PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO CONSTRUCCIÓN DEL CEN CINAI Y CONSULTORIO DE SANTA CLARA DE UPALA

RESUMEN EJECUTIVO  

Durante muchos años nuestro país se ha destacado de un índice de mortalidad infantil inferior al resto de Centro América y con forme han transcurrido los años desde el 2003 que la tasa de mortalidad era un 10,53, al 2011, se habla de una tasa del 9,45. Esto no solo se debe a una mejor calidad de vida para nuestros infantes con forme pasan los años sino también a una mejor organización y planificación de la forma como se maneja la salud de esta población en nuestro país. 

Con esta meta es que se viene trabajando en desarrollar nuevos centros de salud que no solo traten de bajar con forme pasan los años esta tasa critica, sino también de darles una mejor calidad de vida a muchos niños y niñas que están dentro de este porcentaje.  

El objetivo principal de este proyecto fue Elaborar un plan de proyecto que contenga la información y acciones necesarias para la Planificación y ejecución de forma planificada y ordenada de la construcción de un edificio que funcione como recinto para las actividades del CEN CINAI y Consultorio en la zona, considerando las guías y mejores prácticas presentadas en el PMBOOK del Project Management Institute (PMI). 

Los objetivos específicos fueron 1- Elaborar un alcance de proyecto, principales entregables, limitaciones, definición de tareas, EDT que permita tener una clara visión de las labores a realizar en el proyecto y de esta forma controlar los objetivos. 2-  Definir las actividades con sus respectivos estimados de tiempo para cada tarea del desarrollo del proyecto que precisen los productos entregables en cada una de las fases del plan. 3- Desarrollar un presupuesto que indique los costos de cada una de las actividades así como una programación que indique la duración de las mismas. 4-  Desarrollar un plan de responsabilidades para delimitar el rol de cada recurso involucrado en el proyecto, eliminando la repetición indebida de actividades que generan gasto en tiempo y costo. 5-  Desarrollar una estrategia de comunicación que garantice el flujo adecuado y pertinente de la información para evaluar las oportunidades y deficiencias en un tiempo oportuno, definiendo las necesidades de información para cada recurso del proyecto. y 6-  Realizar un análisis exhaustivo de los involucrados en el proyecto para mejorar aspectos de confiabilidad y compromiso con los entes que influyen e impactan con sus decisiones al proyecto.  

Para poder desarrollar este proyecto se tomaron en cuenta todas las necesidades de una población específica, en una zona específica, que estaban desprovistos de un servicio básico ya que sus necesidades lo requerían. Además se tomaron en cuenta las Buenas Prácticas de la Administración de Proyectos y los principios del Project Manajement Institute.  

Para el desarrollo del presente Proyecto Final de Graduación, será necesario utilizar fuentes de información primaria, con el objetivo de detectar, obtener y consultar bibliografía y otros materiales que puedan ser útiles para los propósitos del estudio. Seguidamente se mencionan fuentes de información primaria que serán utilizadas. Testimonio de expertos, publicaciones, tesis, reglamentos, normas,  leyes  y libros.  

Además en el presente Proyecto Final de Graduación se utilizaran la Observación Participante por parte del Director del Proyecto y también la No Participante por parte de los inspectores.  

Una vez finalizado el presente proyecto se concluyo que el Ministerio de Salud debe contar con una guía para elaborar planes de proyectos constructivos (nuevos y remodelaciones), esto debido a que los departamentos responsables no disponen del personal técnico calificado para estas labores. 

  

Además con respecto a la Administración de Proyectos, se concluyo que el Ministerio de Salud no posee una adecuada metodología para definir temas técnicos que estén relacionados con el alcance de los nuevos proyectos a desarrollar y esto provoca controversias en las licitaciones y contratos mal redactados.  

Por lo que se recomendó la contratación de un Máster en Administración de Proyectos o que se analicen la posibilidad de realizar un concurso externo para que este trabajo de planeación y ejecución sea subcontratado. Además de subcontratar profesionales que acompañen al Administrador de Proyectos en el proceso de planificación del alcance, del tiempo y del costo, entre estos, un abogado, un Ingeniero o Arquitecto, un contador y un experto en presupuestos y brindar capacitación en Administración Profesional de Proyectos a los funcionarios que asuman los distintos roles dentro del proyecto, esto para que elaboren los planes respectivos y realicen adecuadamente los proceso de iniciación, planificación, ejecución, control, seguimiento y cierre en conjunto con el Administrador de Proyectos.   

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PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL PARA EL PROYECTO: DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE PRUEBAS DE VERIFICACIÓN PARA LA TARJETA MS-546 DE TERADYNE DE CR

RESUMEN EJECUTIVO 

Teradyne Inc nace en los años 60 y es líder mundial en la fabricación de equipo automático de pruebas para dispositivos electrónicos, debido a la alta cantidad de base instalada en el mundo cuenta con dos centros de reparación de sus sistemas, uno ubicado en Costa Rica y el otro en Filipinas. Teradyne de Costa Rica cuenta con 10 años de experiencia y a lo largo de este tiempo ha incrementado su capacidad operativa y se ha expandido no solo a la reparación, actualmente cuenta con departamentos de soporte de software y de desarrollo de producto nuevo.   

Debido a la alta población de profesiones en la rama de la electrónica dentro de Teradyne, la compañía apostó por un convenio con la universidad estatal Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR). Este convenio ofrece espacio a los estudiantes para que desarrollen su proyecto final de graduación, ambientándolos a la compañía y logrando obtener disponibilidad de recursos. Además, la compañía puede disponer de los estudiantes en el momento que surjan plazas nuevas, reduciendo los tiempos de adaptación y de entrenamiento.   

A pesar de que el convenio se ha convertido en todo un éxito desde el punto de vista de recursos disponibles y de fácil adaptación, los proyectos de graduación no han tomado el protagonismo deseado. Esto ha generado una mala reputación en torno a los proyectos dentro del centro de reparación, y abonado a la poca madurez en la administración de proyectos que posee la compañía y a la guía inadecuada, el producto obtenido no cumple con las expectativas de los clientes.   

Liderar a los estudiantes en sus proyectos y encaminarlos de forma correcta en la administración exitosa de proyectos se convierte en una necesidad, además de retomar la confianza de todos los colaboradores del centro de reparación como clientes. 

Apegarse a las buenas prácticas pronunciadas por el PMBOK (PMI, 2008) establece la pauta y el orden que se debe implementar para la planeación, control y cierre de los proyectos. El PFG se basa en el proyecto de graduación de los estudiantes Gustavo Goñi y Mario Ulate, Diseño e implementación de un sistema de pruebas de verificación para la tarjeta MS-546 de Teradyne.  

El objetivo general del proyecto final de graduación es realizar una propuesta del proceso de seguimiento y control para el proyecto: Diseño e implementación de un sistema de pruebas de verificación para la tarjeta MS-546 de Teradyne de Costa Rica, con el fin de regular el producto final entregado en los proyectos desarrollados por estudiantes practicantes.  

Uno de los objetivos específicos es analizar las áreas de conocimiento involucradas en el proceso de seguimiento y control con el fin de establecer una referencia para la propuesta final.  

El segundo objetivo específico es analizar el capítulo de lecciones aprendidas en el proyecto en cuestión con el fin de identificar problemas a tomar en cuenta en la propuesta a desarrollar.  

El tercer objetivo específico es analizar al menos cuatro herramientas del proceso de seguimiento y control,  y de las áreas de conocimiento involucradas con el fin de establecer alternativas en la propuesta a desarrollar.  

La metodología se basa en el análisis de los documentos desarrollados previamente para el proyecto Diseño e implementación de un sistema de pruebas de verificación para la tarjeta MS-546 de Teradyne, así como un análisis de las lecciones aprendidas, luego se centra el proyecto en el proceso de seguimiento y control con el fin de establecer una propuesta final para el proyecto con sus respectivas herramientas.  

