RESUMEN EJECUTIVO
Café Britt es una empresa costarricense fundada en 1985, dedicada a la exportación y producción de café y chocolates gourmet y a la creación de tiendas especializadas de venta al detalle donde se ofrecen productos diseñados y manufacturados por la compañía, así como otros artículos atractivos al sector turístico. La compañía comenzó a desarrollarse en los últimos diez años en el negocio de venta al detalle, en varios países de Latinoamérica, siendo los aeropuertos el nicho de negocio más importante actualmente para la compañía.
La continua y acelerada expansión actual, está dificultando el adecuado manejo de los proyectos en la empresa, debido a que, la compañía no cuenta con una estructura establecida de administración de proyectos que sea complemento para todos los departamentos participantes.
Para este proyecto de investigación se aplico la metodología de Administración de Proyectos implementada en la Guía PMBOK, 2004, donde se estudiaron y formularon cinco de las áreas de conocimiento, las cuales son: alcance, tiempo, costo, calidad y riesgo.
Se planteo como objetivo general, desarrollar una guía de implementación y elaboración de proyectos para la apertura de tiendas en aeropuertos internacionales, que permita seguir pautas claras y profesionales para un mejor proceso en los proyectos. Junto a ello, se contempló como objetivos específicos el desarrollo de la definición del alcance. El plan de gestión en costos el cual se utilizará como información histórica para futuros proyectos de similares tamaños. Además un desarrollo de plan de tiempo que permitirá al proyecto regular el cumplimiento de fechas de las actividades en gestión. El plan de gestión de calidad que permita controlar y dar seguimiento a los detalles de los entregables de cada uno de los departamentos, la planeación de una guía para desarrollo y evaluación de plan de riesgos en el proyecto de manera que permita dar respuestas a los eventos presentados y por último la evaluación general del cierre del proyecto.
Las metodologías implementadas son: la inductiva-deductiva, de modo que permita un enfoque de lo particular de la empresa referente a la administración de proyectos a lo general planteado por el PMI. Y la analítico-sintético, de modo que se pueda entender la esencia de cada uno de los departamentos involucrados en el proceso del proyecto, para lograr unificarlo teniendo como base un fin en común. La principal herramienta utilizada fue el Microsoft Project, 2007, además de entrevistas, encuestas y cuestionarios a los encargados de las áreas implicadas en los proyectos operativos.
El entregable principal del proyecto es el desarrollo y consolidación de tiendas dentro de los aeropuertos. Para este trabajo de investigación se estimo un periodo de 125 días. Se tomo en cuenta la cantidad de personal necesario así como el rendimiento por tarea de cada uno de ellos para el establecimiento de los tiempos.
El costo estimado de la obra es de $645 500. Este monto se ha tomado como ejemplo, para el proyecto de investigación, lo cual se refiere por la cifra a una apertura grande en logística y tamaño. El costo varía por la magnitud de las tiendas en construcción y la locación geográfica. Teniendo esto como base, se desarrolla un plantilla que ayudara a establecer un mejor proceso de medición gastos en todos los departamentos involucrados.
Si el tiempo en las entregas se va cumpliendo es una puerta segura a la satisfacción en la calidad de los entregables, para ello la lista de verificación y las evaluaciones que permitieron medir el rendimiento en calidad por los departamentos involucrados. Las evaluaciones de calidad al cierre del proyecto se implementaron a los contratistas y a los departamentos.
Por otro lado se identificaron los riesgos más propensos a ocurrir a lo largo del proyecto, los mismos se dividieron sobre el impacto si ocurre dicho riesgo y la probabilidad que el mismo ocurra. Para ello se estableció una matriz de riesgo. Los riesgos expuestos en dicha matriz han ocurrido distintas aperturas, por lo que el impacto y la probabilidad de suceder en el futuro se baso con el historial de hechos. El proyecto concluye con la evaluación y retroalimentación a todas las áreas implicadas en el proyecto.
Cada uno de los planes de gestión desarrollados en el presente trabajo y las herramientas utilizadas, podrán ser llevados a la práctica en futuros proyectos por los diferentes departamentos en caso de que así sea decidido por parte de la empresa a nivel de apertura de tiendas en aeropuertos internacionales.
Se recomienda a la organización que para el desarrollo de este tipo de proyectos debe existir un Administrador del Proyecto que controle y supervise el proyecto de inicio a fin. En todo momento el proyecto debe ser sustentado por una definición de alcance con objetivos medibles y alcanzables. Se recomienda invertir el tiempo necesario para realizar el plan del proyecto detallando todos los niveles. Todos los gerentes de los departamentos deberían estar pendientes del nuevo proyecto en gestión, aunque no sean ellos exclusivamente los que ejecuten el proyecto en el lugar, mas si su personal a cargo. Se recomienda en general a todos los departamentos cumplir los requisitos expuestos en alcance, tiempo, costo, calidad y riesgos. Cuanta más planificación exista de manera individual por cada uno de los departamentos, mejor administración de los recursos puede obtenerse y la integración del proyecto será más efectiva para la compañía.
Resumenes Ejecutivos de las nuevas tesis desarrolladas para el programa de Maestría en Administración de Proyectos en la Universidad para la Cooperación Internacional. La cual contempla todos los estandares del PMI.
