RESUMEN EJECUTIVO
La implementación de la PMO en la Municipalidad de Alajuelita tiene sus antecedentes en
la creciente demanda de servicios por parte de la comunidad de ese cantón en proyectos y
acciones que potencien el bienestar de la niñez y la adolescencia; así como también está
enmarcado en la estrategia Bicantonal entre dicha Municipalidad y la Municipalidad de
Escazú, donde la reciprocidad y el intercambio son los principios fundamentales de la
mutua cooperación para el desarrollo comunal e institucional de ambas municipalidades.
Con la implementación de esta PMO, se logró mejorar la gestión integral de los procesos
de proyectos, en el marco del mejoramiento organizacional, el cual permitió al equipo de la
Municipalidad reconocer la necesidad de la implementación de los principios y procesos de
la administración de proyectos, mejorando así su capacidad de responder a las necesidades
y desafíos en temas de niñez y adolescencia.
El objetivo general de este proyecto fue la elaboración de una propuesta de implementación
de una oficina de administración de proyectos (PMO) para la Municipalidad de Alajuelita,
de acuerdo con sus necesidades y capacidades, que contribuya a mejorar la oferta de
servicios enfocados en la protección de los derechos de la niñez y adolescencia.
Los
objetivos específicos fueron: realizar un análisis de madurez y necesidades de la
Municipalidad para poder dirigir la propuesta de PMO que le permita ejecutar y controlar
proyectos enfocados en la niñez y adolescencia, además de recomendar el tipo de PMO
idóneo de acuerdo con los resultados obtenidos en el objetivo previo, basados en el análisis
de madurez en la administración de proyectos para identificar las características y funciones
idóneas, ubicar en la estructura organizativa una oficina de proyectos enfocada en temas de
niñez y adolescencia para poder darle el posicionamiento en la gestión de proyectos y que
cumpla con sus funciones propuestas, donde permita a esta Oficina de PMO identificar los
recursos para mejorar la madurez organizacional y las estrategias de comunicación entre las
áreas de la institución.
Se realizó una metodología inductiva-deductiva, donde se utilizaron las entrevistas,
reuniones, análisis de información, juicio de expertos y se aplicó el método y los
instrumentos propuestos por H. Kerzner para medir el nivel de madurez de la organización,
entre otros.
La realización de este proyecto, por medio de una propuesta estructurada y
acorde a las posibilidades y demanda de la Municipalidad, permitirá gerenciar una
adecuada toma de decisiones a nivel organizacional, así como también permitirá identificar
las principales características con las que debe de contar la PMO que se pretende instalar, y servirá como importante insumo, dado que, la municipalidad ha expresado su necesidad de
introducir cambios al interno de su estructura organizacional actual.
Como hallazgos principales de los resultados aplicados a través del modelo de H. Kerzner
resalta la necesidad de la Municipalidad de generar productos de alta calidad, sobre todo en
la implementación de plantillas y herramientas útiles y sencillas que les permita una
estandarización de procesos, por lo cual es un proceso por mejorar, dado que ha generado
afectación en el rendimiento y manejo de la información de los proyectos.
Se identificó la necesidad de contar un robustecido plan de capacitación para la
Municipalidad, lo que permitirá una mayor orientación al equipo para poder unificar
conceptos, procesos, así como también será una forma de sensibilizar sobre la resistencia al
cambio en la incorporación de la metodología en la dirección y sus departamentos.
Es importante mencionar que de acuerdo con el análisis realizado la propuesta de
implementación de la PMO en la Municipalidad no representa un costo elevado, dado que
los costos iniciales se estimaron en $50,000, por el gran beneficio que generará, merece su
inversión.
Luego del análisis, se concluye que el modelo de PMO que mejor se adecúa a las
características y necesidades que presenta la Municipalidad es la Torre de Control, ya que
se requiere de una definición de metodologías más claras y únicas, así como un lenguaje
común en cuanto a la planificación, desarrollo, control y cierre de proyectos.
Se recomienda a la Alcaldía un involucramiento más activo en el proceso, por ser en este
caso el órgano de toma de decisiones en conjunto con la Junta Directiva, para seguir
incentivando una cultura organizacional y concientización sobre la importancia de la
administración de proyectos, así como también facilite los recursos, el tiempo y los costos
para poder asegurar la PMO en la Municipalidad.
Dentro de las principales recomendaciones que se realizaron durante este proceso, sobre el
cambio de cultura organizacional que requiere, se recomienda que se realice mediante un
proceso de capacitación y divulgación, pero de forma gradual, en el cual la Junta Directiva
y su alcalde deben de apoyar y promocionar de manera activa para asegurar la misión y
visión plasmadas de la Municipalidad.
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Estudiante: EVA SOJO DELGADO
