RESUMEN EJECUTIVO
Riteve SyC es una empresa de servicio en el campo de la seguridad vial y de la inspección
técnica vehicular.
A partir del 2017, la empresa empezó a formar parte del grupo Applus, una
organización que opera en más de 72 países siendo líder a nivel mundial en temas de inspección
vehicular, energía, certificación y pruebas de laboratorio.
El modelo de Riteve ha sido un
ejemplo en Centro América y Latinoamérica en cuanto a temas de seguridad vial e inspección
vehicular, por tanto, constantemente busca actualizaciones y mejoras en cada uno de los procesos
desarrollados.
Dentro de la organización, el manejo de los proyectos se ha ejecutado mayormente en el área
técnica y con apoyo de la parte operativa; sin embargo, en muchos casos la oportunidad de
desarrollar estos proyectos, cumpliendo con el alcance, tiempo, costo y con la calidad esperada
por los diferentes patrocinadores, no siempre se cumplió.
Del análisis realizado en la
organización, se evidenció que la empresa no cuenta con una estructura fundamentada en
principios y cultura de administración de proyectos, lo cual ha afectado los resultados,
principalmente de tiempo y costo de acuerdo con las expectativas y fundamentos que se trazan a
nivel organizacional.
En este punto radica que no se efectúan los trabajos bajo metodologías
estratégicas que beneficien en general el desarrollo de proyectos, generando alteraciones y
ejecución de actividades variadas de acuerdo con los requerimientos para cada proyecto.
El no contar con directrices institucionales claras, y la ausencia de un área responsable de
gerenciar los diferentes proyectos tanto internos como externos que se ejecutan en la empresa, ha
generado diversas dificultades en términos de la llamada triple restricción (costo, tiempo,
alcance) repercutiendo en la calidad del producto entregado.
Lo anterior, se ve agravado por la
inexistencia de metodologías, herramientas, software especializado y personal con el
entrenamiento y competencias especializadas para facilitar la administración de los proyectos.
El objetivo general de este proyecto fue elaborar una propuesta para la creación de una Oficina
de Gerencia de Proyectos (PMO) en la Empresa Riteve, para definir y mantener estándares en el
aseguramiento y cumplimiento de los objetivos y propósitos de los proyectos de la organización.
Los objetivos específicos fueron: efectuar una evaluación de las prácticas en gestión de
proyectos que se desarrollan en la empresa para determinar el nivel de madurez actual,
determinar según los modelos de PMO, cuál es el más conveniente para la Empresa Riteve.
Para
su aplicación dentro de la Organización en la coordinación y desarrollo de proyectos, especificar
las características y funciones de la PMO en la organización para estructurar de manera idónea
cada uno de los procesos desarrollados en la gestión de proyectos, ubicar estratégicamente la
PMO en la estructura organizacional para lograr la optimización en el desarrollo de procesos y
procedimientos relacionados con proyectos, proponer la estrategia de implementación de la
PMO, con el fin de estandarizar la metodología en el desarrollo de los proyectos que mantiene la
empresa para que estos sean ejecutados y completados exitosamente.
Dentro del marco de desarrollo del presente PFG se utilizaron tres métodologias de
investigación: el análitico sintético con el fin de analizar la situación de cada una de las áreas de
la empresa y fundamentar cada una de las observaciones realizadas; el método histórico para evaluar cada uno de los aspectos característicos desde experiencias anteriores; y el método hipotético deductivo para realizar el análisis y validación de la información obtenida en el
desarrollo del trabajo para elaborar la propuesta de PMO para la empresa.
En el desarrollo de los objetivos propuestos de este trabajo, se realizó la recolección de datos
mediante investigación documental con la revisión de publicaciones especializadas, textos y
revistas; y a través de investigación de campo con la aplicación de un cuestionario que sirvió
para la evaluar el estado de la empresa Riteve SyC en cuanto a la administración de proyectos.
Así mismo, se llevó adelante una investigación de carácter descriptivo y explicativo sobre el
tema, lo cual facilitó la identificación del nivel de madurez en administración de proyectos
existente en la organización, determinándose posteriormente el modelo y características de la
Oficina de Administración de Proyectos acorde con las particularidades de la organización y de
acuerdo a su nivel de madurez en proyectos.
Del análisis de madurez en administración de proyectos realizado a la empresa Rieteve SyC, se
determinó que se encuentra en el nivel 1, Lenguaje Común, según el modelo de madurez de
Kerzner. Por lo que se estableció que el modelo de PMO más adecuado a las carencias críticas de
la empresa es el de Torre de Control, ya que se observó la gran necesidad del desarrollo y
manejo de una metodología única que guíe uniformemente la ejecución de los proyectos.
Se
consideró como la ubicación óptima de la PMO dentro de la organización de la empresa, el
mismo nivel jerárquico de las gerencias funcionales, lo cual favorecerá la comunicación entre los
líderes de proyecto, personal involucrado y el equipo de la PMO.
La fundación de la PMO en Riteve SyC, permitirá la creación de metodologías, así como la
definición, selección y desarrollo del equipo de proyectos, para ello se dimensionó el personal
inicial de la PMO y su ubicación en la estructura organizacional de la empresa, igualmente
facilitará la definición de planes de adiestramiento en gestión de proyectos, el aprovechamiento
de las herramientas existentes y la definición de nuevos sistemas de información y control; así
como también los planes de tutoría y la documentación y comunicación de lecciones aprendidas.
La alta dirección debe de mantener un alto grado de compromiso en la implementación de la
PMO brindando los recursos y herramientas necesarias para el buen desarrollo de las
metodologías.
El beneficio principal de la PMO es el soporte que obtendrá la organización de proyectos. Esta
operación se traducirá automáticamente en múltiples beneficios y valor agregado para la
empresa, así como el logro de un control de proyectos claro y transparente; orden y efectividad
en los proyectos, utilización metódica de herramientas y técnicas de administración de proyectos,
y la reducción del riesgo en los proyectos y negocios de la Empresa.
Para los involucrados en los
diferentes proyectos, incluyendo a la alta dirección, las principales prioridades y
responsabilidades serán el mantener una adecuada difusión de reportes y boletines informativos
sobre las actividades de la PMO, eventos de administración de proyectos y sobre eventos
relacionados con la organización de proyectos de la empresa; de esta manera, se mantendrá una
adecuada comunicación entre los involucrados y colaboradores de la empresa.
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