PROJECT MANAGEMENT PLAN FOR THE TRANSFER PROJECT OF THE SPANISH UNHCR WEBSITE UNIT FROM COSTA RICA TO MEXICO

EXECUTIVE SUMMARY

The UN Refugee Agency is the leading organization in the protection and assistance of refugees, asylum seekers, and the stateless, among other people of concern. Currently, the organization has over 15,000 employees working in 134 countries, mostly in the field, closer to the people who are in bigger need of protection and assistance.

The organization is divided in regions; however, most of the legal and operational work has been historically centralized in the headquarters, located in Geneva, where all the regional bureaus are located. 

A year ago, the high commissioner for refugees together with his senior executive team proposed the regionalization of the regional bureaus in order to improve the communication with the country offices, governments, local partners, and UNHCR’s operations as well as lower the operational costs of being far from the action and to be better contextualized with the local realities.

The regionalization or decentralization process meant that all the regional bureaus plus most of the regional units had to be moved to specific locations. 

In the case of the Spanish website unit, it was going to be moved to the Regional Communications Hub in Mexico. There was no management plan for this project, making it hard to know how long it was going take to achieve it, who was involved, how much it would cost, and how the process would take place. Due to the importance of this project, it was vital to produce an extensive management tool in order to ensure the success and sustainability of the transfer.

Transferring an entire unit was going to be a big challenge for the organization,

especially when moving countries and in cases in which not the entire team was being moved. The website unit manages all the organization’s information available in Spanish, making the planning process key for the proper transition and later functioning of the website.

The present final graduation project’s general objective was to develop a project

management plan for the transfer project of the Spanish UNHCR website unit from the Regional Legal Unit in Costa Rica to the Communications Hub in Mexico.

The specific objectives were to create the project charter to define the key inputs to develop the project management plan, to develop the scope management plan to ensure that the project includes all the work required to complete the project successfully, to create the schedule management plan to ensure that the project is completed in a timely manner, to create a cost management plan to ensure that the budget for the project is appropriately identified and managed, to develop a quality management plan to ensure that the results meet the expectations of the client, to develop a resource management plan to ensure that all human and physical resources are identified and managed effectively, to develop a communications management plan to ensure an optimal communication between the relevant stakeholders, to create a risk management plan to identify and prevent the potential risk in order to ensure the success of the project, to develop a stakeholder management plan to identify and include all the relevant stakeholders to ensure their engagement in the project, and to create a procurement management plan to ensure that both human and physical resources are properly identified and managed.

The methodologies used for this final graduation project were analytical and qualitative. Interviews and meeting minutes with the relevant stakeholders were the main sources for information gathering as well as the PMI’s guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide).

 The information was scanned and discussed with the relevant stakeholders in order to create each subsidiary plan for the project management plan for the transfer project of the Spanish UNHCR website unit from Costa Rica to Mexico.

The project management plan, together with all its subsidiary plans, was developed using the PMBOK® Guide 6th Edition with other templates and charts, and it provided a new methodology for the project team to develop a more comprehensive and robust project management plan for this unit transfer project to ensure the success and durability of the project.

It is recommended that UNHCR develop a standard project management plan in order to ensure the uniformity and success of such projects in the entire organization.

Furthermore, the project manager and team at the website unit should keep all the information updated and stored to avoid the loss of relevant information during the transfer. Finally, the bureau should ensure the funding for the new staffing needs to ensure the durability of the project.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2045.pdf

Estudiante:  SOFÍA VARGAS SOTO

Fecha de aprobaciòn : Marzo , 2020

PLAN DE MEJORA DE LA METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA EMPRESA ABC

RESUMEN EJECUTIVO

El Proyecto Final de Graduación se realizó en la empresa ABC, compañía dedicada al desarrollo de nuevas tecnologías en el área de servicios de informática, los cuales incluyen productos de software y hardware. 

Por muchos años, la empresa ha desarrollado alianzas estratégicas con otras compañías multinacionales, las cuales permiten una relación comercial sostenible y duradera, la cual permite a ambas partes compartir riesgos con el fin de alcanzar objetivos en común.

Esta relación permite a ABC dar servicios al cliente en cinco continentes y más de 70 países. Los equipos que dan soporte enfrentan todos los días desafíos

culturales, idiomáticos y de diferentes de zonas de horario. 

La naturaleza de los servicios prestados hace que se requiera personal altamente calificado para responder de forma rápida a la solicitud de nuevos requerimientos y transformarlos en diseños que permitan una adaptación rápida a los cambios.

La empresa realizó cambios en los procesos de soluciones para introducir procesos mejorados y expeditar solicitudes con los requerimientos que se necesitaban en los diseños. Se agendaron más reuniones entre los interesados y los participantes de los procesos de soluciones, sin embargo, el cliente reiteró en constantes ocasiones que lo único que se lograba era crear diseños que no se adaptaban a los requisitos entregados por los usuarios finales.

La empresa ha mantenido una relación con el cliente de más de diez años y se

renegoció una extensión por otros 5 años adicionales. En esta cuenta trabajan

más de tres mil personas a nivel mundial sin contar los subcontratistas involucrados en otros servicios. 

El proceso de generación de soluciones técnicas tiene una duración promedio de 57 días, lo cual representa 37 días más de lo establecido en el contrato. Un mejoramiento en los procesos actuales es esencial y urgente para conservar mantener una relación comercial saludable y la fuente de empleo que representa.

El objetivo general de este proyecto fue desarrollar un plan para mejorar la metodología de gestión de proyectos en la empresa ABC y mejorar el proceso de solicitud y recibo de especificaciones del cliente siguiendo las mejores prácticas de la Guía del PMBOK (PMI, 2017) y la metodología Seis Sigma. 

