RESUMEN EJECUTIVO
Las empresas de tecnología en Costa Rica tienen un gran reto de demostrar su profesionalismo y calidad de servicio ante la amplia competencia que tienen. Una solución de tecnología no solo implica la venta de equipos informáticos, sino que se considera exitosa en el tanto en que se instalen adecuadamente los equipos, el software adquirido, se realicen las configuraciones específicas de los diferentes componentes.
Es importante recordar que cuando una empresa adquiere equipos de tecnología, lo hace porque necesita resolver una necesidad que genere ganancias o crecimiento para su empresa.
El objetivo primordial de la venta es que el cliente se manifieste ampliamente satisfecho con los productos y servicios que adquirió y se generen relaciones comerciales que se mantengan en el tiempo.
El presente trabajo de investigación contempló la creación de un Plan para la Instalación y Configuración de una de las soluciones que ofrece la empresa Grupo CESA, específicamente una solución evaluada por uno de sus principales clientes, Grupo Mutual Alajuela – La Vivienda.
Este plan involucró los siguientes objetivos específicos: Desarrollar el plan de manejo del alcance para delimitar qué actividades específicas se realizará durante el proyecto; desarrollar el plan de adquisiciones que se utilizará para la compra de los equipos (hardware y software) solicitados por Grupo Mutual; desarrollar el plan de manejo del tiempo, con el fin de que se cumpla con el tiempo de entrega pactado con el cliente; desarrollar el plan de gestión de los costos, de tal manera que el se pueda controlar los costos del proyecto y se mantengan dentro de los márgenes previamente establecidos; identificar los riesgos del proyecto, desarrollar un plan de respuesta al riesgo y diseñar una plantilla para la gestión de cambios.
El estudio se realizó bajo la metodología del modelo analítico-sintético y de observación, ya que se estudiaron tanto hechos y documentación emitida previamente y se realizaron encuestas a fuentes primarias en la organización tales como personeros de los departamentos de Ventas, Finanzas, Operaciones e Ingenieros de Soporte.
Además se entrevistó al proveedor de equipos y la empresa transportista.
Las fuentes secundarias verificadas fueron los manuales de procedimientos establecidos en Grupo CESA gracias a la certificación de Calidad ISO 9001:2000 y la Guía del PMBOK, esto con el fin de determinar cuáles son los aspectos a tomar en cuenta y las actividades que se deben realizar para instalar y configurar adecuadamente la solución de modernización del sitio alterno del cliente Grupo Mutual.
Una vez definido el alcance, se determinaron todas las actividades que deben estar incluidas en el proyecto de tal manera que se cumpla con el compromiso adquirido con el cliente, a entregarles completamente instalada y funcionando la solución de hardware y software solicitada.
De esta forma, el alcance contempla todas las actividades internas de Grupo CESA para adquirir los productos a su proveedor Sun Microsystems, trámites de importación y nacionalización de equipos, proceso de revisión e instalación de todo el hardware y software involucrados para finalizar con las respectivas pruebas y entrega a satisfacción.
El proyecto está contemplado para finalizar en 60 días, contados a partir del recibo de la Orden de Compra por parte del cliente.
La fecha de inicio del proyecto es el 1 de Octubre de 2009 y debe finalizar el 18 de Diciembre de 2009. Grupo CESA debe de gestionar la adjudicación de los equipos a Sun Microsystems por un monto de $183,731.00, para lo cual se diseñó un plan de adquisiciones, en donde se incluyen las condiciones y configuraciones de equipos que deben adquirirse.
El costo total del proyecto para Grupo CESA es de $212,806.00.
Del estudio realizado se concluye la necesidad de que la empresa incluya dentro de sus procedimientos e implementación de la PMO, todas las compras de equipos y soluciones, sin importar la cuantía de la solución, de tal manera que sean manejados como proyectos, ya que igual que en los proyectos grandes de la empresa, hay factores que podrían poner en riesgo el cumplimiento de los compromisos y bajar el grado de satisfacción de los clientes. Es una excelente oportunidad para Grupo CESA ya que va de la mano con los objetivos de calidad propuestos.
Producto del estudio se recomienda a la organización de Grupo CESA, agilizar la implementación y puesta en marcha de la PMO, incluir y manejar como proyectos aquellas ventas de equipos y soluciones menores pero que igual requieren de previa programación para el cumplimiento de los acuerdos con los clientes.
Igualmente se recomienda la incorporación de otras áreas de conocimiento que estuvieron fuera del alcance de esta investigación, pero que serían muy valiosas para la finalización del proyecto, así como la incorporación de una base de datos documental con las lecciones aprendidas que puedan ser de utilidad para proyectos futuros.
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