Se efectuó un análisis a un caso desarrollado en Teradyne de Costa Rica con la intención comparar los procesos que posee la compañía y lo que manda la efectiva gestión de proyectos. La propuesta final incluye la utilización de plantillas, así como el seguimiento de directrices con el fin de mejorar la gestión del control y seguimiento en los proyectos desarrollados  en la empresa.  

Una de las principales conclusiones es el uso de herramientas para efectuar un adecuado control y seguimiento del proyecto, en costos, tiempo, alcance y calidad. El valor ganado se convierte en una técnica elemental que permite brindar información del presente, pero que además permite estimaciones de tiempo y de dinero, información valiosa para los involucrados en el proyecto.  

Además, el uso en conjunto de las herramientas control del cronograma mediante avance real y planeado, y el análisis de ruta crítica, permiten visualizar de una manera certera el avance en el cronograma, sin generar falsos adelantos, información favorable en los informes presentados a los patrocinadores.   

Otra conclusión fue que a pesar de que el presente trabajo es una guía para la gestión de proyectos, se insta a los futuros administradores de proyectos que realicen sus propias mejoras e incorporación de nuevas propuestas para mantener el mejoramiento continuo en Teradyne.  

Por último, se recomienda que todo el personal de Teradyne tenga acceso a esta información, además el interés de parte de la gerencia por mantener esta propuesta como una guía es fundamental para el desarrollo técnico en la empresa. 

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PLAN DE PROYECTO PARA LA CREACIÓN DE UNA EMPRESA PRODUCTORA DE ALIMENTOS SALUDABLES Y DE LONCHERAS NUTRITIVAS A DOMICILIO EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ - ZONA CEDRITOS.

RESUMEN EJECUTIVO 

  

El proyecto de negocio para la creación de una empresa productora de alimentos saludables surgió como producto de una experiencia personal relacionada al estado de salud de la patrocinadora y al deseo de emprendimiento que ella y su madre tenían desde hace algún tiempo. 

En la búsqueda por cambiar su estilo de alimentación, la patrocinadora y emprendedora encontró que en el mercado existen pocas opciones reales de productos preparados, que sean deliciosos y a la vez saludables, naturales y nutritivos, lo que la llevó a optar por comprar alimentos naturales en su forma primaria y prepararlos diariamente en casa aplicando recetas de libros de cocina natural y en sitios de internet dedicados al tema. 

Después de explorar algunas ideas de negocio en el campo de los productos naturales y orgánicos, entre ellas la apertura de un local para la comercialización de este tipo de productos,  optó por la creación de una empresa productora de alimentos naturales y saludables preparados de forma artesanal con ingredientes de alto valor nutricional.   

Para desarrollar esta idea de negocio, se planteó la necesidad de crear un plan estructurado para orientar a las emprendedoras sobre el proceso de creación de la empresa, desde el marco de la administración de proyectos, para garantizar la creación exitosa de la misma.   

El objetivo principal del presente proyecto final de graduación consistió en la elaboración de un plan de proyecto para la creación de una empresa productora de alimentos saludables y de loncheras nutritivas a domicilio para niños en edad escolar, con cubrimiento en la zona de Cedritos, cumpliendo con las restricciones de un presupuesto no mayor a USD$15.000 y una fecha límite de finalización del proyecto para el 30 de Diciembre de 2012. 

Para cumplir con este objetivo general se establecieron como objetivos específicos el desarrollo de los planes subsidiarios de gestión del alcance, tiempo, costos y recursos humanos,  áreas del conocimiento de la administración de proyectos que se identificaron como críticas para el éxito del mismo.   

Para el desarrollo del presente proyecto final de graduación, se utilizaron diferentes métodos de investigación, tales como el analítico-sintético, inductivodeductivo,  experimental y de observación y se usaron herramientas de administración de proyectos y técnicas basadas en las recomendaciones de la guía del PMBOK 2008 y de la obra de Yamal Chamoun, Administración profesional de proyectos,  documentos que se usaron como  fuentes secundarias de información, al igual que las guías y folletos proporcionados por la Cámara de Comercio de Bogotá y la institución de apoyo al emprendedor, Bogotá Emprende.    

Por otro lado para delimitar el alcance del proyecto de creación de la empresa y de su servicio de loncheras nutritivas a domicilio se encuestó a un grupo de familias de la zona de Cedritos, y se consultaron a instructores de varias instituciones educativas en el área de gastronomía y expertos en nutrición, como fuentes primarias de información.    

Se desarrollaron planes de gestión en las áreas de conocimiento de alcance, tiempo, costos, y recursos humanos, de acuerdo a los objetivos definidos. En relación al alcance se desarrollaron los procesos, recopilar requisitos, definir el alcance, crear la EDT, y se planificó la verificación y control del alcance. 

Para el área de gestión del tiempo, se desarrollaron los procesos, definir y secuenciar las actividades, estimar los recursos y duración de actividades, y desarrollar el cronograma, y se planificó el control del mismo. Con respecto a la gestión de los costos, se desarrollaron los procesos, estimar costos, determinar presupuesto, y se planificó el control del cronograma, y en el área de recursos humanos, se desarrolló el proceso, desarrollar el plan de recursos humanos.  

Por otra parte, como producto del desarrollo de los objetivos planteados, se concluyó que para cumplir con el alcance del proyecto de creación de la empresa, se deben ejecutar 75 actividades, de las cuales el 70% están en la ruta crítica del proyecto, y por lo tanto se les debe prestar especial atención, para evitar retrasos.  Además se determinó que la duración total del proyecto es de 179.5 días hábiles, y se estimó un presupuesto de $11,953 USD para su ejecución. 

Por otra parte, se definieron los roles y responsabilidades del equipo del proyecto, y se identificó la necesidad de contratar por servicios profesionales a cuatro asesores externos con experiencia en las áreas de nutrición, finanzas, publicidad, mercadeo, y diseño web, de tal forma que las emprendedoras puedan contar con su experiencia y conocimientos en la especialidades mencionadas, durante la ejecución de las actividades.   

Para finalizar, se definieron recomendaciones para la ejecución del proyecto, con el fin de aumentar la probabilidad de éxito del mismo, como lo son el cumplimiento del supuesto relacionado a la disponibilidad  del 100% del tiempo  por parte de la emprendedora principal, y el continuo apoyo por parte del administrador de proyectos a lo largo del proyecto, además de la adquisición anticipada del equipo de proyecto, y el monitoreo y control continuo de las actividades que están en la ruta crítica.   

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PLAN DE GESTIÓN DE LAS ÁREAS DE ALCANCE, TIEMPO, COSTO Y CALIDAD DEL PROYECTO BOULEVARD DE CALLE 9, BARRIO CHINO, SAN JOSÉ COSTA RICA

RESUMEN EJECUTIVO  

La Municipalidad de San José (2011), en Historia de la Municipalidad de San José, se describe: “Por medio de la Regulación de los Municipios contenidos en la Constitución de Cádiz, y entre todos los municipios que nacieron; la Municipalidad de San José nació (1813) y fue el ayuntamiento de San José el mismo que aceptó de buena manera la independencia, que llegó desde la Ciudad de Guatemala el 13 de Octubre de 1821.” 

“Las municipalidades son órganos políticos y a su vez administrativos de los intereses locales cuyo fin es promover el desarrollo integral de los cantones. El Código Municipal define el municipio como el conjunto de vecinos de un mismo cantón de la República quienes promueven y administran sus propios intereses a través de las municipalidades.”  

De lo anterior se deduce la importancia de esta estructura política administrativa ya que en sí es la representación del conjunto de personas que habitan un espacio geográfico y su principal obligación es velar por el desarrollo de la calidad de vida de todos ellos.  