Los objetivos específicos fueron: hacer un análisis del proceso actual y cada una de sus actividades de manera que se identifique claramente los dueños de cada una de ellas y los sistemas/herramientas utilizados; definir las fases de la metodología de la administración de proyectos en la empresa ABC con el fin de comprender la forma de desarrollar los proyectos; desarrollar un proceso nuevo con las plantillas necesarias que permitan estandarizar los procesos, eliminar o disminuir los tiempos de entrega y los retrabajos en el recibo de requerimientos y en la creación e implementación de la solución técnica; diseñar el modelo de gestión de conocimiento, específicamente en el área de capacitaciones, y definir las plantillas a utilizar; definir el plan para la implementación de los nuevos procesos y plantillas en el sistema de manejo de Proyectos PgMP.

En la realización de este proyecto final de graduación se utilizaron los siguientes

métodos de investigación: analítico-sintético, inductivo-deductivo y de observación.

La información se obtuvo de fuentes primarias como entrevistas y el contrato

comercial; también de información secundaria como revisión bibliográfica. Se

realizó un análisis de los procesos de la empresa y, mediante una descomposición y revisión de estos, se siguieron las mejores prácticas establecidas en la metodología Seis Sigma y la Guía del PMBOK (PMI, 2017).

Como parte de las conclusiones se determinó que, a pesar de la estructura definida de la empresa, la cual incluya una PMO y el sistema PgMP, se carece de una buena integración de los procesos y eso se traduce en los problemas encontrados en las soluciones entregadas y el producto final de los proyectos.

Durante la etapa de desarrollo se diseñaron trece plantillas que se enfocan en

asegurar el proceso de recolección de datos y validación de los requisitos del

cliente y otras cuatro para los procesos de capacitaciones. 

También se desarrolla un plan de implementación de la nueva metodología de gestión de proyectos, de forma que la empresa ABC pueda seguir su incorporación paso a paso.

En cuanto a las recomendaciones, durante el desarrollo del trabajo, se detectaron posibilidades de mejora en otras áreas y aspectos que, por la naturaleza de este proyecto, no podían ser incluidos. 

Sin embargo, es importante deja documentadas cada una de estas posibilidades de mejora con una descripción breve de lo encontrado y quien debería ser responsable de revisar las recomendaciones y desarrollar un plan de mejora.

La primera recomendación sugiere que el Gerente de los Arquitectos de la Solución debe revisar las actividades específicas para producir un diseño en el

tiempo que el cliente espera y para el cual existe un nivel de servicio que no se

alcanza, ya que el tiempo esperado es de 20 días y el promedio actual es de 57

días.

La segunda recomendación es que el Gerente de Controles incluya los datos que

se seleccionan en el sistema PgMP en las auditorías de proceso, ya que se comprobó que se asignan incorrectamente los niveles de complejidad de los

proyectos y esto genera una deficiente gestión de todos los procesos.

La tercera recomendación es incorporar el concepto de celdas de trabajo y que,

tanto la empresa como el cliente, asuman una responsabilidad conjunta por las

métricas y tomen decisiones ágiles para poder alcanzarlas.

Este cambio es responsabilidad de los Gerentes de Portafolios de ambas empresas, quienes deben cambiar su mentalidad y entender que la responsabilidad de la entrega de un diseño no es solo del Arquitecto de la Solución, sino también de todas las personas que colaboran en ellas.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2044.pdf

Estudiante: CARLOS PORRAS NAVARRO

Fecha de Aprobaciòn: Abril, 2020

PROPUESTA DE MODELO DE GESTION DE PROYECTOS CON ENFOQUE EN LAS AREAS DE INTERES: ALCANCE, CRONOGRAMA, COSTO, COMUNICACIÓN E INTERESEADOS EN LA EMPRESA TECNOLOGY SOLUTIONS.

RESUMEN EJECUTIVO

Según el Instituto Tecnológico de Cantábrico (2011): la NASA (National Space Agency) es un referente mundial de ingeniería, pero también de Dirección y Gestión de Proyectos como uno de los más destacados casos de éxito de la comunidad PMI (Project Management Professional), a la cual lleva aportando conocimientos, experiencias y herramientas desde hace más de 30 años.

El Dr. Edward Hoffman, director fundador de la NASA’s Academy of Program/Project & Engineering Leadership (APPEL) señala que la NASA vive en un mundo de proyectos, con una bolsa de recursos económicos de 18.000 millones de dólares, y cada centavo que se gasta debe optimizarse en cada programa y proyecto. 

La NASA es un claro ejemplo de cómo la formación en Gestión de Proyectos es esencial para el éxito, sobre todo comparando los resultados de hoy, con los que se obtenían antes de que en 1988 la NASA estableciera el Programa de Gestión de Proyectos (PPMI) como respuesta para abordar los déficits culturales y de formación identificados tras el fatídico desastre del transbordador espacial Challenger.

 Recuperado de:

https://itcformacionyconsultoria.com/nasa-gestion-de-proyectos-pmi/

El propósito de esta investigación es analizar de acuerdo con el proyecto, una metodología para la Gestión de Proyectos. 

En el presente documento se abordan generalidades de investigación para

ubicar al lector en el contexto organizacional, de la empresa Technological Solutions, donde se desarrolla el proyecto; seguidamente, el marco conceptual está enfocado en Administración de Proyectos y en varios temas referidos a la investigación misma. 

El marco metodológico da dirección al desarrollo del proyecto sobre cómo se lograrán alcanzar los objetivos planteados; los cuales están enfocados en proponer una Guía Metodológica de Administración de Proyectos.

Con el propósito de prorrogar con la mejora continua como comportamiento en excelencia operacional de toda la organización Technological Solutions, el departamento de administración de proyectos inicia una propuesta de plan de análisis de madurez de la organización en el área de proyectos para identificar oportunidades y generar acciones inmediatas.

La organización necesita crecer en el tema de ejecución de proyectos en grupos funcionales que promuevan el cumplimiento de objetivos de acuerdo con las fases de planeación. 

