Resumen ejecutivo
GlaxoSmithKline está presente en más de 180 países del mundo y tiene su sede corporativa en Inglaterra. La filial de Costa Rica, ha experimentado varios cambios, a partir de 1941, la compañía empieza a laborar bajo el nombre de Sterling, dicha compañía se encontraba localizada en el “Paso de la Vaca”, San José. Posteriormente en el año de 1960 se inicia la construcción de la Planta en Sabanilla, y cuyo traslado se realiza hasta el año de 1962.
El departamento de Salud, Seguridad y Ambiente aparentemente se formó en la década de los noventa, con el propósito de cumplir con las leyes nacionales y mejorar la calidad de vida de sus empleados.
Actualmente cuenta con 3 colaboradores para realizar todos sus objetivos y cumplir a cabalidad con las expectativas de la empresa, las cuales son: Coordinar, planear e implementar los programas de Medio Ambiente Salud y Seguridad, con el objetivo de prevenir y controlar riesgos ambientales y ocupacionales; Garantizar la continuidad de las operaciones; Proteger y promover la salud y seguridad de los empleados con optimización de recursos asignados y cumpliendo con las normas locales, corporativas y cualquier otra relacionada a la función de GMS; Mantener en óptimas condiciones de operación, disponibilidad, eficiencia y seguridad los equipos, sistemas y/o instalaciones relacionadas con la protección ambiental y de seguridad industrial; Contar con un plan de emergencias para reaccionar en casos de desastres naturales, ambientales y/o riesgos derivados de la operación; Coordinar el plan de ayuda mutua industrial que promueva las buenas relaciones entre la comunidad.
Ante estos requerimientos por parte del departamento, se planteó una metodología de trabajo planificado paralelo al proceso del presupuesto anual de trabajo.
Lo que dió la opción de utilizar una herramienta de implementación de proyectos y nuevos procesos para planear el trabajo anual del departamento, según sus objetivos y poder visualizar de manera integral toda la actividad del departamento a través del año, estableciendo fechas de inicio y finalización de cada proyecto, implementando de esta manera un comportamiento de administración de proyectos en el departamento.
El objetivo general del presente trabajo fue el diseño de una metodología de trabajo para la administración de los proyectos anuales del departamento de Salud, Seguridad y Medioambiente en GSK Costa Rica, que está acorde con la empresa.
De este objetivo se desglosan los siguientes objetivos específicos Se analizaron los procesos actuales de planificación para la formulación de proyectos durante el año; se identificaron los procesos de ejecución de los proyectos y sus involucrados según la estructura organizacional; se creó una metodología con las prácticas de administración de proyectos para la preparación del programa de trabajo anual, en los 5 grupos de procesos para poder cumplir con los objetivos del departamento, estableciendo nuevas herramientas, plantillas y cronogramas; se diseñó una herramienta para el manejo del portafolio que permita realizar un seguimiento adecuado de la cartera de proyectos y por último se implementará la metodología de desarrollo en un plan piloto para el plan de trabajo 2010-2011.
Con base a la metodología que se aplicó para el desarrollo del Proyecto Final de Graduación, se utilizaron fuentes de información primaria por medio del departamento de Salud, Seguridad y Ambiente de GSK, el cual, es el departamento al cual se le aplicará el plan piloto de técnicas de administración de proyectos.
Como fuentes secundarias se utilizaron los libros relacionados con el tema de la administración de proyectos. Las fuentes secundarias de información, consideradas aquellas en donde se retoman o se documenta información que de antemano algún autor ya ha generado, como libros, documentos, artículos de libros de texto de AP, fueron consultados como fuentes principales de información para este trabajo.
Así mismo las páginas de Internet de asociaciones reconocidas en el tema de AP fueron de gran uso y valor para reforzar las ideas de este proyecto.
El método de investigación que se aplicó para el desarrollo del proyecto fue el método analítico basado en la observación y análisis de los hechos.
En esta propuesta de PFG se analizó el proceso de planeación anual y su ejecución en el departamento de Salud, Seguridad y Ambiente.
La síntesis permitió que la información recopilada en campo y en documentos se registrara y resumiera en un documento que ayudó a seguir los pasos para administrar los proyectos del departamento.
Como conclusiones principales se encontró que falta una metodología uniforme y estándar que pueda ser utilizada y controladas por los miembros del departamento.
El departamento sufre de una serie de errores y descontrol en su quehacer diario, a causa de la ausencia de procesos de inicio, planeamiento, ejecución, control y cierre de proyectos.
Por lo tanto la metodología propuesta permitirá estandarizar procesos, recopilar la información de proyectos ejecutados de una mejor manera, mejorar el control de los proyectos, dar claridad a los procesos del proyecto, delegar responsabilidades de una mejor manera, integrar esfuerzos de las diferentes personas encargadas del proyecto, entre otros.
Como recomendaciones importantes se considera que se cree una cultura y tendencia hacia la proposición y desarrollo de procesos en áreas como calidad, riesgos, recursos humanos que permitan el crecimiento integral de la organización, además para que sea de mayor provecho la implementación del AP en el departamento se recomienda adquirir software especializado en el campo como el WBS, Project Manager de MS Office o similar, además de recibir una capacitación de los dos softwares y recordar que todo cambio lleva su tiempo para ser asimilado, por lo tanto sería bueno capacitarse o instruirse en la AP, para entender de manera más integral la metodología propuesta en el documento.
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