Por su historia y al ser ciudad capital la Municipalidad del Cantón Central de San José ha experimentado un desarrollo importante en cuanto a ingresos y capacidad operativa que le ha permitido ser el Municipio con el presupuesto más importante, así como de contar con diversidad de programas y proyectos, convirtiéndose en un referente para las demás municipalidades. 

Ese crecimiento del municipio lo ha llevado a proponer importantes intervenciones en la infraestructura pública de la Capital, las cuales han sido de gran relevancia en la mejoría de la estética, recreo, comunicación y dinamismo económico de la ciudad.   

La Alcaldía Municipal, Gerencia de Provisión de Servicios  y  la Auditoría Interna de la Municipalidad de San José en un estudio de varios informes sobre ejecución de proyectos municipales han revelado importantes márgenes en sobrecostos y plazos de ejecución de los mismos, es por ello que conociendo la importancia en cantidad y presupuesto de los portafolios de programas y proyectos del Municipio se ha querido proponer la estandarización de la forma en que se llevan a cabo los mismos, tomando como referencia la Metodología del Project Management Institute (PMI) como solución para una mejor administración de los recursos públicos de una forma científica y transparente.  

Dentro de esos lineamientos se desarrolla el presente proyecto de graduación denominado Plan de Gestión de las Áreas del Alcance, Tiempo, Costo y Calidad para la Construcción del Boulevard de la Calle 9 (Paseo de Los Estudiantes, San José, Costa Rica). 

El objetivo general de este proyecto es establecer los procedimientos y herramientas para la etapa de planeamiento del proyecto, además  se proponen instrumentos para el seguimiento y control que serán utilizadas en las diferentes etapas del proyecto. Los objetivos específicos están orientados al desarrolló del cronograma de trabajo mediante el Microsoft Project para permitir darle seguimiento y control, definir el presupuesto base para poder utilizar el Método del Valor Ganado para que  permita la toma de decisiones en el proceso constructivo y se desarrollar un plan de calidad con sus métodos para el seguimiento y control que promuevan la calidad de la obra.  

Algunas de las técnicas y herramientas utilizadas son entre otras las siguientes: EDT (estructura de Desglose de Trabajo), Diccionario de la EDT con la cual se formulan los principales productos entregables o actividades del proyecto en componentes más pequeños, con el objetivo de desglosar las tareas y que estas se puedan programar, supervisar, controlar, medir y estimar de una manera más sencilla, plantillas, reuniones, entrevistas, herramientas computacionales (MS Project, Excel, WBS Chart Pro), investigación de datos, criterio de expertos, cálculos de costes por analogías y por proyecciones paramétricas, índice de costes, matrices de interesados, Método del Valor ganado, línea base y ruta crítica.  

Los fondos públicos destinados a la construcción de obra pública deben ser manejados prudentemente por los funcionarios encargados, con el fin de transformarlos en infraestructura social y económica al servicio de la comunidad. 

Para ello, es necesaria una verdadera planificación integral que garantice la funcionalidad de los servicios a brindar, y que considere un sano proceso de factibilidad, diseño y construcción, carente de situaciones que no sean realmente justificables e imprevisibles, en ese sentido la aplicación de este PFG se espera colabore a generar mejores rendimientos, minimizar incumplimientos y los riesgos en todos los procesos del proyecto aumentando la eficiencia del mismo que al fin y al cabo es lo que se  quiere lograr.  

Por lo que puede concluirse que el presente trabajo pretende utilizar una metodología o estandarización para la planificación y control de un proyecto de obra civil de acuerdo a las buenas practicas del Project Management Institute y que el mismo sirva de ejemplo y guía para futuros proyectos a realizar en las áreas de Diseño e Ingeniería de la Municipalidad de San José, con lo cual se podrá minimizar la improvisación y gastos innecesarios en la realización de las obras municipales, ordenando y orientando la forma de realizarlas, garantizando un mejor control interno y mayor transparencia en el gasto de los recursos públicos.  

Se recomienda que se continúe de una forma vigorosa hacia la creación de una fuerte cultura que tienda hacia el desarrollo de los otros procesos en áreas como Riesgos, Comunicación, Recursos Humanos y Adquisiciones que permitan un desarrollo integral de la organización. 

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PLAN DE PROYECTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA REMOTO QUE EJECUTE LA ADQUISICIÓN DE DATOS Y EL CONTROL SUPERVISORIO DE LA CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CUBUJUQUÍ.

RESUMEN EJECUTIVO   

COOPELESCA es una Cooperativa de electrificación rural ubicada en la zona Norte del país, fundada el 24 de enero de 1965 con 365 asociados. Ha fomentado el desarrollo de proyectos de generación de energía eléctrica, en especial los que son mediante el uso de fuentes sostenibles con el medio ambiente para lograr satisfacer su área de concesión a través de una tarifa competitiva.

 La Cooperativa incursionó exitosamente en el área de generación eléctrica desde los años 90´s, primeramente a través del Consorcio de Cooperativas de Electrificación de Costa Rica (Coneléctricas), mediante el desarrollo de la Central Hidroeléctrica San Lorenzo. 

Posteriormente se desarrolló el Complejo Hidroeléctricas de Chocosuela con tres centrales, la Central Hidroeléctrica de Sigifredo Solis y actualmente está en construcción la Central Hidroeléctrica de Cubujuquí ubicada en Horquetas de Sarapiquí, Heredia, la cual contará con una capacidad de 21,6 MW de potencia y 104,9 GWh de energía.  En COOPELESCA existe un departamento llamado Centro de Control el cual tendrá la responsabilidad de organizar, monitorear y vigilar la generación de la Central Hidroeléctrica de Cubujuquí mediante un sistema centralizado implementado bajo la plataforma de Survalent. 

Para el control de la operación de la Central de Cubujuquí se requiere un sistema que permita la visualización remota, es decir que toda la información relevante sea canalizada hasta el Centro de Control de COOPELESCA, para la manipulación adecuada de la información en la toma de decisiones y además para poder controlar las compras de energía al Instituto Costarricense de Electricidad (ICE).  

La generación de la Central Hidroeléctrica de Cubujuquí es un proceso de producción crítico, ya que al existir una falla en la red eléctrica requiere un tiempo de respuesta eficiente en su detección y actuación. Si no se tiene el mando adecuado se pueden sobrepasar los límites establecidos en las frecuencias y velocidades de los grupos de generación que podrían causar daños acumulables y hasta irreparables. 

El Centro de Control de Coopelesca tiene la responsabilidad de desarrollar el Sistema SCADA Remoto de la Central Hidroeléctrica de Cubujuquí para la Adquisición de datos y el Control Supervisorio; con el objetivo de asegurar el éxito de este proyecto se visualizó la necesidad de tener un plan de gestión de proyecto que contemplara la información y acciones necesarias  de forma planificada y ordenada.  

Para cumplir con el desarrollo de lo expuesto anteriormente era necesario definir el alcance del proyecto, los principales entregables y la estructura de desglose del trabajo, de esta forma,  tener una visión clara de las labores a realizar. 

De igual forma era necesaria la definición de las actividades con sus estimaciones de tiempo, un plan de Recursos Humanos para identificar responsabilidades y una  estrategia de comunicación, que garantice en la etapa de ejecución, el flujo adecuado y pertinente de la información. Además, con el fin de tener claramente definido el producto que se busca se tomó la decisión de elaborar el diseño de las pantallas HMI del Sistema Remoto de Cubujuquí. 

En la elaboración de la Planificación se desarrollaron las áreas del Conocimiento de: Integración, Alcance, Tiempo, Recurso Humano y Comunicaciones con base a su correspondencia en los grupos de Procesos de Iniciación y Planificación. 

Además se utilizó una investigación documental al menos en sus inicios, por medio de ella se logró obtener información más completa sobre el proyecto.  Posteriormente la investigación fue descriptiva ya que se procedió a describir una posible solución. 

