RESUMEN EJECUTIVO
Ingeniería y tecnología aplicada S.A. (Itecna) es una empresa fundada en el año 2013, dedicada a la oferta de productos y servicios en el sector eléctrico.
Su área de acción está orientada hacia las soluciones para sistemas de media tensión, en especial transformadores eléctricos, teniendo entre su cartera los servicios de mantenimiento de dichos sistemas que son, de cierto modo, muy recurrentes.
En la actualidad Itecna está experimentando un crecimiento acelerado que le ha permitido, al mismo tiempo, ir obteniendo más negocios; sin embargo, dicho crecimiento también ha provocado que salgan a relucir falencias existentes en los procedimientos y productividad de la organización, por esta razón existe un interés latente por realizar esfuerzos orientados a la mejora de los procedimientos y métodos utilizados para llevar a cabo los trabajos, de hecho, como parte de las iniciativas se ha participado en un programa, apoyado por el Gobierno de Costa Rica a través del Micitt, de apoyo a PYMES por la innovación y la calidad, siendo favorecida para el otorgamiento de recursos para la certificación ISO 9001.
Debido a que Itecna no cuenta con procedimientos claros para la ejecución de proyectos se tuvieron una serie de malas experiencias en campo que afectaron de una u otra manera la calidad de los servicios brindados, poniendo en riesgo, inclusive, la reputación de la compañía.
Igualmente, aun cuando existe asignación clara de encargados de los trabajos, las responsabilidades no están adecuadamente delimitadas, lo que complica la asunción de compromisos cuando los problemas surgen.
Para contribuir con la mejora continua que se plantea en Itecna, este proyecto final de graduación buscó facilitar una metodología para la realización de proyectos de mantenimiento de media tensión que permitiera no solo mejorar los resultados actuales obtenidos, por medio de la disminución de errores, reprocesos, mejora de gestión de recursos económicos y humanos, asignación de responsabilidades y orden en general, sino que también contribuir con el impulso de una cultura orientada a la normalización, aportar a los futuros procesos de certificación ISO 9001 y demostrar, por medio de un ejemplo, que la aplicación de la metodología es extensible a cualquier proyecto y brinda buenos resultados.
El objetivo general de este proyecto fue desarrollar una metodología para la gestión de proyectos de mantenimiento a transformadores y sistemas de mediana tensión con la intensión de mejorar los resultados obtenidos por medio de éstos, mientras los objetivos específicos se centraron en: Definir el perfil del administrador de proyectos dentro de la organización y los proyectos para establecer líneas claras de responsabilidad respecto a la gestión de cada proyecto, describir los procedimientos para implementar el acta de proyecto para la formalización y asignación clara de responsabilidades de los directores de los proyectos, diseñar procedimientos de planificación para mejorar la probabilidad de éxito de los proyectos, establecer procedimientos de ejecución de trabajos para evitar reprocesos y errores en campo, desarrollar procesos de control de proyectos para mejorar la calidad de los proyectos, incorporar procesos de cierre, retroalimentación y mejora continua de proyectos que permitan perfeccionar los procesos de gestión de proyectos futuros y brindar un ejemplo de aplicación de la metodología que permita demostrar su utilidad y aplicación dentro de la realidad organizacional.
La metodología utilizada en este proyecto contempló el uso de prácticas analíticas, sintéticas, inductivas y deductivas que, apoyándose en las herramientas utilizadas, como entrevistas, reuniones, juicio de expertos, cuestionarios, observaciones e investigación documental, facilitaron la consecución de cada uno de los objetivos trazados.
De la misma forma muchas de estas herramientas sirvieron como fuentes de información, de hecho, las fuentes utilizadas fueron entrevistas, opinión de expertos, trabajo de campo y reuniones como fuentes primarias; tesis previas, libros (como el PMBoK del PMI), sitios web o la documentación existen de la empresa como fuentes secundarias.
La propuesta metodológica planteada en este proyecto de graduación, permitió facilitar una herramienta a Itecna para mejorar el rendimiento y los resultados obtenidos a través de los servicios prestados en temas de mantenimiento de transformadores y sistemas de media tensión, esto con el uso e implementación de diferentes procesos, alineados a las prácticas recomendadas por el PMI, y el uso de las herramientas tecnológicas disponibles que permiten mantener un mayor control y colaboración durante las diferentes etapas del desarrollo del proyecto.
Los procedimientos se establecieron según la realidad de la compañía, y la naturaleza de los proyectos mismos. En general, todos los objetivos establecidos al inicio de este proyecto fueron cumplidos satisfactoriamente, obteniendo como resultado un grupo de procedimientos, plantillas y formularios que guiarán a los directores de proyectos durante la ejecución de los mismos, asegurando mejorar la calidad de los trabajos, reducir los errores, y facilitar la compresión, por parte de toda la organización, de la importancia del papel que juega cada uno en la consecución de los objetivos de los proyectos.
Para confirmar la utilidad de la metodología, y la forma en la que ésta mejora los resultados de los proyectos, se implementaron los procedimientos en un proyecto real, obteniendo como resultado que el proyecto mismo se realizó de forma exitosa, concluyendo en el tiempo esperado, con el presupuesto cercano al proyectado, y con un alto grado de satisfacción del cliente.
Finalmente, a lo largo del proyecto, y una vez concluido éste, se identificaron aspectos importantes por mejorar en la organización, y por tanto se recomienda que ésta metodología propuesta, por su misma naturaleza, sea sujeta a evaluación constante para mejora continua, que se capacite al personal para que cada día tengan más conocimientos y contribuyan con la perfeccionamiento de los procedimientos existentes, de igual forma que resulta importante desarrollar aún más la cultura organizacional enfocada a proyectos, mientras tanto, es recomendable que el proceso de implementación de esta metodología, dentro de la organización, sea realizado de forma gradual para ir evaluando el impacto que éstas tienen sobre los proyectos futuros y sobre la forma en la que se desenvuelve el personal.
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