RESUMEN EJECUTIVO
Mutual Alajuela, hoy denominada Grupo Mutual Alajuela - La Vivienda (GMALV), fue creada en año 1973 bajo el amparo de la Ley N° 4338 de mayo de 1969 que creó el Sistema Nacional de Ahorro y Préstamo.
El propósito fundamental de su creación fue solucionar un déficit habitacional en la provincia de Alajuela, que tanto los Bancos como otras entidades gubernamentales no podían solventar.
Hoy el Grupo Mutual Alajuela - La Vivienda es una empresa acreditada como entidad autorizada por el Sistema Financiero Nacional para la vivienda, regida por el Banco Hipotecario de la Vivienda (BANHVI) y regulada por la nueva ley N° 7052 que entró en vigencia el 6 de noviembre de 1986.
Dado el crecimiento que ha tenido este Grupo Mutual, sus operaciones se han vuelto más complejas y con ello el uso de la tecnología de la información ha sido un factor fundamental para competir en el mercado. En lo que respecta a las soluciones de tecnologías de información GMALV realiza los planteamientos a la Dirección de TI (Tecnología de Información) de manera aislada por el área que posee la necesidad, así mismo los proyectos que se desarrollan en la empresa, emprenden sus iniciativas por otro canal de comunicación y por último las necesidades que regulan al mercado financiero se realizan por otra vía.
En lo que respecta a esto último, la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF) exige el cumplimiento de una estructura de comunicación electrónica a la que se le denomina Sistema de Captura Verificación Carga (SICVECA), por medio de esta plataforma es que las entidades deben reportar la información solicitada por el ente supervisor. Actualmente existe un área en GMALV dedicada a atender este proyecto en materia de tecnología de información, solicitud de cambios y planteamiento de nuevos requerimientos de TI que obedecen al cumplimiento de normas y solicitudes de información por parte de SUGEF.
A raíz de esto se ha generado una competencia por recursos y por establecer las prioridades de desarrollo, lo que provoca sobrecargas temporales en unas áreas, mientras que otras sufren de subutilización de los recursos.
Para atender y solicitar soluciones de TI, cada área cuenta con recursos denominados usuarios expertos, estos se deben encargar, entre otras cosas, de realizar el análisis del problema y plantear el requerimiento de TI, así como probar y certificar el desarrollo de la solución desarrollada por la Dirección de TI. Debido a la competencia por prioridad y por enfoque empresarial, en algunas oportunidades existen usuarios expertos con mucha carga de trabajo por un periodo de tiempo determinado, mientras que otros (que en ese momento no están siendo atendidos) sufren de espacios de tiempo que son ocupados en labores que no son de la naturaleza de su puesto.
Por ello se ha hecho necesario, preparar un proyecto que se enfoque en reducir la carga operativa, departamental, labores de SICVECA y de soporte que los usuarios expertos brindan en la actualidad a las dependencias y usuarios finales.
El objetivo general de este proyecto final de graduación fue el de diseñar un plan de gestión para la implementación de la Unidad de Análisis de Negocios, que centralice la administración de los requerimientos de TI en GMALV. Los objetivos específicos fueron: realizar un diagnóstico de la administración actual de los requerimientos de TI en GMALV, que genere los insumos para la orientación del proceso de implementación de la Unidad de Análisis de Negocios, diseñar una propuesta de estructura, funciones, roles y responsabilidades del equipo de trabajo de la Unidad de Análisis de Negocios, para establecer el perfil de puesto de los miembros del equipo y por último diseñar el plan de trabajo requerido que sirva como guía para la implementación de la Unidad de Análisis de Negocios, con el fin de administrar los requerimientos de TI en GMALV.
Además de diseñar una nueva área dedicada a atender todo lo referente al planteamiento, pruebas y certificación de requerimientos, con los mismos recursos que se cuenta actualmente, pero con labores propias de un área generadora y administradora de requerimientos, especializada y bajo las metodologías y buenas prácticas que corresponden al ciclo de vida de requerimientos. Adicional a este cambio, en este proyecto se propuso que las dependencias relacionadas con el mismo re-estructuraran sus áreas a fin de que se asignaran las labores operativas, departamentales y de soporte que en la actualidad se brinda a los usuarios finales de centros de negocios y demás entidades de la empresa.
La metodología de la presente investigación es del tipo descriptivo, inductivo- deductivo, apoyado en algunas referencias estadísticas, para esto se comenzó por recopilar información para poder realizar un diagnóstico de la situación actual de la administración de requerimientos de TI, posterior a esto se realizó un análisis de la situación, del cual se obtiene como resultado una solución integral y estructural para la empresa, se desarrolla plan de trabajo requerido que sirva como guía para la implementación y por último se realiza una propuesta sobre la centralización de la administración de los requerimientos de TI en GMALV.
Como conclusiones de esta investigación, se evidenció que con la metodología actual de descentralización del proceso, no permite que exista fluidez, ni maximización del uso de los recursos, además de estos obstáculos también hay limitantes como la falta de un canal oficial y único de gestión y por ende recae en gran cantidad de reproceso y competencia por los recursos. Otra conclusión de la investigación es que, al proponer una centralización de la administración de los requerimientos de TI, se obtienen muchos beneficios como por ejemplo mejor distribución y uso de los recursos al buscar la especialización en gestión de requerimientos, se busca la integración de todos los involucrados en el mismo flujo del proceso, brinda un valor a la madurez que busca la empresa en CMMi, apoya la gestión de proyectos al estandarizar la metodología a toda la organización y libera cargas operativa de entes estratégicos.
Se recomienda a la empresa que la implementación utilice políticas de calidad en busca de la mejora continua que incorpore métricas de desempeños, individual, colectivo y del proceso; administración de lecciones aprendidas y control de cambios, preferiblemente utilizando herramientas tecnológicas que permitan el acceso oportuno y amigable de la información. También es sumamente importante modelar el proceso basado en algún estándar altamente aceptado como el PMBOK, por ejemplo y que además el equipo de trabajo se encuentre en constante capacitación de acuerdo al entorno de mercado y por último, sería una gran oportunidad para hacer de esta propuesta un caso de éxito que sirva para permear en las subsidiarias de Grupo Mutual y que el proyecto pueda se pueda absorber por todos.
Descargar aquí :
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1549.pdf