El definir el alcance del proyecto, los principales entregables y la estructura de división de trabajo permitió delimitar el campo de acción del equipo durante todas las etapas del proyecto así como lo que se debe entregar en cada una de ellas. Toda esta definición oportuna del alcance propició el identificar y gestionar una capacitación del personal del Centro de Control en los laboratorios de Voith Hydro, ubicados en Brasil, para las respectivas pruebas de las pantallas del sistema SCADA Central. 

La definición clara de las actividades con sus estimaciones de tiempo y los productos entregables, facilitó la integración y compromiso del grupo de trabajo, hasta el punto que ya se tienen elaborados las posibles pantallas HMI del Sistema Remoto de forma estandarizada y se estará aprovechando la visita a Brasil para realizar pruebas de interconexión. 

El haber desarrollado un plan de Recursos Humanos para identificar las responsabilidades, permitió que el equipo de trabajo se involucrara al 100%, hasta el punto de analizar oportunamente la arquitectura de control propuesta por la empresa Voith Hydro y tuvieran la iniciativa de visualizar que hacían falta agregar la lectura de algunas variables importantes para el control de la operación de la Central. 

La estrategia de comunicación utilizada ha facilitado la labor del equipo de trabajo principalmente en las  actividades que no son comunes y también ha facilitado la comunicación oportuna con otros departamentos de la empresa y proveedores propiciando una adecuada retroalimentación. 

Siguiendo los pasos del equipo de trabajo de Mantenimiento y aprovechando la gran experiencia que ya se tiene en la parte de automatización de Sistemas SCADA, se recomienda continuar con la especialización del grupo de trabajo del Centro de Control, para que en un futuro, COOPELESCA brinde los servicios a otras empresas. 

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PROPUESTA DE ACTUALIZACIÓN Y MEJORA DEL MANUAL INTERNO DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIVERSIDAD DE CARTAGENA.

RESUMEN EJECUTIVO  

La presente investigación se realizó en la Universidad de Cartagena, esta es una institución pública de educación superior que desde su fundación en el año 1827 ha tenido reconocimientos en la comunidad académica regional, nacional e internacional ejerciendo su autonomía con el compromiso de formar profesionales integrales, idóneos con claros valores éticos y morales, con actitud de responsabilidad, liderazgo, participación, disciplina, autonomía, solidaridad, respeto por las normas y las ideas de los demás.   

De acuerdo con datos suministrados por la división de recursos humanos de la  entidad, ésta tenía un desactualizado manual de funciones y procedimientos, desarrollado en el año 1998 por el jefe de la división de recursos humanos y algunos funcionarios puestos por la alta dirección, este manual fue aprobado sin la participación de los empleados. 

En el mismo año la sección de registro y control académico matriculaba a ocho mil estudiantes, por lo que se consideraba que el recurso humano de la universidad de esa época, atendía sin ningún problema a este número de estudiantes. 

Sin embargo después de catorce años el número de estudiantes de la institución se ha duplicado mientras que la planta de personal ha permanecido congelada, esto ha traído como consecuencia que las funciones de los empleados también se hayan duplicado. 

Las administraciones que han estado al frente de la institución en los últimos años quisieron solucionar esta problemática, realizando contrataciones  de empleados a termino definido cada seis meses, lo que ocasionó que no se actualizaran los manuales internos de la institución, entre estos el manual de funciones y procedimientos al cual hubo que hacerle un mantenimiento, ajustándolo a la estructura de la entidad y a las necesidades de todas sus áreas funcionales.  

Desde hace muchos años la universidad de Cartagena quiso desarrollar una estrategia para cumplir con sus objetivos institucionales (docencia, investigación y proyección social), los cuales gracias a su recurso humano desarrolló con calidad, bajo criterios de rigurosidad científica, respecto a los derechos humanos, pertinencia y solvencia social que hizo viable un impacto social y el desarrollo sostenible de su entorno, con el fin de brindar bienestar a las presentes y futuras generaciones. 

Sin embargo este propósito no ha sido alcanzado totalmente ya que hay muchos procesos administrativos que no se realizaban a satisfacción por no tener un actualizado manual de funciones y procedimientos. 

Es por esta razón que las directivas del alma mater, unida a los sindicatos y las asociaciones internas de empleados, se hayan integrado para cambiar viejos modelos de administración, por programas de gestión encaminados a fortalecer las áreas débiles de los recursos humanos, también hubo una preocupación por hacer una realidad lo que antes se había planeado sin ningún resultado, y dentro de su plan de desarrollo se contempló la realización de un plan de gestión de los recursos humanos, el cual iría encaminado hacia el mejoramiento de la calidad de los mismos e iría acompañando el cambio en la cultura organizacional que impulsaría una gestión 

integradora capaz de responder a los objetivos estratégicos de la institución. 

Estos planes fueron aprobados por el Consejo Superior Universitario, y dentro de estos se destacó la actualización y mejora del manual de funciones y procedimientos, tomando como referencia el existente para ajustarlo a la estructura de la entidad y a las necesidades de sus áreas funcionales.

También se buscó que el manual se ajustara a las prácticas del (PMI) garantizando que los procesos de gestión del alcance, tiempo, recursos humanos y comunicaciones se realizaran de manera eficaz y fueran enfocados hacia la consecución de los objetivos establecidos. Además de lo anterior, la actualización y mejora del manual  se constituyó en una herramienta de gestión administrativa que permitió orientar el buen funcionamiento de la institución y fue un soporte para los ejecutores o responsables de asignar las funciones y procedimientos que tenían y debían realizar cada uno de  los empleados de la universidad.   

El objetivo general de este trabajo se definió como el desarrollo de los planes de alcance, tiempo, recursos humanos y comunicaciones para el proyecto de actualización y mejora del manual interno de funciones y procedimientos de la Universidad de Cartagena. Para cumplir con este objetivo se definieron tres objetivos específicos como fueron: 

Identificar actualizaciones y mejoras a realizar por medio del análisis al manual de funciones y procedimientos que actualmente existe en la Universidad de Cartagena. Desarrollar los procesos de planificación de las Áreas del conocimiento Alcance, Tiempo, RRHH y Comunicaciones para satisfacer los requerimientos del cliente o interesados del proyecto y por último proponer herramientas de seguimiento y control de las áreas de conocimiento anteriores por medio de plantillas o formatos.  

Por otra parte, la presente investigación es de tipo descriptiva y analítica, para lo cual se ejecutó una revisión de documentos especializados y de la misma manera se realizó un trabajo de campo en las diferentes áreas de la universidad, este  consistió en la observación de la realización del proceso y en la aplicación de entrevistas estructuradas e informales a los funcionarios de la institución(fuentes primarias); que permitieron obtener información básica para desarrollar la propuesta de actualización y mejora del manual interno de funciones y procedimientos; mientras que las fuentes secundarias de información usadas, fue la documentación archivada en la Universidad de Cartagena. 

Para la realización de este proyecto se tuvieron en cuenta las solicitudes del ICONTEX, acompañado de la preocupación de las directivas y de todos los estamentos de la institución, puesto que el resultado del proyecto de actualización y mejora del manual traería un impacto significativo para la mejora y el avance institucional ya que este se constituiría en una herramienta fundamental para el desarrollo de una cultura organizacional enmarcada en los valores institucionales y serviría de soporte para la formulación de objetivos en el área de gestión del talento humano. 

De la misma manera, para realizar este proyecto se contó con la participación activa de un equipo de trabajo que facilitó la obtención de los siguientes resultados:  

 Descripción general de los cargos, tales como identificación general del cargo, características del cargo, naturaleza del cargo, responsabilidades, descripción de funciones, profesiograma y requisitos mínimos.  Diseño de un sistema de evaluación de desempeño que permitió medir la productividad, el compromiso y las necesidades de desarrollo individual.  

