PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (PMO) EN LA OFICINA DEINVESTIGACIÓN EN UNA UNIVERSIDAD PÚBLICA Ó PRIVADA

RESUMEN EJECUTIVO


En este país una de las instituciones de educación superior públicas de mayor renombre es la Universidad Nacional de Colombia que después de 140 años de fundada, cuenta con ocho sedes en distintas ciudades, ofrece a través de sus múltiples Facultades programas de pregrados y posgrados de alta calidad
ayudando con esto a la economía Nacional formando profesionales en las distintas disciplinas. Otra institución pero de carácter privado es la Corporación Universitaria de Ciencias Aplicadas y Ambientales U.D.C.A., que ofrece programas de formación agraria y ambiental con buena trayectoria. Estas fueron las dos instituciones modelo para el presente PFG.
Al interior de la organización en las Universidades se ha constituido un modelo de estructura básica, que independientemente sea ésta de carácter público o privado le han dado un grado de importancia bastante significativo a las Oficinas de Investigación. Este alto grado obedece al aporte misional que de ellas se
desprende; es decir las Oficinas de Investigación son las encargadas de desarrollar la gestión de las actividades y de los procesos de planificación, ejecución, seguimiento y evaluación de todos los proyectos de investigación científica y tecnológica, que adelantan los docentes investigadores.
Visto de esta forma las Oficinas de Investigación llevan adelante el compromiso de lograr una buena gestión administrativa, que le permita a la institución educativa alcanzar el éxito en la consecución de recursos importantes para el desarrollo de los proyectos de investigación presentados. Fue adecuado conocer el funcionamiento de una Oficina de Investigación porque esto permitió asegurar el alcance de los objetivos trazados en este proyecto, y para este fin se utilizaron las técnicas de investigación documental y de campo,
descritas en el capítulo del marco teórico que consistieron en proceder a partir de la observación y reflexión sistemática, usando todos los documentos que se tenían a mano, además del análisis de los datos obtenidos a través de las entrevistas con las personas involucradas en los procesos, con miras a dar alcance a los
resultados esperados. La investigación documental permitió hacer una recolección selectiva del material
escrito, los documentos que contenían los métodos y procesos que se llevan a cabo en la Oficina de Investigación de cada institución motivo del presente estudio, y a través de la técnica de campo se buscó tomar contacto con las directivas institucionales y con el personal involucrado para poder completar la
fase de acopio de información. Luego se procedió con el análisis de los datos, los cuales mostraron el nivel de cumplimiento de cada uno de los objetivos perseguidos en este PFG. Se buscó con los métodos de investigación usados en este estudio, aplicar consumo cuidado y esmero las recomendaciones sugeridas por los distintos autores de las teorías de la implementación de una PMO, para poder hacer de este documento una herramienta práctica aplicable en el montaje de la PMO en una Oficina de Investigación en una Universidad.Aplicando las técnicas descritas en los párrafos anteriores se pudo ir auscultando el nivel de madurez y el estado actual en las Oficinas de Investigación, de cada institución y de esta forma definir los términos en los que sería más efectiva la entrevista de recolección de información a los usuarios involucrados, luego del análisis de este instrumento se pudo exponer una propuesta de implementación
de la PMO, exponer los recursos mínimos requeridos, los objetivos, las funciones, los requerimientos del mejor modelo, dejando claros los beneficios, las ventajas, las posibles desventajas, así como también advirtiendo la importancia en la realización del seguimiento a través de auditorías periódicas al interior de la PMO.
El interés con este estudio estuvo siempre puesto, en el cuidado del lenguaje con lo cual se pretendió que este sea un documento entendible para cualquier clase de público, asegurando así la comprensión del planteo. Se resaltó el hecho que siendo las instituciones de educación superior un referente a seguir por las sociedades de cada país, es un buen momento para caer en cuenta que los procesos de globalización mundial inducen a la flexibilidad en los modos de operatividad estructural, con esto se quiso hacer notar que si bien los esquemas de trabajo conocidos han funcionado, siempre se debe pensar la forma de mejorarlos, esto es lo que buscó este proyecto en su objetivo general de elaborar un documento que contenga una propuesta para la implementación de una PMO en la Oficina de Investigación en una Universidad pública ó privada. En los distintos escenarios públicos o privados proponer cambios de cultura organizacional siempre va a generar tropiezos, sean del orden económico ó político, ante lo cual los únicos argumentos válidos para los Gerentes de una PMO y los Gerentes de Proyectos han de ser la presentación de proyectos claros que
demuestren en su planteo coherencia, pertinencia y beneficio colectivo con buena proyección futura, que redunden en el aseguramiento del cumplimiento de los objetivos, misión y visión institucional.El alcance del presente proyecto se puede establecer con la implementación de una PMO, en una Oficina de Investigación en una Universidad pública ó privada por fases, enfocados en el valor agregado que se puede obtener de ella y apoyados en un plan de trabajo bien estructurado en manos de expertos en Administración de Proyectos.