RESUMEN EJECUTIVO
En la actualidad empresas destacadas y exitosas buscan desarrollar un ambiente con el fin de implementar y mejorar las metodologías que les permitan ser más efectivas en su área de desempeño. Fundación Progreso Guanacaste es una empresa sin fin de lucro ubicada en el cantón de Santa Cruz, provincia Guanacaste, que tiene como fin desarrollar proyectos en áreas como educación, salud y vivienda para las comunidades de dicho cantón.
La necesidad de implementar su propia Oficina de Administración de Proyectos es una realidad, que viene a mejorar la administración de los recursos, mejorará la eficiencia de su desempeño para administrar los proyectos con el fin de alcanzar el éxito en su gestión. Actualmente la empresa no cuenta con una estructura proyectizada, un cambio organizacional hace que la empresa deba orientar sus esfuerzos hacia el desarrollo de proyectos que establezca una estructura adecuada y apta para su naturaleza con el fin de maximizar recursos.
Esta necesidad, aunada a la necesidad de definir, programar, centralizar y coordinar el portafolio de proyectos a cargo de la empresa desde la etapa de planificación hasta su ejecución y cierre, como una entidad formal que sirva de enlace entre la oficina ubicada en Costa Rica con la oficina ubicada en Estados Unidos y Junta Directiva. Esta propuesta tiene la intención de diseñar e implementar una Oficina de Administración de Proyectos para Fundación Progreso Guanacaste.
Para esto se deberá realizar un análisis de la madurez en Administración de Proyectos que la empresa actualmente tiene, así mismo se deberá identificar las necesidades que la empresa tenga en cuanto al desarrollo de sus proyectos. El objetivo general de este proyecto fue: desarrollar una propuesta para el diseño y la implementación de una oficina de proyectos en la empresa Fundación Progreso Guanacaste.
Los objetivos específicos fueron: Elaborar un análisis de madurez de la organización para poder determinar el estado actual y establecer el grado deseado a futuro, elaborar un análisis de las necesidades de la organización para determinar el tipo de PMO que se ajuste mejor a la empresa, definir el tipo de Oficina de Administración de Proyectos que sea más adecuada a las necesidades de la empresa para valorar su implementación, definir las relaciones que la PMO tendrá con los diferentes órganos de la empresa para poder establecer un plan de comunicación eficiente de los proyectos que se lleguen a desarrollar, definir las métricas con las que será evaluado el desempeño de la PMO para poder detectar fallas y proponer soluciones a las funciones que se realicen, recomendar un plan de implementación de la PMO para la empresa Fundación Progreso Guanacaste con el fin de definir el plan de trabajo necesario para implementar la Oficina de Administración de Proyectos.
Para la elaboración de este Proyecto Final de Graduación se han utilizado los siguientes métodos: Análisis individualizado, para determinar la situación actual en la organización tanto de su madurez como de las necesidades, también con la identificación de cada una de las partes que caracterizan la realidad de la organización, para establecer relaciones causa-efecto entre los elementos que lo conforman y que actualmente tienen en el desarrollo de proyectos, con el fin de hacer síntesis de las observaciones realizadas.
El método de análisis permite el uso de la observación que justificarán las circunstancias actuales, posteriormente se aplicarán conocimientos adquiridos basados en la Guía PMBOK (5ta ed., 2013). Con el desarrollo de este proyecto se espera que la Oficina de Administración de Proyectos que se diseñe y que se implante, funcione como una herramienta para para administrar los mismos y que también aporte la estructura necesaria para su administración, tomando en cuenta el personal requerido para la implementación de esta propuesta utilizando las comunicaciones adecuadas y así, obtener el desarrollo de esta propuesta que vaya acorde con el cronograma establecido.
La propuesta fue desarrollada siguiendo los lineamientos establecidos en la Guía PMBOK (5ta ed., 2013), la misma se usará como base de la implementación de la PMO en la organización. Los resultados del análisis de madurez reflejan que la empresa tiene un manejo de lenguaje común aceptable en el área de proyectos.
Los procesos comunes, la evaluación comparativa y el mejoramiento continuo, son niveles que se deben mejorar, la naturaleza de la empresa requiere que el manejo de cronogramas y presupuestos de proyectos sea controlado, la implementación de una PMO es un proyecto que requiere apoyo de la alta dirección de la compañía, recursos humanos y tecnológicos y el apoyo de una cultura organizacional en el campo de la administración de proyectos que la misma PMO deberá promover, fomentar y motivar, por esta razón, se deberá cambiar la cultura de la empresa mediante un proceso de capacitación y divulgación enfocado a los conceptos de la Administración de proyectos, la implementación de la PMO deberá tener una evolución gradual y planificada conforme los conceptos de la Administración de Proyectos, para evitar el impacto de la resistencia al cambio de la organización.
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