Diseño de planes de capacitación y mejoramiento para los empleados  administrativos de acuerdo con los requerimientos institucionales.  Diseño de programas para el mejoramiento de las habilidades y competencias  Realización de formatos o plantillas de seguimiento y control de las áreas de conocimiento del alcance, tiempo, recursos humanos y comunicaciones, con el propósito de verificar si el proyecto marcharía de acuerdo con lo planificado.  

Afianzamiento de los conocimientos de la administración de proyectos; más específicamente en las áreas que fueron temas de estudio tales como la gestión del alcance, tiempo, recursos humanos y comunicaciones. En este aparte se realizó un estudio detallado de estas cuatro áreas del conocimiento, describiendo los beneficios que estas han aportado a la realización de este proyecto.  

Con la finalidad de cumplir con los objetivos trazados, se realizaron una serie de recomendaciones que ayudaron al departamento de recursos humanos para que los procesos y procedimientos se optimizaran a  partir de la aplicación del manual de funciones actualizado y mejorado. Entre otras están las siguientes:   

 Contar con una oficina especializada, llámese PMO, que se encargue de facilitar a los funcionarios de la entidad las metodologías y herramientas necesarias para el desarrollo de los proyectos que se ejecuten.  Desarrollo de campañas de sensibilización a los involucrados en el proyecto, sobre la importancia de la administración de proyectos.  

Aprobación de la asignación del personal requerido para el proyecto por parte de la División de recursos humanos, por la División de sistemas y la División de calidad de la universidad  Capacitación y concientización al personal, formación de círculos de calidad, espacios de discusión participativa de todos los involucrados.  

Actualización de la plataforma universitaria para que sea de fácil acceso a los responsables con el fin de sacar reportes sobre el estado de los proyectos y almacenar lecciones aprendidas que sirvan  de respaldo para futuros proyectos.  Coordinar actividades destinadas al aseguramiento de la calidad.  Monitoreo y seguimiento constante de las actualizaciones y mejoras del manual de funciones.   

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METODOLOGÍA PARA ADMINISTRAR PROYECTOS DE TECNOLOGÍA BASADOS EN ARQUITECTURA ORIENTADA A SERVICIOS

RESUMEN EJECUTIVO  

La evolución tecnológica y el aumento de la demanda de servicios en los sistemas de información, han permitido y aumentado el intercambio de información entre las distintas compañías, obligando a las mismas a crecer grandemente, buscando con ello la forma de aprovechar recursos ya existentes que permitan agilizar los procesos y reducir los gastos de esta evolución. 

La capacidad de integración de sistemas en las grandes empresas, permite desarrollar habilidades y aplicaciones más competentes y estables en los negocios globales, por lo que día a día esta estrategia de desarrollo ha ido creciendo y siendo fuertemente implementada, dando la posibilidad de utilizar y reutilizar procesos complejos que requieren la integración de servicios internos y externos pertenecientes a otras organizaciones complementarias tales como proveedores, distribuidores o socios del negocio; aumentando así, las oportunidades de mercado para la compañía. 

Este trabajo pretende mostrar una serie de herramientas que ayudarán a controlar precisamente proyectos de integración de sistemas que se basen en una Arquitectura Orientada a Servicios, en donde se veía la interacción de elementos internos de una institución con aquellas aplicaciones o aliados comerciales que son o no parte de ella, logrando así gestionar aspectos tan importantes como lo son el alcance y la definición detallada de la necesidad planteada por un interesado, el tiempo que durará el proyecto, la calidad del producto que se entregará y cómo podrá ser garantizada, y finalmente se incluyeron técnicas que permiten realizar mejoras a proyectos futuros basados en los resultados obtenidos y documentados del proyecto desarrollado, teniendo siempre la visión en este caso de buscar la adecuación y orientación de los objetivos planteados con las estrategias de la institución donde se desarrolla. 

El Objetivo general del proyecto consistió en desarrollar una Metodología que permite Administrar los Procesos del Alcance, Tiempo, Calidad e Integración en Proyectos de Tecnología basados en Arquitectura Orientada a Servicios. 

Por otro lado, el mismo busca específicamente determinar el Ciclo de Vida para Proyectos de integración de Sistemas, definir los requerimientos mínimos para el inicio de un Proyecto, definir los elementos y procesos requeridos para gestionar el tiempo y los recursos necesarios, desarrollar un conjunto de procedimientos que permitan garantizar la calidad del producto para la integración de nuevos sistemas de tecnología, definir los procedimientos y herramientas necesarias para el seguimiento y control de cambios, y la determinar los criterios de aceptación y entrega del producto final de los proyectos. 

Para desarrollar la Metodología de Administración de Proyectos de Integración basados en la Arquitectura Orientada a Servicios, y cumplir así con los resultados definidos en los objetivos, se utilizaron básicamente dos herramientas: investigación en fuentes de información y juicio de expertos obtenido mediante entrevistas de campo, estas además fueron complementadas con la utilización de software para la gestión del tiempo. 

Con estos elementos, lo que se pretende es definir un grupo de procesos, plantillas y documentos que permitieron mantener un orden específico en la ejecución de proyectos tecnológicos, realizando así un esquema de trabajo enfocado en cuatro áreas del conocimiento: alcance, tiempo, calidad e integración. 

La definición de una metodología enfocada en una solución específica, hace posible que se puedan agregar aspectos individuales, independientes y enfocados en un área, de tal manera que estos mejoraron la administración profesional de proyectos a nivel tecnológico y de específicamente en el área de integración de sistemas, logrando representar mediante este esquema la mayor parte de las necesidades que implica la documentación, control y seguimiento para proyectos de esta índole.  

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Elaborar un plan de dirección de proyecto para el diseño de una guía metodológica para una compañia privada de procesamiento sísmico de datos terrestres 2D/3D en Sudamérica

RESUMEN EJECUTIVO   

“Los hombres no se hacen en el silencio, sino en la palabra, en el trabajo,  en la acción, en la reflexión…” (Paulo Freire)

Las empresas de servicios geofísicos como parte de las empresas de servicio, contratistas o proveedores especializados de la industria petrolera y del gas a nivel internacional, pero fundamentalmente en Latinoamérica padecen de la ausencia de prácticas profesionales para la gestión interna y externa de sus proyectos de servicios de forma eficiente y práctica.  

Dentro del sector de empresas de servicios geofísicos se encuentra fundamentalmente aquellas que realizan actividades de adquisición de datos sísmicos, las que procesan estos y quienes interpretan los resultados todos ellos para fines de dar certidumbre al eslabón productivo de la exploración de hidrocarburos, base para explorar yacimientos con potencial costo-efectivo en diversos territorios en el mundo y que para el caso latinoamericano podemos mencionar al menos los siguientes países: México, Guatemala, Nicaragua, Honduras, Panamá, Colombia, Venezuela, Perú, Ecuador, Bolivia, Argentina, Brasil, Chile y Uruguay por mencionar a los principales.  

Con los retos técnicos que presentan las diversas cuencas geológicas y los diferentes factores que brindan competitividad en la entrega de los servicios producto de los proyectos (recursos humanos, tecnológicos, nivel de precios, regulaciones de agencias, etc.) que se gestionan en las empresas de servicios, dichas empresas vienen presentando en varios de estos países latinoamericanos la necesidad de diseñar herramientas que basados en la naturaleza del marco teórico del que proviene el cuerpo de conocimiento en el que se basan geólogos y geofísicos de diversas subespecialidades asociadas.  

 En ese orden de ideas y con la finalidad de  elaborar un plan de dirección para diseñar una guía metodológica que permita plantear una forma articulada la gestión de los proyectos actuales y futuros de procesamiento de datos sísmicos terrestres 2D/3D en Perú y el resto de Sudamérica para la compañía Zep-tech Geophysical, se detectó la necesidad de contar con estructura de procedimientos formales a través de una guía metodológica de proyectos que permita a la compañía definir, no solo el proceso de gestión de proyectos sino también los roles y responsabilidades de aquellos que están involucrados en la entrega de sus servicios bajo un enfoque de mejores prácticas del Project Management Institute (PMI). 