Accediendo a un mejor posicionamiento dentro de la industria de producción de dispositivos en alto volumen ya bajo costo.

Por lo que la organización se da a la tarea de invertir en la creación de políticas de gobernabilidad que le proporcionen guías, metodología, fortalecimiento y sostenibilidad del proceso de madurez de la empresa con un enfoque claro y conciso en gestión de alcance, cronograma, costo, comunicación e interesados. Todo esto debido a los resultados desfavorables observados en los últimos 2 años en la ejecución del presupuesto solicitados en el área de operaciones. 

La implementación de estas políticas de gobernabilidad es clave para mejorar las ejecuciones de presupuesto.

Este proyecto permite al departamento de administración de proyectos la creación de una propuesta de elementos básicos de gestión de proyectos, sobre la estandarización de las metodologías, definición de puestos y expectativas de desempeño, desarrollo de habilidades individuales, métricas de desempeño y soporte de la cultura organizacional en el corto y el largo plazo.

El objetivo general del proyecto es crear una propuesta de Modelo de Gestión de Proyectos con enfoque en las áreas de interés: alcance, cronograma, costo, comunicación e interesados de los proyectos en la empresa Technological Solutions con la finalidad de brindar políticas y procesos que permitan la asignación de responsabilidades y rendición de cuentas en la organización.

 Los objetivos específicos son: desarrollar un análisis de la situación actual de la organización, basado en análisis de madurez en AP y en un FODA, para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completarlo con éxito. 

Realizar un análisis de resultados de la madurez, fortalezas y necesidades de la organización para identificar la situación deseada, confeccionar una propuesta de modelos de gestión de proyectos que los colaboradores de la empresa puedan utilizar en la gestión de proyectos en las áreas de interés: alcance, cronograma, costo, comunicación, recursos e interesados donde se desarrolle las fases de la guía metodológica para lograr una gestión exitosa del modelo de proyectos, incluyendo procesos para el Inicio, Planificación, recomendaciones para monitoreo, control y cierre del proyecto para las áreas de conocimiento de

gestión de alcance, cronograma, costo, comunicación, recursos e interesados.

La metodología empleada para el desarrollo del proyecto se basa en la utilización de fuentes de información primaria, donde se crearon entrevistas, encuestas, reuniones y grupos focales para la obtención de la información. Además de utilización de fuentes secundarias, tales como libros. 

Se utilizó el método analítico para el estudio a detalle de las partes e identificar las causas, la naturaleza y los efectos. El ultimo método empleado es el exploratorio, el cual habilita llevar a cabo una investigación más completa del proyecto final de graduación.

Al implementar la metodología de la propuesta de modelo, es claro que se identifican resultados éxitos en manejo de costo y cronograma con la utilización de las herramientas de acuerdo con los entregables del proyecto en desarrollo. Confirmando satisfactoriamente las expectativas de la propuesta de modelo para administración de proyectos de la investigación. 

Como por ejemplo se cumple en el 2019 con la ejecución del presupuesto acordado según el plan y además se completan todos los entregables definidos antes de la fecha acordada, dando la posibilidad de que se adelante actividades.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2043.pdf

Estudiante : ANGIE ISAACS SANCHEZ

Fecha de aprobaciòn: FEBRERO 2020

PROJECT MANAGEMENT PLAN FOR THE RENOVATION OF BAJO SOMBRA COFFEE SHOP

EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT) 

Bajo Sombra Coffee is a soon to be opened local family-owned coffee shop, placed in the owner's house backyard located in Belén, Heredia. It will have a schedule of Tuesday to Sunday from 8 a.m. to 7 p.m. 

Bajo Sombra will be visited by locals and people from the different work Free Zones located around. Its owners, the Castro González family, will transform their private residence into a local public space with the intention of their customers enjoying the coffee options in an immersive experience, but they have no previous background in construction or remodeling. 

Therefore, the project team will support the family creating a project management plan in order to maximize their resources and minimize the waste in the construction from the earliest stages of the project, so they can open the coffee shop as soon as possible and focus on running the business and creating the experience desired for their customers. 

The married couple owner of the land is already retired from their previous careers and Andrea, their daughter, works at a multinational company located in the surroundings, so the intention of this coffee shop is to generate additional income for the family and continue in parallel with the current jobs, rather than being the only income source for them.

 Nevertheless, if the coffee shop grows big enough, Andrea will like to make it her main job, as the social impact is bigger than her current job. The coffee shop will employ at least 10 people and will support additional families through different vendors. 

The Final Graduation Project's general objective was to create a Project Management Plan for the construction of the cafeteria, framed within the Project Management Institute (PMI) standards. 

The specific objectives were: to create a project charter and provide the project manager with the authority and organizational resources for the project management plan completion; to create a sustainable scope management plan, defining the key stakeholders and requirements; to create a sustainable schedule management plan for the completion of the project in the established and agreed timeframe; to create a cost management plan that ensures the completion of the work packages and manage the project within the budget constraints; to develop a sustainable resource management plan that ensures the assignment of resources complying with the international laws and conventions on labor and manage all the project resources effectively; to create a sustainable risk management plan that identifies, examines and plans the risk responses within the likelihood and impact of happening; to create a sustainable procurement management plan that ensures the external resources comply with the project budget, quality, and time requirements; to develop a sustainable quality management plan that guarantees stakeholder acceptance; to create a sustainable communications management plan that ensures timely and clear communication with the different stakeholders of the project status; to develop a stakeholder’s  management plan for the identification of the key stakeholders and their relevance to the project success. 

This project methodology included primary and secondary information sources, varying from interviews and communications via email between Bajo Sombra owners and the performing organization, to the use of the PMBOK Guide 6 th Edition (PMI, 2017) and PMI database, analyzing the information gathered through the analytical research method to create the Project Management Plan to complete the project.

