RESUMEN EJECUTIVO
El Banco BAC San José nació en el año 1992 y pertenece a la corporación BAC Credomatic Network ubicado en Panamá, Centroamérica y recientemente en México.
El cual se desenvuelve en el mercado financiero de intercambios de bienes y servicios a través de medios de pago con soluciones financieras.
Cuenta con una extensa red de puntos localizados estratégicamente a lo largo del territorio nacional.
Su solidez en el mercado ha permitido establecer una nueva alianza estratégica con General Electric (GE), permitiendo ampliar sus fronteras. Siempre basada en una cultura de compromiso y profundos valores, que permiten asegurar la integridad y confianza en su proceder.
Es por esta razón que desde el año 2006 ha estado en funcionamiento el departamento de Responsabilidad Social Corporativa (RSC), ratificando su compromiso con la comunidad.
El BAC ha implementado los programas de “Voluntariados” para permear en el fortalecimiento entre las personas y la sociedad donde opera. Pero estos han estado
perdiendo efectividad y control, debido a los grandes volúmenes de información y demanda existente, provocando insatisfacción entre sus participantes y la administración.
El logro y metas de dichos programas son cada vez más costosa por la cantidad de recurso financiero, humano y de tiempo invertido en ellos.
El proyecto de “Voluntariado Electrónico” nace como respuesta a las necesidades
existentes.
Por esta razón, el trabajo pretendió como objetivo principal elaborar un plan de gestión del proyecto para su implantación, y el desarrollar los objetivos específicos: Identificar las características del producto Voluntariado Electrónico, investigando para establecer los principales requerimientos técnicos, de negocio que se deben cumplir; establecer el alcance del proyecto utilizando diferentes herramientas para garantizar el cumplimiento de las tareas necesarias y logro de objetivos; efectuar la planificación de los tiempos del proyecto mediante diferentes herramientas para asegurar que se ejecute en el plazo indicado; realizar la planificación de los recursos del proyecto a través de las herramientas existentes para obtener recursos suficientes; ejecutar la planificación de comunicación del proyecto utilizando herramientas para garantizar la información formal e informal se genere, recopile, almacene y utilice de forma adecuada; verificar los riesgos asociados en la implementación del proyecto manipulando diferentes herramientas para disminuir la incertidumbre presente; y crear los criterios de compra, adquisición en la implementación del proyecto recurriendo a herramientas para realizar una calificación de la mejor oferta presentada.
La metodología utilizada fue la objetiva – subjetiva en la investigación, buscando hechos reales tangibles o intangibles basados en el conocimiento y actividades prácticas del personal del departamento de Responsabilidad Social Corporativa. A medida que se profundizaba en el conocimiento aparecieron nuevos elementos que permitieron dar una mayor definición al plan de gestión y al producto final.
Se aplicaron técnicas de observación, entrevista y cuestionarios a las fuentes de primer orden como el patrocinador del proyecto, el personal del departamento de Responsabilidad Social Corporativa encargado de los programas de voluntariado, al Gerente General y demás interesados.
Como técnicas secundarias para la recolección de información, se consultaron fuentes de información documentadas cómo las políticas internas a la institución, plan estratégico, manuales operativos entre otros y se plasmaron en plantillas, matrices, así como en formularios definidos en el PMBOK los cuales corresponden a herramientas óptimas en la investigación.
Lo que permitió dar como resultado la implementación del plan de gestión para el proyecto, a través del esfuerzo y aplicación de la metodología escogida.
El cual proporciona la información clave que permite disminuir al máximo la incertidumbre del proyecto y producto.
Con el desarrollo del plan de alcance se descubren iniciativas alejadas de las ideas primarias.
Aclarando y nutriendo los requerimientos del producto y sus limitaciones.
Identificando tres módulos completos de procesos: Administración, Organización y Voluntariado.
Las actividades identificadas permiten llevar a cabo en plenitud el desarrollo del proyecto. Compuestas por 136 actividades distribuidas en seis grandes faces inicio, planificación, ejecución, implementación, seguimiento y cierre. Identificando, ordenando y creando la secuencia necesaria para dar con exactitud la fecha de entrega. Cumpliendo con las expectativas de tiempo solicitadas por el negocio al mes de Mayo del 2010 y con un total de 196.5 días de labores.
La planificación de los recursos, permite definir las características técnicas del perfil de cada uno y los periodos de tiempo en que será necesaria la presencia de los mismos durante el desarrollo del proyecto.
La definición del apetito de riesgo y el reconocimiento de estos factores dentro del proyecto nos ubica en un el nivel moderado. Por lo que se planifican las repuestas adecuadas los riesgos, principalmente aquellos que cuantifican atrasos en el tiempo de entrega debido a la apretada agenda del proyecto.
Los aspectos relacionados con las compras del proyecto se centraron en la contratación de servicios profesionales en desarrollo de software, definiendo las herramientas para solicitar las ofertas y la evaluación de las mismas, de tal forma que se contrate la mejor de manera transparente e imparcial.
Se recomienda dar un seguimiento estricto al cronograma, debido al poco margen de entrega según lo solicitado por el negocio. Realizar una implementación local para dar madurez, solides y estabilidad al producto para lanzarlo regionalmente. Capacitar a todos los usuarios involucrados actuales en el proceso de voluntariado del Banco, propiciando el cambio y conocimiento. Garantizar el patrocinio de parte de la alta gerencia para la ejecución del proyecto.
