RESUMEN EJECUTIVO
El Departamento de Equipo Médico forma parte del Área de Ingeniería y Mantenimiento del
Hospital Dr. Enrique Baltodano Briceño que es uno de los 29 hospitales que conforman la Caja
Costarricense de Seguro Social y fue fundado en 1854.
El departamento se encarga de la gestión,
control y aseguramiento de la calidad de todos los equipos médicos del hospital, con el fin de
mantenerlos en condiciones óptimas para el diagnóstico, tratamiento y monitoreo de los
pacientes.
Sin embargo, se ha dejado de lado la gestión de proyectos y buenas prácticas en su
desarrollo, no se cuenta con métricas o plantillas de calidad, ni métodos de evaluación de
gestión.
Además, en los últimos dos años se ha tenido un incremento en la rotación de personal y, debido
a que no se hace una sistematización de labores, asignación, ni estructura formal del
departamento, se ha incurrido en errores los cuales, en muchas ocasiones, incrementan los
cronogramas y costos estimados.
Por lo tanto, se determinó que se debía aplicar un análisis de
madurez en administración de proyectos y una propuesta de una metodología en administración
de proyectos para mejorar la gestión, planificación, control y calidad en los servicios del
departamento.
Con esto se busca crear conciencia e interés en los colaboradores y personal sobre
el impacto positivo que tiene el desarrollo de buenas prácticas en sus labores diarias.
El objetivo general fue llevar a cabo un análisis de madurez y una propuesta de metodología en
administración de proyectos para el Departamento de Equipo Médico del Hospital Dr. Enrique
Baltodano Briceño, con el fin de que se incrementara la eficiencia en la planificación y gestión
de proyectos del departamento.
Los objetivos específicos fueron: elaborar un análisis de madurez
en gestión de proyectos, con el fin de que se identificaran oportunidades de mejora en el
Departamento de Equipo Médico; proponer una metodología de administración de proyectos con
base en los resultados del análisis de madurez para que se aumentará la eficiencia en la
planificación y gestión de los proyectos del departamento y definir una estrategia de
implementación de la metodología propuesta que asegurara su aplicabilidad y adaptabilidad.
Los métodos de investigación utilizados en este proyecto fueron el analítico-sintético, para
examinar los elementos y características de los objetivos mediante la identificación,
descomposición, evaluación y análisis de información y aspectos relevantes como la gestión,
herramientas y procesos utilizados para incorporarlos a la metodología.
Posteriormente se unificó
en una síntesis general del problema, también se utilizó el método de investigación-acción, en el
cual se estableció una metodología rigurosa para la solución del problema mediante entrevistas y
el seguimiento de los ciclos derivados de la guía.
Además, para el desarrollo de este trabajo final de graduación se utilizaron entrevistas, juicio
experto, cuestionarios, así como el uso del estándar del PMI como referencia, mediante el
PMBOK Sexta Edición, del 2017, los 5 grupos de procesos y las 10 áreas del conocimiento.
El desarrollo del proyecto implicó un análisis de madurez en gestión de proyectos, mediante el
modelo de Harold Kerzner, en el cual se involucró a los colaboradores que poseen participación
en los proyectos, se determinó que el departamento posee un nivel medio-bajo de madurez, por
ende, la organización reconoce procesos comunes para la repetitividad del éxito en los proyectos.
Sin embargo, existen aspectos como la gestión de las comunicaciones, de la calidad, la planificación, el control y monitoreo, entre otros que deben mejorarse.
Además, la organización
requiere una metodología en administración de proyectos que estandarice los procesos actuales.
Como segundo objetivo se desarrolló la propuesta de metodología utilizando como base la guía
del PMBOK y las buenas prácticas dictadas por el Project Management Institute, esta se basó en
una serie de plantillas y actividades para la mejora de las fases de inicio, planificación, ejecución,
monitoreo y control y cierre de los proyectos.
Por último, se desarrolló una estrategia de
implementación de la metodología para asegurar la correcta adaptabilidad de la metodología en
el departamento.
La estrategia contiene la revisión y mejoras a la metodología, un plan de
gestión del cambio el cual incluye un análisis de recursos, procesos y herramientas actuales, un
plan de capacitación, este a su vez se divide en una sección de sensibilización y otra de
capacitación en la metodología de administración de proyectos propuesta y por último, un plan
piloto para determinar la viabilidad y adaptación de la metodología.
Como conclusión el cuestionario de análisis de madurez determinó que el departamento posee un
nivel medio-bajo de madurez, lo cual indica que presenta oportunidades de mejora en aspectos
como calidad, comunicaciones, cronograma, monitoreo y control, registro de lecciones
aprendidas y procesos de control integrado de cambios.
Además, se logró definir una
metodología para la formulación y gestión de proyectos, con base en los resultados del análisis
de madurez y fundamentada en la guía del PMBOK.
La metodología se basa en procesos
estandarizados y ordenados, potencializado con plantillas que definen y registran las actividades
que se requieren para la mejora en la planificación y gestión del departamento.
Asimismo, la estrategia de implementación implicó una revisión y mejora de la metodología, un
plan de gestión del cambio el cual incluyó un análisis de los recursos actuales y un plan de
capacitación y por último un plan piloto, los cuales promovieron el involucramiento y
compromiso de los involucrados, generaron una cultura en proyectos y un lenguaje común en la
organización, de esta forma se asegura el éxito en la adaptabilidad de la metodología en
administración de proyectos propuesta.
Por otro lado, se recomendó que, una vez finalizado un
tiempo prudencial de 6 meses desde la implementación de la metodología, el autor lleve a cabo
otro análisis de madurez, con el objetivo de determinar si se requieren ajustes, mejoras o
cambios.
De igual forma, una vez que el líder del proyecto haya desarrollado nuevamente el
análisis de madurez y determine que el nivel del departamento ha aumentado, se recomienda
valorar la creación de una Oficina de administración de proyectos (PMO), para centralizar y
coordinar formalmente la dirección y gestión de proyectos de toda la organización.
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Estudiante : Jennifer Sofìa Gutiérrez López