 In order to successfully complete the Bajo Sombra Coffee Shop renovation, a Project Management Plan was created, framed within the Project Management Institute (PMI) standards, using an analytical method. 

The first step for the Project Management Plan was to create a project charter as stated in the specific objective number one. Taking into consideration the project deliverables and objectives, a schedule management plan was defined to complete the project in the established and agreed timeframe, as stated in the specific objective number three, including the project schedule, predecessor and dependencies, as well as the control schedule practices.

 Based on the activity list, a cost management plan was created to ensure the completion of the work packages and manage the project within the budget constraints, including the cost estimates and cost control activities, as stated in the specific objective number four. 

With the created procurement management plan, the procurement types, the procurement needs, and categories were identified to ensure the external resources comply with the project budget, quality and time requirements, as per specific objective number seven. 

Based on influence, impact, power, and interest, the key stakeholders were identified and their relevance to the project success in the stakeholder’s management plan, in the register matrix, analysis, and management decision, as per the specific objective number ten. 

The Project Management Plan was successfully created based on the Project Sponsor and other stakeholders’ requirements, as it was set as the general objective of the Final Graduation Project. 

It is highly recommended to Bajo Sombra Coffee Shop to keep a project pipeline to make continuous improvements for the customers, as well as to consider making surveys (in social media) about which music groups should be considered to increase customer interactions and engagement. 

In general, they should keep updating the business plan as needed, to ensure competitiveness. The University for International Cooperation (UCI) should assign the tutors earlier in the process to ensure the alignment is done according to the schedule provided in the Graduation Semin

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2042.pdf

Estudiante : Valeria Mena Guevara

Fecha de Aprobaciòn : March 2020

PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UNA OFICINA DE GESTION DE PROYECTOS (PMO) PARA LA EMPRESA EX2OUTCODING

RESUMEN EJECUTIVO

 En las últimas décadas se han venido experimentado diversos cambios en cuanto a la manera de realizar negocios en todos los tipos de industrias. Esto ha llevado a las empresas a tener que mejorar sus procesos y sobre todo, la manera en cómo gestionan sus proyectos. 

 La compañía Ex2outcoding es una empresa con 19 años de experiencia en el campo de las tecnologías de información, que ha estado teniendo un crecimiento exponencial en los últimos años. 

En la actualidad esto representa una problemática en cuanto a la manera de gestionar sus proyectos por medio de sus diferentes equipos de trabajo. La razón de la problemática radica en que cada equipo sigue una metodología o forma diferente para gestionar sus proyectos, además de la carencia de herramientas y procedimientos estandarizados para toda la organización en materia de proyectos. 

Por lo tanto, solucionar esta debilidad es de suma importancia para garantizar el constante crecimiento de la compañía en los años venideros. Se busca que con la implementación de una oficina de gestión de proyectos (PMO) se resuelvan varios de los inconvenientes que enfrenta la organización. 

 Por ello, el objetivo general de este trabajo es elaborar una propuesta para la creación de una Oficina de Gestión de Proyectos para la empresa EX2outcoding, con el fin de estandarizar, dirigir y supervisar el desarrollo de los proyectos en la organización. 

 Los objetivos específicos son: Efectuar un análisis del conocimiento en administración de proyectos dentro de la organización para establecer el nivel de madurez de la empresa en referencia a la gestión de proyectos. 

Indagar sobre los diferentes tipos de PMO para seleccionar la que mejor se ajusta a la organización. Establecer el modelo de Oficina de Proyectos (PMO) que se implementará en la organización como ente rector para la administración de proyectos. 

Por último, crear una guía para el establecimiento de la Oficina de Administración de Proyectos seleccionada, con el objetivo de estandarizar, dirigir y supervisar el desarrollo de los proyectos en la organización. 

 Se utilizaron tres metodologías de investigación. El método analítico para realizar diferentes estudios y análisis en la organización. Se desarrolló el método cualitativo para realizar diversas entrevistas y sesiones grupales con los colaboradores de la compañía, además de varias observaciones de los procesos que se siguen en la empresa. 

De igual manera se utilizó el método xiii cuantitativo para establecer ponderaciones y rangos de los resultados obtenidos de los análisis y observaciones. Como parte de la propuesta, se realizó un diagnóstico de madurez en gestión de proyectos a la organización EX2outcoding, con el fin de establecer el nivel de madurez de la compañía en cuanto a la gestión de proyectos. 

Dicho diagnóstico se realizó utilizando el Modelo de Madurez de Harold Kerzner, conocido como PMMM por sus siglas en inglés. Este modelo se seleccionó luego de realizar un cuadro comparativo con otros modelos y analizar cuál modelo se ajustaba mejor a las necesidades de la organización, esta propuesta y los tiempos de entrega. 

 Una vez que se identificó el nivel de madurez, se procedió a seleccionar el tipo de oficina de proyectos (PMO) que se busca implementar en la organización. Dicha selección se realizó tras el análisis de los diferentes tipos de PMO que se describen en este documento. 

Finalizada la selección del tipo de oficina de proyectos se procedió a desarrollar una guía para su establecimiento dentro de la organización. Dicha guía contiene la ubicación de la oficina dentro de la actual estructura organizacional, el perfil del gerente, además del desarrollo de los planes de gestión del cronograma, gestión del costo, gestión de la calidad, gestión de las comunicaciones, gestión de riesgos, gestión de recursos y gestión de los involucrados. 

 Dentro de las principales recomendaciones se encuentran las siguientes. La realización de un estudio y la recopilación de las necesidades que la organización posee dado el interés en la implementación de una oficina de proyectos. 

No poseer un claro conocimiento de las necesidades de la organización puede afectar de manera negativa la elección del modelo a implementar. También es importante un análisis de los diferentes tipos de oficinas de proyectos que existen para seleccionar la que mejor se ajusta a las necesidades de la organización. 