Considerando que el objetivo fundamental de esta investigacion aplicada es contar con una hoja de ruta (componentes del Plan de Dirección) para diseñar un plan que pueda derivar en una guía metodológica para la empresa, se tuvo a bien realizar un diagnóstico que permita describir el estado actual de la gestión de proyectos de esta índole en la organización misma que se soportara en una Matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas) para estar en condiciones de generar una matriz que soporte evidencias en este sentido.  

Este importante componente habrá de permitir delimitar los alcances y elementos críticos susceptibles de ser investigados de acuerdo a la naturaleza de la actividad, industria, forma de organización interna -entre otros importantes aspectos- que perfilan el Plan de Dirección de Proyecto para producir una Guía Metodológica de acuerdo a los lineamientos marcados por la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos PMBOK (2008) en su Cuarta Edición vigente a la fecha. Este enfoque ha resultado ser útil, mejorando la calidad y reduciendo las desviaciones en los proyectos que son aplicadas y es la hipótesis que el proceso investigativo habrá de explorar a partir de la evidencia primaria (siempre rica por su aportación en la construcción del conocimiento) y secundaria en la que se basó la aplicación de herramientas, técnicas y métodos de investigación que más adelante se describen al amable lector.  

Este plan de dirección del proyecto, de entrevistas cualitativas que sirvieron para seleccionar las áreas de conocimiento y procesos - Guía PMBOK (2008) del PMI- que ocuparíamos para investigar debidamente y obtener resultados por cada grupo de procesos mínimos indispensables.  

Habiendo solventado esto, se realizó entonces un contraste con la realidad actual de Zep-tech Geophysical, para generar los elementos críticos y de mejora continua susceptibles de ser probados dentro de la compañía para mejorar calidad y la triple restricción en proyectos (gestión del alcance, tiempo y costo) a través de una práctica organizada y basada en mejores prácticas del PMI.  

En razón de lo anterior, se procedió a realizar un plan de implementación de corto, mediano y largo plazo apoyándose en acciones prácticas y concretas que impulsen una verdadera cultura de gestión de proyecto, pasando con un listado general de recomendaciones con la finalidad de contextualizar las mejores formas de ejecución para optimizar los resultados y sostenerlos en el tiempo ante los inminentes cambios de organización interna (al menos) que la configuración de la empresa requiera para ser competitiva en el mercado.  

Por tanto, con este esta investigación se ha evaluado conceptualmente:  

 La naturaleza inexacta de los productos de proyectos de servicios geofísicos

 La orientación a los miembros de los equipos de proyecto y su interacción, por encima de los tabúes en relación al uso de metodologías de gestión en proyectos similares. 

El marco de respuesta al cambio por encima de la creación de una Metodología inflexible, lo cual permitirá generar soluciones a la medida legítimamente aplicables y lideradas efectivamente como se señalo antes. Finalmente, evidenciar a los clientes que este “reingeniería” solo traerá beneficios para contar con relaciones de proveeduría más competitivas en pro de contar con proveedores confiables no solo en los productos geofísicos específicos, sino que también en el talento humano que lo soporta.  

Como principal conclusión se tiene que a pesar de la naturaleza inexacta de los proyectos de servicios geofísicos (procesamiento de datos sísmicos) es posible contar con elementos para modelar a la medida una guía metodológica que brinde mayor certeza en el manejo de las variables criticas de los proyectos (alcance, tiempo, costo y aprobación del cliente).  

La principal recomendación implica conocer y controlar el ciclo de vida del proyecto/sub-proyectos individuales pues muy pocos ciclos de vida son idénticos (Ej. Número de fases) lo cual esta estrechamente relacionado a la definición de la mezcla exacta de la restricción cuádruple (alcance, tiempo, costo y calidad) MÁS APROBACIÓN DEL CLIENTE, para perfilar estándares de planeación y ejecución de los proyectos de la empresa.  

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METODOLOGIA PARA LA ADMINISTRACIÓN PROFESIONAL DE PROYECTOS EN LA EMPRESA EQUIGAS DE COSTA RICA, S.A.

RESUMEN EJECUTIVO 

El presente proyecto de graduación corresponde al Diseño de una Metodología para la Administración Profesional de Proyectos en la empresa Equigas de Costa Rica, S.A. La necesidad surgió ante la creciente competencia de los Sectores Gasolinero/ Petrolero e Industrial en los que se desenvuelve, y sus pretensiones de diversificación y crecimiento que demandan la profesionalización continua de sus servicios.  

Se planteó el objetivo general de Diseñar una metodología para la administración profesional de proyectos que provea a la empresa Equigas de Costa Rica de herramientas y procedimientos para la administración de sus proyectos. Para alcanzarlo se definieron 3 objetivos específicos: hacer un diagnóstico de la situación actual de la empresa con respecto a la Administración de Proyectos, para cuantificar la brecha que existe con respecto a una metodología profesional de Administración de Proyectos; definir procesos, procedimientos y herramientas para cada una de las áreas del conocimiento contempladas que faciliten la administración de los proyectos dentro de la organización, basado en las buenas prácticas del PMBOK (2008) y definir una estrategia de implementación de la metodología haciendo uso de los recursos disponibles en la organización.  

La investigación fue del tipo analítica-sintética pues se partió de observaciones (diagnóstico) a procesos ya existentes para posteriormente hacer una propuesta metodológica respaldada, principalmente, por fuentes secundarias de información; y deductiva al aceptar como verdaderas las buenas prácticas expuestas en el PMBOK (2008) y emplearlas en la aplicación particular de esta tesina. También se utilizó como principal fuente de información el juicio de expertos, y el PMBOK (2008) como fuente de información secundaria.   

Para desarrollar el proyecto de elaboración de la metodología fue necesario, primeramente, desarrollar los grupos de procesos de Iniciación y Planificación, para que a partir del análisis de interesados se pudieran plantear los requisitos y definir el alcance de lo que debería incluir la metodología. 

Este análisis partió de una entrevista efectuada a los gerentes de la organización en la que se buscaba conocer su opinión acerca de que la empresa invierta recursos y tiempo en el desarrollo de un proyecto de este tipo; y cuál sería su principal expectativa de contar con una herramienta para gestionar sus proyectos. La recopilación y el análisis de estos datos permitieron establecer los requisitos con los que debería cumplir la metodología en los planos organizacional, recurso humano y operacional.  

Habiendo completado los dos grupos de procesos mencionados anteriormente, se procedió a diseñar la metodología de administración de proyectos para cada una de las seis áreas del conocimiento seleccionadas; en cada una de ellas se realizó lo siguiente: análisis de la situación actual; diseño de un proceso acorde a las buenas prácticas del PMBOK (2008) y bibliografía relacionada; y el diseño de herramientas tales como matrices, cuadros, plantillas, formularios.  

La primera área que se desarrolló fue la Gestión del Alcance, en esta se pudieron identificar 7 aspectos u oportunidades de mejora con respecto al proceso que se sigue actualmente; como aporte relevante, se implementaron herramientas como los formularios: “Recopilar Requisitos” y “Acta de Constitución”, así como el “Reporte de Estado del Proyecto” y la “Orden de Cambio”.   

Durante el desarrollo de la propuesta metodológica de la Gestión del Tiempo se identificó que la empresa no sigue ningún tipo de proceso con actividades relacionadas con la gestión del tiempo de los proyectos, convirtiéndose el proceso propuesto en una innovación en la administración de los proyectos de Equigas.   

En la propuesta de la Gestión de la Calidad se hizo énfasis en cómo debe tomarse de punto de partida la “Línea base del alcance del proyecto” para realizar la planificación de la calidad del proyecto pues esta toma coma base los requerimientos del cliente.   

