RESUMEN EJECUTIVO
A
inicios de los años ochenta la empresa Sistemas en Ingeniería Ltda. (SIN Ltda.) inicia sus labores con la
venta de materiales eléctricos. Para esa época el mercado de la
comercialización de insumos eléctricos no contaba con las facilidades y
ventajas que existen hoy en día. Por esas circunstancias, la evolución de la
empresa ha sido en mercados competitivos, en los que ofrece nuevas alternativas
de servicios, por ejemplo al abrir nuevas sucursales en lugares de más
desarrollo en el campo de la construcción.
Asimismo, la estructura organizacional de la empresa ha sido dentro
del marco de los requerimientos normales de toda compañía, con una gerencia
general y cuatro más: administrativa, comercial, financiera y de importación.
Con esa misma estructura jerárquica atiende las siete sucursales, ubicadas en
San José, Cartago, San Joaquín, Heredia, Alajuela y Guanacaste. También ofrece servicio de entrega a domicilio
por volumen de los insumos requeridos, en el lugar en donde se esté
desarrollando el respectivo proyecto.
De las oportunidades de mejora que puede tener la empresa SIN Ltda., una
está en la labor especializada para la atención de consultas, como asesoría,
relativas a la compra de los materiales y equipos requeridos cada vez que los
clientes los soliciten. Otra consistiría en dar seguimiento y motivar el
interés en proyectos tanto externos como internos, buscando fuentes de mejores
beneficios y ofreciendo alternativas de
comercialización de los insumos.
La asignación de este tipo de tareas y
trabajos especiales es de difícil cumplimiento, primeramente por las
limitaciones de tiempo de los profesionales de las demás gerencias y, en
segundo lugar, por la carencia de otros profesionales con conocimientos en
administración de gestión de proyectos.
Además de que en su estructura jerárquica estas organizaciones no
disponen de una unidad dedicada a esa actividad.
Con la implementación de una oficina de
administración de proyectos la empresa
en estudio alcanzaría metas y objetivos bajo una metodología estándar y
conocida por todos sus colaboradores, lo que contribuiría al propósito
establecido en su plan estratégico. Asimismo, facilitaría la participación en
sus asesorías al evacuar las consultas o
dar seguimiento a los proyectos de sus clientes; como también al proyectar su incursión
en obras de tipo civil de menor y de mayor escala.
Todo eso se podría lograr con la capacitación
y el cambio de pensamiento y de ambiente interno de la empresa, por uno
inclinado a la administración de gestión de proyectos. El objetivo general de este proyecto
fue: -Elaborar una propuesta
estratégica de diseño e implementación de una oficina de gestión de proyectos
en la empresa Sistemas de Ingeniería Ltda., para el manejo de sus proyectos y
la atención de los clientes en el mercado de la construcción. Asimismo, los objetivos específicos de este
proyecto fueron: -Aplicar un modelo de
evaluación de madurez en la organización para determinar el nivel actual de
experiencia en lo relacionado con la gestión de proyectos.
-Proponer, de acuerdo con su estructura organizacional y
según los resultados de la evaluación de
madurez, el tipo de oficina de administración de proyectos requerido, así como
su alcance, funciones y responsabilidades para la gestión de los proyectos en
forma eficiente. -Elaborar una
estrategia para la implementación de la oficina de administración de proyectos,
a efectos de optimizar los recursos de la organización en el desarrollo de sus
proyectos.
La metodología empleada para realizar la investigación se basó en la
revisión del material documental y de campo, mediante estudio y análisis
de literatura referente a la
implementación de oficinas de administración de proyectos, así como también
siguiendo el modelo de madurez de
Kerzner. Para lo anterior se aplicaron
encuestas y se hicieron entrevistas, a fin de lograr determinar el nivel de
madurez de la empresa y también para conformar la propuesta del tipo de oficina
de administración de proyectos más
adecuado y conforme con su estructura jerárquica.
De los resultados obtenidos se determina que
la organización tiene el reto de aceptar y comprender su nivel de madurez en
términos de gestión de proyectos, y de saber qué debe hacer de ahora en
adelante para corregir y optimizar los procesos de gestión de proyectos. Como conclusión,
se establece que SIN Ltda. no posee un nivel de madurez mínimo en cuanto a
conocimiento en administración de proyectos. Ante esos razonamientos, las
recomendaciones hechas a la organización están orientadas a la implementación
de la PMO, y en el corto plazo, se eleve sustancialmente el nivel de madurez en
las prácticas de gestión en la administración de proyectos.
Asimismo, se
identifica el tipo de PMO requerido en la organización de acuerdo con la
evaluación del modelo de madurez,
teniendo presente también que es una empresa de tipo familiar y que su
estilo de administración así lo requiere. También se recomiendan una serie de
mejoras que deben ser implantadas para
optimizar los niveles de madurez. Se proponen acciones que permitan subsanar
las deficiencias encontradas en la evaluación de la madurez.
Además, se muestra
la ubicación de la PMO dentro de la organización, en un lugar estratégico con
respecto a las demás gerencias, para así
poder facilitar el cambio de la cultura de administración de proyectos. Para
todo esto se requiere, desde el inicio, un compromiso total de la Gerencia
General y de las demás gerencias, para que los colaboradores puedan sentir un
verdadero cambio organizacional, de manera que deseen trabajar efectivamente en
la ejecución de las acciones recomendadas con la implementación de la PMO en la
organización.
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