RESUMEN EJECUTIVO
La administración de proyectos es
un elemento esencial para que las organizaciones logren resultados plausibles a
partir de emprendimientos temporales y concretos. De allí que, era necesario
para la empresa TERACON S.R.L, organización que nació en 2012 y se dedica al
asesoramiento y construcción de obra civil y vivienda, prestar atención
rigurosa y formal a las áreas propias de la gestión de proyectos que son
factores de éxito para la consecución de los objetivos de su negocio.
Puntualmente, la organización ha
tenido el desafío de gestionar de manera ordenada y eficiente las áreas
referidas al buen mantenimiento de las relaciones con clientes, que
corresponden a: gestión de las comunicaciones y de los involucrados. Lo que, le
ha ocasionado dificultades en la gestión de canales fluidos entre el equipo de
trabajo y el cliente para garantizar la integridad del servicio.
Debido a la criticidad de esas
áreas en particular, se decidió concentrar los esfuerzos de este proyecto en
ofrecer alternativas para el mejoramiento de la administración de las mismas.
Esto, con el fin de propiciar la creación y perdurabilidad de las relaciones
existentes o nuevas en aras de mantener un nivel de trabajo constante.
El objetivo general de este
proyecto fue: desarrollar una propuesta de un plan correspondiente a las áreas
de comunicación y gestión de interesados, bajo la guía de gestión de proyectos
del PMBOK 5ta Ed.(PMI), para contribuir al fortalecimiento de la gestión de CRM
(Client Relationship Management) dentro de los proyectos de la empresa TERACON.
En tanto que, los objetivos específicos fueron: efectuar un análisis inicial de
las condiciones de la empresa en las áreas de comunicación y gestión de
interesados para identificar las oportunidades de mejora en el relacionamiento
con clientes y demás involucrados,desarrollar las herramientas necesarias para
fortalecer la gestión de la comunicación y de los interesados de cara a la
atención de clientes dentro de los proyectos de la empresa,elaborar un modelo
de plan de comunicación y gestión de interesados para su posterior
aprovechamiento por parte de la empresa en la gestión de las relaciones con
clientes,y definir un marco de entendimiento que describa bajo cuáles
circunstancias se deberían aplicar las herramientas planteadas dentro de cada
plan, esto para tener mayor claridad sobre la pertinencia de su uso según los
escenarios.
La metodología que se aplicó para
este proyecto se planteó en torno al uso de fuentes tanto primarias
(considerando tanto la experiencia del autor como de los involucrados por parte
de la empresa) como secundarias (utilizando como principal referente los
conocimientos consignados en la guía PMBOK, 5ta Ed. (PMI, 2013)). Así mismo, se
aplicaron los métodos de investigación lógico (deductivo), de observación y
experimental.
A manera de conclusión, se
esbozan los aspectos más relevantes: en los procesos de construcción, la
gestión de interesados es vital para evitar que, por causa de la desatención de
intereses, se ocasionen retrasos y pérdidas acumulativas, de manera que esto
derive en la inviabilidad total del proyecto; de allí que, efectuar un análisis
de situación sea importante para identificar correctamente las áreas que
ameritan mejora en cuanto a la gestión.
Por otro lado, el atender los procesos de comunicación es necesario
para disipar distorsiones que podrían desencadenar en la detención de las
actividades del proyecto o el cierre del mismo. En cuanto al rol del director
de proyecto para esta industria, este debe ser perceptivo y capaz de dar
respuesta oportuna a inquietudes, pues debe estar atento a las exigencias de
los grupos desarrollador y propietario.
De igual manera, contar con
herramientas y planes para la gestión de interesados y de las comunicaciones,
es necesario para que se atiendan los intereses de manera responsable y
consciente. Así, se asegura el cumplimiento de acuerdos y consensos. En el caso
de TERACON, se eligieron aquellas que facilitaban la disposición de la
información para los distintos interesados dentro de sus proyectos.
En cuanto a las recomendaciones
para la empresa TERACON, a partir de los hallazgos, se sugiere lo siguiente: Es
necesario incorporar los planes propuestos en los proyectos actuales, para
identificar oportunidades de ajuste. Por su parte, el Gerente General debería
inducir tanto a su equipo de trabajo como a los demás interesados hacia las
nuevas prácticas, quizá a través de la capacitación en el uso de los sistemas
que sean implementados.
Con ello, se garantizará la asimilación de los nuevos
lineamientos. Por otro lado, ante un escenario de expansión, los gerentes de
proyecto deberán ser inducidos y capacitados para que, a su vez, estos induzcan
a sus respectivos equipos y se garantice la estandarización en la ejecución.
Para lograrlo, el Gerente General deberá generar los espacios para la discusión
pertinente.
Así mismo, es aconsejable que TERACON cuente con suscripción a
fuentes de intercambio de información. De esa manera, se garantizará un acceso
rápido y de carácter corporativo a la creación de cuentas. Esto, dotará a la
empresa de un mayor control y oportunidad para el aprendizaje en aras de mejora
a través del intercambio de ideas.
Descargue Aqui:
