RESUMEN EJECUTIVO
Esta investigación se desarrolló en el entorno de la Empresa de Servicios Públicos de Heredia S.A. y tuvo como finalidad la elaboración de un plan de gestión para el proyecto de implementación de lectura de remota de medidores de los clientes de máxima demanda en dicha empresa.
La ESPH S.A. es una empresa dedicada a la prestación de servicios de energía eléctrica, alumbrado público, agua potable y alcantarillado sanitario; dentro de la provincia de Heredia; específicamente dentro de los cantones de San Rafael, San Isidro, San Pablo y el Central.
Se determinó que en los últimos tiempos la ESPH S.A. se ha preocupado por el desarrollo de proyectos que le permitiesen aumentar la eficiencia de sus procesos y brindar un mejor servicio a sus clientes; sin embargo también se determinó que requiere una mejora sustancial en los procesos de administración de proyectos que actualmente presentan debilidades y se han rezagado un respecto de las últimas tendencias de administración.
Los sistemas de lectura remota de medidores tienen por finalidad obtener información en línea sobre estos instrumentos.
Al contar con un sistema que puede brindar información en forma continua le permite a la empresa poder disminuir costos por mano de obra, por materiales; además de disminuir los tiempos de facturación y aumentar los flujos de caja de la empresa al tener un proceso más rápido de lectura.
El correcto entendimiento de estas expectativas permitió generar un marco referencial adecuado para el desarrollo del proyecto apoyado en prácticas normalmente aceptadas de administración de proyectos.
Por los anteriores planteamientos, el objetivo general de esta investigación fue la elaboración de un plan de gestión para el proyecto de lectura remota; para lograrlo se desarrollaron los objetivos específicos que se enfocaron en la creación de cinco planes de gestión que abarcaron las áreas de conocimiento de alcance, tiempo, comunicaciones, recursos humanos e integración.
El plan de alcance se desarrolló de acuerdo a una metodología estructurada para el desarrollo de proyectos tecnológicos, con la cual se determinaron las tareas y actividades necesarias para desarrollar a cabalidad el proyecto; el desarrollo del plan de gestión de recursos humanos comprendió la identificación de roles, responsabilidades, equipo humano, perfiles aptitudinales y herramientas para la evaluación del rendimiento del equipo con la finalidad de lograr el desarrollo óptimo de cada una de las actividades del proyecto; respecto al plan de gestión del tiempo se desarrolló considerando la asignación de recursos, los elementos de control y monitoreo necesarios y la determinación de valor ganado; en la elaboración del plan de gestión de las comunicaciones se plasmaron las necesidades de información y comunicaciones de los interesados en el proyecto,los mecanismos para su distribución, los responsables de los procesos y la información sobre el desempeño; por último se desarrolló el plan de gestión de la integración el cual brindó las herramientas necesarias para coordinar y unificar adecuadamente los otros planes de gestión; además aportó la implementación de un procedimiento para el control de cambios en el proyecto.
Para la elaboración de este plan de proyecto se utilizó el tipo de investigación llamado Investigación Mixta la cual se emplea en trabajos de investigación en cuyo método de recopilación y tratamiento de datos se conjuntan la investigación documental con la de campo.
Algunas herramientas adicionales que se utilizaron para conjuntar y organizar los resultados fueron las plantillas y la revisión de textos bibliográficos reconocidos en la materia de la administración de proyectos como por ejemplo la guía del PMBOK.
El proyecto en total tiene una duración de 428 días, con 70 actividades de ruta crítica, tiempo que se calculó utilizando el método PERT, considerando un tiempo optimista, tiempo normal y un tiempo pesimista para cada actividad. Se recomienda un tiempo de holgura para el proyecto de 26 días hábiles.
Se ha organizado la ejecución del proyecto en 6 fases en las cuales debe cumplirse con un total de 24 entregables, para los cuales se definieron criterios de aceptación y un procedimiento para ejecutar la aceptación de los mismos.
El proyecto considera una estructura organizacional en donde participa la Junta Directiva, la Subgerencia Administrativa (como patrocinador) un Director de proyecto (de la UEN Comercial) y un equipo de trabajo con participación del área de Tecnología de Información y de las Unidades Estratégicas de Negocios de la empresa.
Se definió una matriz con las responsabilidades de todos los participantes de cara a las tareas del proyecto.
Una buena parte del equipo de trabajo ha participado en proyectos de tecnología, sin embargo la empresa tiene un nivel de madurez bajo en administración de proyectos, lo cual se convierte en un obstáculo para la ejecución de los planes del proyecto.
Por lo tanto, es importante que la ESPH revise constantemente su modelo de Gestión de Administración de Proyectos y revise su metodología, adecuándola a sus necesidades y propiciando una cultura en esta materia.
Se estableció un procedimiento para la administración de los cambios en el proyecto el cual se considera fundamental para el desarrollo de éste.
Además se utilizaron metodologías y plantillas utilizadas en proyectos anteriores.
Es importante considerar y analizar la disponibilidad de los recursos humanos para el proyecto y proponer la contratación de recursos adicionales que den soporte en las tareas operativas del proyecto.
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