La propuesta de la Gestión de la Calidad es un complemento de los procesos que en este apartado se siguen actualmente en la organización, puesto que en la etapa de análisis se identificó que actualmente existe una comunicación efectiva entre los interesados durante el ciclo de vida del proyecto.   

Con respecto a la Gestión de las Adquisiciones el hecho más relevante fue que se documentó un proceso, que aunque existente, carecía de esa particularidad tan importante, el mismo fue complementado con herramientas como las matrices de “Compras” y la de “Administración de Contratos”.  

Finalmente, el desarrollo de las propuestas metodológicas concluyó con la propuesta de la Gestión de la Integración, que pretende lograr la coherencia y orden lógico entre los planes y los procesos de cada una de las áreas que se desarrollaron.  

Como parte del desarrollo también se ideó una estrategia de implementación, que basada en el tipo de organización y los recursos disponibles, ayudará a implementar paulatina y ordenadamente cada uno de los procesos propuestos a lo largo del documento.  

El documento finaliza con las conclusiones y recomendaciones, donde se reafirma la consecución de los objetivos planteados como el proveer a la organización de herramientas y procedimientos que la ayudaran a gestionar cada uno de sus proyectos, basados en las mejores prácticas que expone el PMI y bibliografía relacionada; para lograr esto, se sugirió que la implementación fuese conducida por una persona con conocimientos en la administración de proyectos y con las habilidades necesarias para liderar a la organización en los cambios y retos mentales, organizacionales y operacionales que representa la puesta en marcha de la metodología; igualmente, sus principales  usuarios deberán capacitarse en algún curso-taller de aprovechamiento, relacionado con Administración de Proyectos que les pueda brindar las bases del conocimiento necesarias. 

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PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PARA LA ADQUISICIÓN E INSTALACIÓN DE UN ANGIÓGRAFO PARA EL SERVICIO DE CARDIOLOGÍA DEL HOSPITAL SAN VICENTE DE PAÚL.

RESUMEN EJECUTIVO 

El presente proyecto final de graduación trata sobre la adquisición e instalación de un Angiógrafo para el Servicio de Cardiología del Nuevo Hospital San Vicente de Paúl localizado en la provincia de Heredia.   

Este Hospital fue inaugurado en el mes de mayo del año 2010, sin embargo este nosocomio tiene más de 120 años de haber sido fundado por la comunidad herediana y pasó a ser parte del Sistema de Seguridad Social en el año de 1976. Desde entonces brindaba sus servicios a los ciudadanos desde las antiguas instalaciones del ferrocarril al Atlántico.  

Para el año 2006, las altas autoridades de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS), toman la decisión de construir un nuevo hospital debido a las malas condiciones de infraestructura, equipos médicos obsoletos, falta de espacios y servicios médicos para la atención oportuna de los asegurados.   

A finales del año 2007 se dio inicio con la construcción y en poco más de tres años se terminan las obras de lo que hoy día es considerado el Hospital más moderno de Centroamérica, con más especialidades médicas y una mejor infraestructura.  

En lo que se refiere a tecnologías médicas, este hospital fue equipado con equipos de imágenes médicas de alta tecnología, suficientes para satisfacer la alta demanda de diagnósticos en los pacientes. Sin embargo en el proceso de diseño, construcción y equipamiento médico, no se contempló contar con un equipo médico especializado para realizar estudios, diagnósticos y procedimientos para aquellas personas que sufren de enfermedades cardíacas.  

Bajo estas circunstancias, el presente proyecto final de graduación desarrolló una propuesta metodológica bajo los estándares del PMI, cuyo objetivo general fue desarrollar un Plan para la Dirección del Proyecto para la adquisición e instalación de un Angiógrafo para diagnosticar, tratar y prevenir problemas cardiovasculares de la población de Heredia, que de acuerdo a estudios recientes representan la primera causa de muerte en Costa Rica.  

Los objetivos específicos del proyecto fueron establecidos como planes subsidiarios del proceso de planificación: desarrollar la planificación del alcance y del tiempo del proyecto para confirmar los entregables del proyecto así como definir el programa y las actividades. Desarrollar la planificación de los recursos humanos para definir roles y responsabilidades del equipo de proyecto.

Desarrollar la planificación de las Adquisiciones de acuerdo a lo que establece la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y a los estándares del PMI para establecer el cartel con las características técnicas para la compra del Angiógrafo. Definir los requerimientos electromecánicos y espaciales dentro del recinto para la instalación del equipo. Desarrollar la planificación para la instalación y puesta en operación del equipo adquirido. 

Entre las herramientas utilizadas para la elaboración de este Proyecto se puede mencionar las siguientes: entrevistas, juicio de experto, información histórica de proyectos similares en otros Centros Hospitalarios de la CCSS, manuales técnicos de instalación, reglamentos y normativa sobre protección radiológica del Ministerio de Salud, Ley General de Contratación Administrativa, proyectos finales de graduación similares, estudios de factibilidad al igual se hace uso de plantillas, cuadros, formularios y listas de verificación establecidas en la guía del PMBOK cuarta edición. 

Con la metodología y herramientas aplicadas se obtuvo el Plan para la Dirección del Proyecto mediante el cual se documentaron las acciones necesarias para definir, preparar y coordinar todos los planes subsidiarios para definir el alcance, definir las actividades, estimar los costos, determinar el presupuesto, planificar los recursos humanos y planificar las adquisiciones.  

Además se establecieron los requerimientos técnicos necesarios para la instalación y puesta en marcha de equipo, incluyendo todos aquellos aspectos normativos que se exigen dentro del lugar donde estará instalado.   

Dentro de las conclusiones generadas se desprende el cumplimiento los objetivos planteados en el Proyecto siguiendo el plan de proyecto establecido, mediante el uso de las áreas de conocimiento aplicadas a través de lineamientos y metodología de la Administración de Proyectos y la utilización de herramientas sugeridas por el PMI. Incorporar detalles técnicos y requisitos administrativos dentro de la planificación, promueve el buen desarrollo y continuidad de los proyecto de esta modalidad y evita la aparición de contratiempos. 

Contar con un profesional en Administración de Proyectos dentro del Área de Mantenimiento de los Centros Hospitalarios para el desarrollo de proyectos para sacar provecho de sus habilidades y conocimientos. Por último dar seguimiento y continuación con las otras áreas del conocimiento que no fueron desarrolladas para la adecuada planificación del Proyecto.   

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PROPUESTA DE METODOLOGÍA DE TRABAJO PARA LA ADMINISTRACION E IMPLEMENTACION DE PROYECTOS, BASADA EN SURE STEP Y TOPICOS DEL PMBOK PARA LOS PRODUCTOS ERP´s COMERCIALIZADOS POR ALFAPEOPLE CENTROAMERICA.

RESUMEN EJECUTIVO  

En la actualidad ALFAPOEPLE CENTROAMERCA  es una empresa dedicada a la comercialización e implementación de productos de software como ”partner” de Microsoft Corp.     

Fue fundada en 1999 y en la actualidad se ha posicionado como una empresa líder en desarrollo de verticales  e implementación de soluciones informáticas orientadas a X++¹  lenguaje de desarrollo utilizado por Microsoft, tanto en el área de sistemas ERP como de BI.  

En Alfapeople Centroamérica tanto las actividades de implementación como las de desarrollo de productos de software se han realizado bajo esquemas de proyectos con una metodología orientada a obtener el producto final.    

Sin embargo, no ha existido una metodología formal que normalice los procesos de la administración de proyectos con las tendencias del mercado global.  

Este trabajo tuvo como objetivo principal desarrollar una propuesta de metodología de trabajo para la administración e implementación  de proyectos,  basada en  “Sure Step”  y tópicos del PMBOK para los productos ERP´s comercializados por AlfaPeople Centroamérica.    

Asimismo, también se definieron las herramientas de la metodología  para llevar el control y seguimiento de cada una de las fases de la metodología.    

