RESUMEN EJECUTIVO
La Coordinadora Latinoamericana y del Caribe de Pequeños
Productores de Comercio Justo (CLAC) es una organización gremial, con estatus
de ONG, domiciliada en San Salvador, El Salvador, que representa ante Comercio
Justo Internacional y otras instancias, a las organizaciones de pequeños
productores y trabajadores organizados democráticamente, bajo los principios y
valores del Comercio Justo, promoviendo su fortalecimiento y desarrollo;
facilita la asistencia a productores y trabajadores, promocionando sus
productos y valores, e incidiendo
en instancias sociales, políticas
y económicas.
Para poder abordar los diferentes ejes temáticos, la CLAC
requirió innovar en la gestión de programas y proyectos, mediante la adopción
de una metodología y una estructura de gestión, que le permitiera ser capaz de
alcanzar sus objetivos estratégicos y metas organizacionales. La CLAC, también
tenía el reto de manejar su rápido crecimiento, que puso presión
particularmente sobre sus miembros ejecutivos, para mantener la eficiente
administración de la organización, la adecuada vinculación entre sus miembros,
el logro del alcance, tiempo, costo y calidad de sus servicios, así como los
entregables de sus programas y proyectos.
Este proyecto, se desarrolló para darle a la CLAC las
herramientas necesarias para escalar en monto, calidad y cantidad los programas
y proyectos que requiere ejecutar, fortalecer la capacidad de la organización,
así como las habilidades de sus integrantes en gestión de programas y
proyectos, para satisfacer de mejor manera las necesidades de sus miembros, sus
responsabilidades como miembro de FI y otros involucrados.
El objetivo general de este proyecto fue diseñar una
propuesta para implementar una PMO en la oficina central de la CLAC en San
Salvador, El Salvador, mediante la aplicación de las buenas prácticas de la
Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK Quinta
Edición).
Los objetivos específicos de este proyecto fueron realizar
un análisis de madurez y necesidades de la organización, para identificar las
fortalezas y las áreas de mejora en la gestión de programas y proyectos,
diseñar un modelo de PMO incluyendo características, funciones, ubicación en la
estructura organizativa y nivel de autoridad para alinear la estructura de
ejecución de programas y proyectos con las necesidades de la organización y su
estrategia, diseñar la propuesta de la metodología de gestión de programas y de
proyectos para aumentar la madurez de la organización en cuanto a gestión de
programas y proyectos y finalmente, diseñar un plan de implementación de
la PMO, incluyendo políticas de capacitación, mejoramiento de la madurez
organizacional, perfil y habilidades requeridas por los integrantes de la PMO
para asegurar su implantación.
Este proyecto se desarrolló mediante la combinación
dialéctica de varios métodos de investigación, utilizando el método
analítico-sintético, investigación de campo y estadístico. Fuentes primarias de
investigación como entrevistas, encuestas y visitas de campo, se complementaron
con fuentes secundarias como análisis de los activos de los procesos de la
organización y bibliografía especializada en gestión de proyectos, modelos de
gestión de proyectos organizacionales, así como gestión de programas y
portafolios.
Se determinó que la CLAC es una organización que tiene
fortalezas, pero que debe procurar mejorar los niveles de conocimiento en las
diferentes áreas de gestión de proyectos, para lo cual, implementar una PMO
resulta crucial para que la organización establezca su propio lenguaje y
procesos comunes, su propia metodología única y singular y sus propios procesos
de mejora continua.
La CLAC es una organización de múltiples involucrados e
interactúa en su medio con organizaciones similares, por ello, se sugirió una
metodología que pone como punto de partida a los involucrados de la CLAC. Se
identificó que la gestión adecuada de los involucrados, resulta ser el aspecto
más importante en el éxito de la gestión de programas y proyectos en CLAC.
Se estableció que la relación de CLAC con contrapartes cada
vez más exigentes, requieren de adecuados métodos de gestión de programas y
proyectos, justifica que CLAC se convierta en una organización de excelencia y
mejora continua, que garantice a través de sus procesos y metodologías, la
adecuada y correcta inversión de los recursos que reciba de la cooperación
internacional en beneficio de sus agremiados.
Igualmente se sugirió evitar convertir la PMO en una mera
oficina de tramitación de proyectos.
Se advirtió que ningún proceso de madurez
puede lograr ningún resultado, si los procesos de capacitación y los niveles de
madurez de toda la organización no aumentan. Una PMO fracasará muy pronto, si
el lenguaje, los procesos, el método, procesos comparativos y mejora continua
que utiliza no son compartidos y comprendidos por otros miembros de la
organización fuera de la propia PMO.
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