La documentación de los resultados de los análisis de madurez realizados en este proyecto con el fin de que sirvan de insumos para la organización en su proceso de mejora continua según las fases 4 y 5 del modelo de madurez Kerzne

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2041.pdf

Estudiante: MANFRED VILLEGAS SÁNCHEZ 

Fecha de Aprobaciòn : JUNIO 2020

PROYECTO PARA LA PLANIFICACIÓN DEL DISEÑO, CONSTRUCCIÓN Y EQUIPAMIENTO MÉDICO DEL CENTRO DE SALUD REFERENCIAL DE GUÁPILES DE LA RED DE SERVICIOS DE SALUD INS

RESUMEN EJECUTIVO

 El Instituto Nacional de Seguros es responsable de ofrecer, pagar y brindar los servicios requeridos bajo la cobertura para accidentes o enfermedades laborales y los accidentes automovilísticos, esto se conoce como Seguro de Riesgos del Trabajo (RT) y Seguro Obligatorio Automotor (SOA) respectivamente además, brinda servicios de salud a la población poseedora de un seguro de gastos médicos del INS. 

El Centro de Salud Referencial de Guápiles no cuenta con las condiciones mínimas para brindar servicios según los valores establecidos en su plan estratégico, no cumple con lo solicitado por los entes que regulan la materia de salud en el país, poniendo así en riesgo a los mismos asegurados que cobija el Instituto Nacional de Seguros. 

Por lo tanto, se requiere desarrollar un proyecto de inversión pública social, planificado bajo los principios de previsión y racionalidad mediante la aplicación de las buenas prácticas o fundamentos de la administración de proyectos que permita desarrollar un Centro de Salud acorde a las necesidades actuales en cuanto a infraestructura, equipamiento y oferta de servicios; logrando así impactar de forma positiva los asegurados de los regímenes de Riesgos del Trabajo y Seguro Obligatorio Automotor. 

El objetivo general de este trabajo es desarrollar un plan de gestión de proyecto para la planificación del diseño, construcción y equipamiento médico del Centro de Salud Referencial de Guápiles de la Red de Servicios de Salud INS, mediante la implementación de las buenas prácticas del PMI. 

Asimismo, los objetivos específicos son: Desarrollar un plan de gestión del alcance del proyecto para la identificación del trabajo requerido para su desarrollo, desarrollar un plan de gestión del cronograma del proyecto para el control de su programación, desarrollar un plan de gestión de los costos del proyecto para el control del presupuesto de modo que se complete dentro de lo aprobado, desarrollar un plan de gestión de la calidad del proyecto para el establecimiento de estándares que satisfagan los requerimientos del mismo, desarrollar un plan de gestión de recursos con el fin de optimizar los mismos en la planificación y ejecución del proyecto, desarrollar un plan de gestión de los riesgos para el control de los riesgos y oportunidades del proyecto, desarrollar un plan de gestión de las comunicaciones del proyecto para el logro de una comunicación efectiva entre los interesados, desarrollar un plan de gestión de las adquisiciones del proyecto para el control del proceso de contrataciones del mismo y desarrollar un plan de gestión de los interesados del proyecto para la identificación y aseguramiento de la participación eficaz de los mismos en el proyecto. 

Metodológicamente, para este proyecto se utilizaron fuentes de información primarias y secundarias, desarrollándose una investigación documental con métodos de investigación de observación por entrevista y objetivo–subjetivo, basado en la observación de hechos y fenómenos reales, así como su estudio mediante observaciones personales. 

La ejecución del proyecto es distribuida en tres entregables diferentes: Perfil de proyecto, Construcción de edificio y su equipamiento y cierre. Esto facilita la ejecución del proyecto, por medio de la asignación de paquetes de trabajo para cada entregable. De acuerdo con la EDT del Proyecto se requieren de 96 unidades de trabajo para su desarrollo.

Se estableció la duración base del proyecto en 610 días (+10%). Asimismo, la disminución de la duración de las actividades de construcción y equipamiento por parte de la empresa constructora incidirá positivamente la variación en la ruta crítica (disminución). 

En términos de costos, se determinó que el entregable; construcción de edificio y equipamiento es el 72% del presupuesto, perfil del proyecto es el 19% del presupuesto, el cierre corresponde al 2% y la reserva de contingencia corresponde a 1% 7% la reserva de gestión. 

El costo total del proyecto es de ₡ 1.207.069.583. Se estableció la realización de auditorías internas de calidad (Equipo Técnico) de las actividades según las leyes, reglamentos y procedimientos aplicables. se realizan en la planificación, ejecución y posteriormente al cierre del proyecto. 

Se enfatizó que, dada la estructura organizacional de la institución, los miembros del equipo del proyecto ya se habían seleccionado con antelación. Se logró determinar el número total de canales de comunicación potenciales del proyecto que son 190, indicando un grado de complejidad alto de las comunicaciones del proyecto, aunado a la estructura organizacional y funcional de la institución. 

Se aplicó el módulo para proyectos de la herramienta para la valoración de riesgos del SEVRI (INS), determinándose que el nivel de riesgo es clasificado como moderado. Las adquisiciones del proyecto se gestionan mediante la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Se logró identificar 26 interesados, definiéndose 7 estrategias para su gestión. 

Además, con la aplicación del plan general de administración del proyecto se pretende aumentar las posibilidades de éxito del mismo, implementando una cultura institucional de proyectos en la organización y por último, con el plan general de administración del proyecto se pretende promover la utilización de las buenas prácticas en la gestión del desarrollo de infraestructura hospitalaria. 

Con el fin de mejorar las probabilidades de éxito, tanto de este como de futuros proyectos a ser ejecutados por la organización, se presentan las siguientes recomendaciones: 

El Instituto Nacional de Seguros debe incentivar la utilización de las buenas prácticas del PMBOK® en la gestión de proyectos con el fin de lograr la estandarización en el desarrollo de proyectos de alta complejidad. 

