI), a través de la Guía de Fundamentos de la Administración de Proyectos (PMBOK 2004) y la Extensión del PMBOK 2007 aplicada específicamente al área de construcción.
Al tomar como base los conceptos explicados en estos documentos, se ha decidido diseñar un plan de gestión de proyecto para la construcción de una capilla de la iglesia en San Isidro de Heredia. Pero se espera que su impacto sea mayor y aporte una guía que puede emplear en el futuro la organización para desarrollar sus proyectos constructivos e incluso los de remodelación que impliquen una inversión superior a los $10.000.
Si bien es cierto que la organización tiene procesos establecidos para cumplir con sus metas constructivas, el aporte de este estudio es el ordenamiento de la información disponible y la generación de herramientas que facilitan y mejoran los procesos constructivos que lleva a cabo la iglesia y apoyan las metas de la Alta Administración en cuando al uso adecuado de los recursos.
El primer paso en esa dirección es un análisis preliminar del modelo constructivo de la organización, el cual permitió trabajar en la recopilación y análisis de datos y ofreció alternativas de implementación de los procesos de la administración de proyectos dentro de la entidad.
La investigación, que combinó el análisis de campo con el estudio documental, tuvo como objetivo general elaborar un Plan de Gestión de proyecto para la construcción de la capilla de los miembros de la iglesia JSUD en San Isidro de Heredia de acuerdo con el plan anual de la organización y con los estándares de administración de proyectos del PMBOK. Se basa específicamente en siete áreas de conocimiento de la administración de proyectos, cuales son administración del alcance del proyecto, administración del tiempo del proyecto, administración de la calidad, administración del costo, administración de las comunicaciones, administración de las adquisiciones y administración de riesgos. La selección de estas áreas se debe a que impactan los proyectos desarrollados por la iglesia y en algunas de ellas se han detectado oportunidades de mejora en la organización.
Los objetivos específicos se enfocaron en determinar el alcance adecuado para la construcción del edificio denominado Zurquí, de forma tal que los procesos incluyan todo el trabajo requerido para satisfacer las necesidades del cliente, así como identificar los riesgos a los que se enfrentará el proyecto para definir las posibles respuestas, el seguimiento y el control. Este Proyecto Final de Graduación (PFG) recomienda una estructura metodológica que refuerza las prácticas que ya existen en la organización y cuyo objetivo es promover una cultura de proyectos.
Para el desarrollo de este trabajo se emplearon tanto fuentes primarias como secundarias de información, y una metodología que consideró aspectos inductivo-deductivos y analítico-sintéticos. Se consideraron además las políticas y estrategias de desarrollo de la organización y sus objetivos.
La metodología sugiere procesos para la Gestión de los Proyectos, considerando temas claves como el Alcance, Tiempo y Costo, y propuso el uso de plantillas y herramientas que actualmente la organización no emplea. El desarrollo de las áreas de gestión ofreció la posibilidad de explorar desde la estructura de la división del trabajo hasta los roles de los involucrados en los procesos constructivos, el análisis de los riesgos y los principios del control de la calidad y del cierre del proyecto. Con las lecciones aprendidas, dio los primeros pasos para documentar acciones que serán de utilidad en proyectos futuros, como la estandarización de las comunicaciones a través de plantillas o la identificación de los involucrados e incluso de los riesgos en la etapa de planificación del proyecto.
El documento planteó, entre otras conclusiones, que la IJSUD aplica los principios generales de la administración de proyectos pero que requiere organizarlos y estructurarlos con base en los planteamientos de administración de proyectos y en las áreas de conocimiento que esta investigación desarrolló. Asimismo, recomendó no imponer 180 días de construcción a la constructora, analizar la lista de actividades del proyecto antes de realizar el presupuesto y obtener mayor información para apoyar cualquier cambio y actualización que tenga el proyecto.
El resultado de la investigación le permitió a la corporación consolidar en un solo documento sus procedimientos y controles y tener información fidedigna acerca de las principales áreas de trabajo que plantea el PMBOK. La implementación de esta metodología fue el inicio para que la organización se orientara hacia una cultura proyectizada. Para la IJSUD es el comienzo de un proceso para contar con un lenguaje común, fomentar una cultura de proyectos y favorecer procedimientos que tiendan a profesionalizar la administración de proyectos.
Resumenes Ejecutivos de las nuevas tesis desarrolladas para el programa de Maestría en Administración de Proyectos en la Universidad para la Cooperación Internacional. La cual contempla todos los estandares del PMI.
