RESUMEN EJECUTIVO
El Proyecto Final de Graduación se realizó en la empresa ABC, compañía dedicada al desarrollo de nuevas tecnologías en el área de servicios de informática, los cuales incluyen productos de software y hardware.
Por muchos años, la empresa ha desarrollado alianzas estratégicas con otras compañías multinacionales, las cuales permiten una relación comercial sostenible y duradera, la cual permite a ambas partes compartir riesgos con el fin de alcanzar objetivos en común.
Esta relación permite a ABC dar servicios al cliente en cinco continentes y más de 70 países. Los equipos que dan soporte enfrentan todos los días desafíos
culturales, idiomáticos y de diferentes de zonas de horario.
La naturaleza de los servicios prestados hace que se requiera personal altamente calificado para responder de forma rápida a la solicitud de nuevos requerimientos y transformarlos en diseños que permitan una adaptación rápida a los cambios.
La empresa realizó cambios en los procesos de soluciones para introducir procesos mejorados y expeditar solicitudes con los requerimientos que se necesitaban en los diseños. Se agendaron más reuniones entre los interesados y los participantes de los procesos de soluciones, sin embargo, el cliente reiteró en constantes ocasiones que lo único que se lograba era crear diseños que no se adaptaban a los requisitos entregados por los usuarios finales.
La empresa ha mantenido una relación con el cliente de más de diez años y se
renegoció una extensión por otros 5 años adicionales. En esta cuenta trabajan
más de tres mil personas a nivel mundial sin contar los subcontratistas involucrados en otros servicios.
El proceso de generación de soluciones técnicas tiene una duración promedio de 57 días, lo cual representa 37 días más de lo establecido en el contrato. Un mejoramiento en los procesos actuales es esencial y urgente para conservar mantener una relación comercial saludable y la fuente de empleo que representa.
El objetivo general de este proyecto fue desarrollar un plan para mejorar la metodología de gestión de proyectos en la empresa ABC y mejorar el proceso de solicitud y recibo de especificaciones del cliente siguiendo las mejores prácticas de la Guía del PMBOK (PMI, 2017) y la metodología Seis Sigma.
Los objetivos específicos fueron: hacer un análisis del proceso actual y cada una de sus actividades de manera que se identifique claramente los dueños de cada una de ellas y los sistemas/herramientas utilizados; definir las fases de la metodología de la administración de proyectos en la empresa ABC con el fin de comprender la forma de desarrollar los proyectos; desarrollar un proceso nuevo con las plantillas necesarias que permitan estandarizar los procesos, eliminar o disminuir los tiempos de entrega y los retrabajos en el recibo de requerimientos y en la creación e implementación de la solución técnica; diseñar el modelo de gestión de conocimiento, específicamente en el área de capacitaciones, y definir las plantillas a utilizar; definir el plan para la implementación de los nuevos procesos y plantillas en el sistema de manejo de Proyectos PgMP.
En la realización de este proyecto final de graduación se utilizaron los siguientes
métodos de investigación: analítico-sintético, inductivo-deductivo y de observación.
La información se obtuvo de fuentes primarias como entrevistas y el contrato
comercial; también de información secundaria como revisión bibliográfica. Se
realizó un análisis de los procesos de la empresa y, mediante una descomposición y revisión de estos, se siguieron las mejores prácticas establecidas en la metodología Seis Sigma y la Guía del PMBOK (PMI, 2017).
Como parte de las conclusiones se determinó que, a pesar de la estructura definida de la empresa, la cual incluya una PMO y el sistema PgMP, se carece de una buena integración de los procesos y eso se traduce en los problemas encontrados en las soluciones entregadas y el producto final de los proyectos.
Durante la etapa de desarrollo se diseñaron trece plantillas que se enfocan en
asegurar el proceso de recolección de datos y validación de los requisitos del
cliente y otras cuatro para los procesos de capacitaciones.
También se desarrolla un plan de implementación de la nueva metodología de gestión de proyectos, de forma que la empresa ABC pueda seguir su incorporación paso a paso.
En cuanto a las recomendaciones, durante el desarrollo del trabajo, se detectaron posibilidades de mejora en otras áreas y aspectos que, por la naturaleza de este proyecto, no podían ser incluidos.
Sin embargo, es importante deja documentadas cada una de estas posibilidades de mejora con una descripción breve de lo encontrado y quien debería ser responsable de revisar las recomendaciones y desarrollar un plan de mejora.
La primera recomendación sugiere que el Gerente de los Arquitectos de la Solución debe revisar las actividades específicas para producir un diseño en el
tiempo que el cliente espera y para el cual existe un nivel de servicio que no se
alcanza, ya que el tiempo esperado es de 20 días y el promedio actual es de 57
días.
La segunda recomendación es que el Gerente de Controles incluya los datos que
se seleccionan en el sistema PgMP en las auditorías de proceso, ya que se comprobó que se asignan incorrectamente los niveles de complejidad de los
proyectos y esto genera una deficiente gestión de todos los procesos.
La tercera recomendación es incorporar el concepto de celdas de trabajo y que,
tanto la empresa como el cliente, asuman una responsabilidad conjunta por las
métricas y tomen decisiones ágiles para poder alcanzarlas.
Este cambio es responsabilidad de los Gerentes de Portafolios de ambas empresas, quienes deben cambiar su mentalidad y entender que la responsabilidad de la entrega de un diseño no es solo del Arquitecto de la Solución, sino también de todas las personas que colaboran en ellas.
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Estudiante: CARLOS PORRAS NAVARRO
Fecha de Aprobaciòn: Abril, 2020