Se debe invertir en el equipo técnico que gestiona los proyectos de alta complejidad mediante la capacitación en el uso de herramientas de gestión de proyectos. Durante la ejecución del proyecto, se debe utilizar un Cuadro de Validación del alcance. 

Esto permitirá reducir la probabilidad de requerir tareas adicionales al alcance del proyecto. Asimismo, se presentan criterios de aceptación para cada tarea que compone el proyecto. Esto representa una forma de dar por finalizada una tarea dentro del proyecto. 

Con el fin de controlar el alcance del proyecto, se propone utilizar un Cuadro de Formulario de solicitudes de cambio. Esta solicitud puede ser realizada por cualquier miembro del equipo del proyecto. 

Su solicitud será revisada por el Director del Proyecto, y finalmente aprobado o denegado por el patrocinador del proyecto. Además, establecer plataformas que permitan comunicar y compartir información sobre el proyecto con sus interesados, optimizando el sistema de gestión de información del mismo.

 Y por último con este plan de proyecto es una base que se desarrolla bajo las buenas prácticas del PMI por lo que se debe de utilizar como insumo para el desarrollo del proyecto de construcción del Centro de Salud Referencial de Guápiles.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2040.pdf

Estudiante : Andrés Alfaro Chavarría

Fecha de Aprobaciòn : Junio, 2020

DESARROLLO DE UN PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO PARA LA INTEGRACIÓN DE TODOS LOS DEPARTAMENTOS EN EL PROCESO DE VENTAS BAJO EL ENFOQUE DE ÁGIL.

RESUMEN EJECUTIVO 

Este proyecto fue desarrollado en una empresa privada que tiene 25 años de realizar sus actividades comerciales en la industria agroalimentaria de Costa Rica; la cual representa un 10% del producto interno bruto (Mora Ramirez & Quirós Ballestero, 2018, pág. 21); actualmente cuenta con filiales en toda la región desde Panamá hasta México. 

La industria agroalimentaria exporta más de 350 tipos de productos agrícolas y alimentos procesados a más de 130 destinos en el mundo. (PROCOMER, 2016) Bajo el entorno actual de esta industria y la gran cantidad de proyectos que desarrolla para sus clientes y proveedores, se vuelve imperante la ejecución de los proyectos bajo el soporte de herramientas adecuadas que le permitan desarrollar sus fortalezas y establecer planes de mejora continua; como la clave para mantenerse en una industria altamente competitiva. 

De acuerdo con el análisis inicial, la organización presenta una estructura matricial fuerte y un gerenciamiento vertical, cuenta con herramientas tecnológicas de vanguardia para el gestionamiento de todos sus procesos, pero muchos no están adecuadamente definidos y gestionados; el enfoque de este plan es proponer actividades de mejora para optimizar el proceso de ventas ya que muchas de las tareas realizadas conlleva a la duplicación de actividades, almacenamiento desordenado de información clave y un consumo excesivo de tiempo por parte de los asesores técnicos para mantener actualizado el sistema con la información más relevante de cada proyecto; aunado a esto se producen constantes problemas de comunicación que generan retrasos en los entregables y que en general sumado a otros factores genera problemas de productividad y afecta el clima organizacional. 

El objetivo general de este PFG fue establecer un plan de gestión de proyecto para la optimización del proceso de gestión de ventas bajo la metodología ágil. Los objetivos específicos desarrollados en este PFG fueron:

 1. caracterizar los modelos de diagnóstico de madurez de proceso disponibles en la literatura para determinar mediante un análisis comparativo el modelo que mejor se adecue al proceso y la organización; 

2. identificar los principales componentes del proceso, requeridos para evaluar el modelo de diagnóstico mediante herramientas de análisis de datos; 

3. determinar el nivel de madurez del proceso de ventas mediante la ejecución del diagnóstico para utilizar como punto de partida con el fin de medir el avance y la mejora continua para llevar el proceso a un nivel de madurez superior; 

4. realizar el modelado del proceso actual para identificar aquellas actividades cuello de botella o improductivas, estableciendo las actividades prioritarias para optimizar el proceso e integrar a los departamentos que brindan soporte;

 5. elaborar los planes de gestión requeridos para llevar a cabo los procesos de ejecución, monitoreo, control y cierre, en una fase posterior, mediante el uso de la metodología ágil.

 Los entregables principales de este PFG fueron; los insumos para fortalecer los activos de los procesos de la organización relacionados al proceso de ventas como lo son la EDT, la matriz RACI, la herramienta de diagnóstico de madurez para su uso en auditoría interna y la evaluación inicial de madurez del proceso, el manual con diagramas de soporte, las propuestas de mejora que dan forma al alcance del proyecto y los planes de gestión para llevar a cabo el mismo en la segunda fase. 

Asimismo, las conclusiones más reelevantes de este PFG fueron establecer El PEMM de Hammer como la herramienta de diagnóstico que más se adecuó a la estructura de la organización y al desarrollo de este PFG sobre todo por su facilidad de uso para realizar auditorías internas estableciendo los resultados del diagnóstico bajo un análisis holístico de las fortalezas de aquellos aspectos que han sido más trabajados por la organización y pone la lupa sobre los aspectos más débiles, con el fin de guiar a la organización sobre las acciones a desarrollar para fortalecerlos. 

En el proceso de investigación y análisis uno de los principales hallazgos es que la organización no cuenta con documentación sobre el proceso, esto significó un reto para realizar la descomposición del proceso; para llevar acabo un adecuado análisis fue necesario realizar el levantamiento de información como la EDT del proceso y la Matriz RACI; estas dos herramientas se entregaron como insumos para fortalecer la documentación del proceso y se recomienda ser incorporados como activos de los procesos de la organización. 

El proceso se encuentra en un nivel P-1 de madurez en la escala de Hammer; en resumen las fortalezas del proceso son sus ejecutores; los cuales están altamente comprometidos con el proceso y sus plataformas tecnológicas siendo las más modernas y que soportan el proceso actualmente; los aspectos más débiles están enfocados en los aspectos de optimización de las plataformas de TI, la definición de roles y responsabilidades; los procesos de comunicación son los más claros dificultando realizar tareas interdepartamentales con eficiencia, no se cuenta con indicadores ni del proceso ni de la gestión de los facilitadores, y por ende no existen métodos de valorización de los esfuerzos, logros o excelencia de los ejecutores de manera individual tampoco se cuenta con planes de capacitación para el desarrollo de las competencias. 

Se generó como entregable un manual de proceso se entrega como una primera versión del manual de procedimiento y un plan de gestión de proyecto adecuado a la organización utilizando metodologías estandarizadas en gestión de proyectos, estableciendo la plataforma para llevar a cabo en una segunda fase las mejoras propuestas; se espera que este plan de gestión sirva a futuro para que la organización realice sus proyectos bajo la metodología ágil de forma regular. 

Se recomienda a la Dirección de la organización generar una cultura de mejora continua que pueda ser claramente medida y evaluada en el tiempo, a la Gerencia de ventas se recomienda considerar la automatización de una diversidad de tareas ejecutadas en el proceso mediante las plataformas ya existentes; a la Dirección se recomienda fortalecer la gestión de los recursos humanos a través de un plan de capacitación de las herramientas tecnológicas utilizadas para estandarizar a todos los usuarios, además se recomienda a la Gerencia de ventas definir indicadores de desempeño adecuados para evaluar a los colaboradores que son el recurso más importante de la organización. 

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Estudiante : ANA GABRIELA SOLIS SEGURA

Fecha de aprobaciòn :  Julio, 2020 

Project Management Plan for the monitoring and Evaluation of the Youth and Community Program (YCT) in Belize

EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT) 

The Belize Youth and Community Project (YCT) was established in 2013, which was to target vulnerable communities with an emphasis on restoration of community values within the south side areas of the city. 

The Ministry of Human Development, Poverty Alleviation and Social Transformation a body of the government of Belize was mandated to promote economic development through investment promotion, entrepreneurial development, marketing and policy development for vulnerable areas. 

The proposal was to create a monitoring and Evaluation plan for the Youth and Community Transformation Project (YCT) as identified in the charter. The project would correlate with the objective of the YCT as a developmental initiative. 

The problem to be solved would be assisting with program assessment and determine quality of program delivery under the project for stakeholders as well as identify areas for improvement in resource allocation. Quite often these projects do not allow for proper assessment of the use of governmental resources and that affects the justification for additional funding. 

The general objective was to develop a Project management plan within the professional standards of the Project Management Institute (PMI) to used in the monitoring and evaluation plan for the Youth and Community Transformation project (YCT) in Belize. 

The specific objectives were: to create a project charter to formally authorize the project and provide the Project Manager with the authority to apply organizational resources to the project in order to produce the Project Management Plan; to create a project integration management plan to successfully coordinate all elements of the project which includes coordinating multiple tasks, managing conflicts as well evaluating resources and stakeholders; to create a scope management plan that included all the work required to complete the project; to create a schedule management plan which supported the development and management of a project schedule and ensured the project was completed within the time allotted;to create a cost management plan that defined the processes for developing and managing project budget within the project needs;to develp a quality management plan that identified the quality requirements for the project which ensured that results meet expectations for approval within the time,cost and scope constraints;to create a human resource management plan that ensured all human resources were identified and managed effectively to complete the project within time, cost and scope constraints;to develop a communication management plan which ensured the timely and effective communication of the project status and critical information; to create a risk management plan that identified and examined risks for the successful completion of the project amd developed plans to minimize the chances of negative risks; to develop a procurement management plan that was used to obtain goods, services or results required by the project, and to develop a stakeholder management plan that identified and supported all the project stakeholders and ensured effective stakeholder engagement. 

The Methodology used for the research was analytical or explanatory. The main resources that was used to gather information included A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMI) Sixth Edition and interviews , documents from project team members on behalf of the Belize government.

The information was analyzed in order to create the supporting plans for the project plans associated to the YCT project . The Project Management Plan developed using the PMI provided a a new methodology for the project team to build a more thorough project management plan for a project that could assist the most vulnerable, such as the YCT. 

The plans developed would help the YCT project team better manage the project and guarantee higher rate of success. It is highly recommended the YCT project team consider using plans that would better evaluate projects funded by international banks. 

Plans developed to determine how resources are utilized and what risks are associated with such projects, offer a better reporting system for donors and stakeholders. The YCT project team should also utilize document preparation and management to organize, store and create a centralized location for project planning and future organizational process assets.

 In conclusion, while project documents provided by the YCT project attached to the Minisrty of Human Development offered much guidance in developing the FGP, the PMI project management Knowledege areas were central in focusing on how the process would be achieved for success.

 it is quite obvious how the knowledge areas are critical aspects of project execution for stakeholder satisfaction. Additionally, when considering how the YCT will be beneficial for the government and future endeavors that beneft the ministry; Ideally, it is highly recommnened that the ministry considers an approach to YCT projects that is standardized as one does not presently exist. 

The purpose of doing the this FGP was to ensure that evaluation systems can be included in youth projects as a a way of measuring success. 

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Estudiante :Joseph Stamp-Romero

Fecha de aprobaciòn : Mayo  2020

PLAN DE GESTIÓN DE LA PRE-INVERSIÓN DEL PROYECTO DE SUSTITUCIÓN DE DOS EQUIPOS DE RESONANCIA MAGNÉTICA EN EL CENTRO NACIONAL DE IMÁGENES MÉDICAS.

RESUMEN EJECUTIVO 

 Aunque desde mediados de la década del 90 han existido escáneres de resonancia magnética en el país para atención médica a nivel privado, la creación del Centro Nacional de Imágenes Médicas el cual fue dotado de dos equipos de resonancia magnética de 1.5 teslas ha obtenido datos que contribuyen de manera muy importante en la exactitud diagnóstica, la cual desde su puesta en marcha fue utilizada por los diversos especialistas en salud.

 En el caso de estos dos equipos, con el pasar de los años y exhaustivo uso, han mostrado un deterioro significativo, aun cuando la atención de mantenimientos correctivos es decir por fallas fue siempre inmediata, presentándose la desventaja de que en diversas ocasiones ha sido difícil adquirir los repuestos por medio de casa fabricante haciendo más notorio el camino al cual el servicio se está enfrentando. 

 Estos equipos, al presentar un rezago tecnológico, limita el número de exploraciones a realizar; por lo que necesitan ser actualizados, tanto a nivel de software como de hardware, dado que para la institución se ha mostrado un mal panorama al percibir por parte de la casa fabricante existe menos apoyo al adquirir repuestos, y que se ha venido solicitando tiempo para la fabricación de los mismos debido a que no se encuentran disponibles, lo cual ha ocasionado la cancelación de citas hasta que el equipo quede nuevamente en funcionamiento generando una gran pérdida de tiempo a la institución y atrasos en las listas de espera. 

 Al presentarse esta situación se detectó la necesidad de realizar el cambio de estos, dado que los fondos que se utilizarán son públicos, en primera instancia es necesario elaborar el estudio de pre-invesión con el fin lograr determinar el monto y beneficio real que la sustitución de ambos equipos representase.

 El objetivo general de este proyecto fue elaborar un estudio de pre-inversión para la sustitución de dos equipos de resonancia magnética, para mejorar la atención médica que se brinda a los pacientes del Centro Nacional de Imagénes Médicas. 

En cuanto a los objetivos específicos fueron: desarrollar un plan de gestión del alcance para determinar cómo este estudio de pre-inversión será definido, estructurado, validado y controlado, elaborar un plan de gestión del cronograma para administrar la culminación del proyecto en el plazo que se establezca, realizar un plan de gestión del costo para gestionar el presupuesto del proyecto, establecer un plan de gestión de la calidad para cumplir con los requisitos de calidad establecidos del proyecto, desarrollar un plan de gestión de las adquisiciones para identificar la forma apropiada de adquirir los nuevos equipos de resonancia magnética, definir un plan de gestión de riesgos con el fin de mitigar los riesgos que puedan presentarse durante el desarrollo del proyecto, definir un plan de gestión de los interesados para desarrollar estrategias de administración adecuadas que permitan el involucramiento total de todas las partes. 

 La metodología que fue utilizada en este proyecto radicó en primera instancia en dar a conocer algunos aspectos por los cuales surgió su necesidad, la relación entre el enfoque y algunos conceptos fundamentales vinculados con la preparación del proyecto, además se presentó una explicación detallada de la organización y los contenidos del documento haciendo especial referencia al sector salud, se brindó una explicación de los distintos criterios de evaluación del proyecto desde el punto de vista técnico, económico y social, aspectos especiales, tales como mercado, localización, tamaño, normativa institucional, aspectos legales y de financiamiento y otros expresamente señalados en la utilización de recursos públicos. 

 En cuanto a las conclusiones es evidente que a nivel nacional existe una gran demanda de solicitud de estudios de resonancia magnética a por lo que es muy importante para el desarrollo de este proyecto la elaboración de un exhaustivo estudio de mercado debido a la alta complejidad del equipo que se desea adquirir. 

 Además, el estudio de pre-inversión permitió verificar aspectos técnicos, económicos, indispensables para el desarrollo del proyecto. La recomendación más evidente, dado el análisis efectuado con anterioridad, es la de llevar a cabo el proyecto de acuerdo con el criterio de decisión inicial tanto de alcance como de los demás procesos que conlleva un proyecto, con el fin de lograr completar todas las etapas, por lo que para el mismo se requirió contar con toda información de manera inicial.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2037.pdf

Estudiante: Yendry María López Álvarez

Fecha de aprobación : Junio, 2020

ABSTRACT:

 

El presente documento tiene como objetivo elaborar un plan de gestión de la pre-inversión para la sustitución de dos equipos de resonancia magnética con el fin de mejorar la atención médica que se brinda a los pacientes del Centro Nacional de Imágenes Médicas. Estos equipos de resonancia ya han transcurrido su vida útil por los que al estar obsoletos ya no se encuentran en línea de producción sus repuestos, no se pueden realizar actualizaciones de su sistema de software debido a que las nuevas versiones de aplicación médica no son compatibles con el hardware de los equipos.

 

El producto final de este proyecto consiste en un estudio de pre-inversión para la sustitución de dos equipos de resonancia magnética. Este estudio está compuesto por los entregables finales del proyecto que corresponden a los planes de gestión: plan de gestión del alcance, del cronograma, de los costos, de la calidad, de los recursos, de las comunicaciones, de los riesgos, de las adquisiciones, y de los interesados. Para esto, se utiliza una metodología analítica-sintética y la guía que provee el Project Management Institute.

 

Como resultado del proyecto se identifica que es evidente que a nivel nacional existe una gran demanda de solicitud de estudios de resonancia magnética a por lo que es muy importante para el desarrollo de este proyecto la elaboración de un exhaustivo estudio de mercado debido a la alta complejidad del equipo que se desea adquirir. Se recomienda llevar a cabo el proyecto de acuerdo con el criterio de decisión inicial tanto de alcance como de los demás procesos que conlleva un proyecto, con el fin de lograr completar todas las etapas, por lo que para el mismo se requirió contar con toda información de manera inicial.