Otro aspecto en el que se abarcó fue definir un plan de implementación de la metodología propuesta para lograr su  ejecución en toda la organización y específicamente en el área de servicios.  

Esto permitió estandarizar los procesos relacionados a la administración de este tipo de proyectos, además de contar con una adecuada documentación que sirvió de referencia para datos históricos en futuros proyectos, y contribuir en el incremento de la productividad de la organización.  

Las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos que abarca esta metodología son los cuatro pilares básicos de la administración de proyectos: alcance, tiempo, costo y calidad.  

Para desarrollar esta investigación,  se siguió un método de inducción-deducción, que permitió desarrollar la metodología de administración de proyectos de implementación de productos de software de Alfapeople Centroamérica a partir del conocimiento establecido en el “Sure Step”, específicamente los procesos de las áreas del conocimiento de la dirección de proyectos.   

Se enfatizó en las técnicas de recopilación de información, para apoyar los resultados de la investigación, tales como cuestionarios, entrevistas y observación.   

En el desarrollo de esta metodología como proyecto, los resultados fueron satisfactorios ya que se logró armar la metodología de trabajo con una serie de actividades debidamente estructuradas por fases que determinan en cada una de ellas los entregables como puntos de control y alcance de cada fase.  

Adicionalmente,  se crearon herramientas de trabajo de bajo costo con el propósito de establecer un punto de partida para el seguimiento y control de las actividades propuestas. Estos documentos creados en Word,  funcionan como guía de trabajo para el usuario de la metodología,  de manera que permita corroborar y plasmar los diferentes escenarios de trabajo tanto para el cliente como para el funcionario de Alfapeople.  

En el plan de implementación se hizo hincapié de la importancia de la gestión del cambio, la capacitación y el monitoreo en la ejecución del plan piloto, como agentes determinantes en la evaluación de resultados que deben originar como consecuencia a los ajustes finales a la metodología.  

Para concluir, fue muy satisfactorio y de alto valor realizar este trabajo,  ya que permitió desarrollar todo el aprendizaje que se obtuvo a lo largo de la maestría, reafirmando que las buenas prácticas del PMBOK y Sure Step son esenciales para la eficiencia, eficacia y la alta competitividad en las empresas de hoy.   

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Metodología para la Administración de Proyectos de Capacitación en Grupo GC Capacitación y Consultoría Empresarial S.A.

RESUMEN EJECUTIVO 

GRUPO GC Capacitación y Consultoría se creó en el año 2002 para consolidar un proyecto que llegó a ocupar un vacío en Capacitación y Consultoría de alto impacto. De acuerdo a la necesidad de sistematizar el know how de las mejores prácticas empresariales, con su creación se diseñó una oferta integral de servicios de capacitación que permitiera a las empresas mejorar su posición competitiva en un entorno cambiante.

Actualmente la empresa ha crecido a nivel nacional extendiéndose fuera del Gran Área Metropolitana y en el 2008 se extiende de manera internacional, con un Diplomado Internacional en Gerencia Logística mediante una alianza estratégica con High Logistics de Colombia y la Universidad de Medellín y también desarrolló un Programa de Capacitación Logística en Honduras. 

La empresa presenta actualmente cierta problemática en la coordinación y desarrollo de cada una de las capacitaciones, se utiliza actividades, plantillas y procedimientos diferentes. En cuanto a tiempo no se envían las invitaciones a los clientes con la debida antelación, no hay una plantilla de desglose para llevar un control adecuado de los costos de las capacitaciones. 

El recurso humano y la comunicación es deficiente, y no hay un manual de roles y responsabilidades para cada uno de los puestos. Para las adquisiciones, no hay un contrato para los Consultores que defina pautas en cuanto a disponibilidad, pagos, cumplimiento y satisfacción de las capacitaciones con su taller impartido. No hay un plan de gestión de compras para uso de la oficina, en cuanto a compra de materiales, papelería, etc. 

En el tema de los riesgos, no hay un plan B para las capacitaciones. Con este proyecto de graduación quedarán definidas actividades, formatos y plantillas de manera estándar para todas las capacitaciones y parte administrativa de la empresa. El personal de la empresa al contar con una metodología estándar cumplirá con la misma de manera más ordenada, profesional, y mediante el plan de recursos humanos queden establecidas sus responsabilidades.  

El objetivo general es diseñar una metodología para la dirección de proyectos de capacitación en Grupo GC Capacitación y Consultoría Empresarial S.A, dando origen a varias metodologías aplicable a siete de las 9 áreas de conocimiento: gestión del alcance, gestión del tiempo, gestión de costos, gestión de recursos humanos, gestión de las comunicaciones, riesgos y adquisiciones. 

La propuesta metodológica que se plantea, se desarrolló tomando en cuenta información de primera mano, es decir entrevistas al Director de Operaciones de la empresa y asesores de capacitación. Se utilizó la técnica de observación individual para obtener los primeros conocimientos sobre el  manejo de  la coordinación de las capacitaciones en cuanto a alcance, tiempo, costo, recurso humano, comunicación, adquisiciones y riesgos.  

Sesiones de trabajo para la  revisión de documentos y datos de la empresa, presupuestos, documentos con información referente a las capacitaciones. El juicio de expertos de acuerdo a opiniones del Director de Operaciones y el Coordinador de Capacitación en el desarrollo de la metodología para cada una de las áreas de conocimiento que se aplicarán en los proyectos de capacitación. 

Se utilizaron plantillas y formatos estándares para diseñar la metodología en las áreas del conocimiento y la utilización de programas de cómputo como Microsoft Project, WBS Sharp Pro y Excel  para la creación estándar de las plantillas que darán respaldo a los proyectos de capacitación en su logística. 

Con la elaboración de este proyecto final de graduación se desarrollaron habilidades y técnicas para realizar la gestión del alcance, tiempo, costo, recurso humano, comunicaciones, riesgos y adquisiciones en la logística de los proyectos de capacitación.

 La metodología propuesta para la gestión del alcance definió los pasos a seguir en la logística de las capacitaciones, sus requisitos y características del servicio que ofrece la empresa consultora, entre otros rubros de importancia como la creación de una estructura de desglose de trabajo (EDT) que representa el trabajo específico en la logística de las capacitaciones. 

La metodología para la gestión del tiempo identificó los entregables para las subdivisiones detalladas en el EDT. Con la plantilla propuesta para el seguimiento y control del presupuesto para los seminarios abiertos se obtuvo un presupuesto detallado de las capacitaciones abiertas, por tanto hay mayor beneficio en la empresa ya que no incidirá más en gastos extras y puede cubrir cualquier imprevisto.  

Con el diseño de la metodología para la gestión del recurso humano se identificaron las competencias del personal directo en los proyectos de capacitación. La metodología propuesta documenta funciones y responsabilidades que no estaban claras, también dio a conocer los niveles de autoridad y a quién se debe reportar los resultados, porque la ausencia de estos aspectos ocasionaba en la empresa faltas en cuanto a trabajo en equipo, liderazgo y comunicación. 

El diseño de la metodología para la gestión de las comunicaciones permitió identificar los interesados en la gestión de comunicación y la elaboración de plantillas para la distribución interna de la información entre los miembros del proyecto y la información que deben conocer los clientes.

La identificación de los riesgos, planificación a sus respuestas y su probabilidad de impacto contribuyó a conocer los aspectos negativos que inexorablemente pueden llegar a afectar las capacitaciones. Para gestionar las adquisiciones, se implemento una plantilla para planificar las compras de suministros de la oficina y se elaboro el contrato para los Consultores. 

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PLAN DE PROYECTO PARA EL DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE UN CENTRO DE EQUIPO BÁSICO DE ATENCIÓN INTEGRAL EN SALUD EN EL AREA DE PURISCAL TURRUBARES

RESUMEN EJECUTIVO  

La CCSS proporciona servicios de salud en forma integral al individuo, la familia y la comunidad. La infraestructura del edificio actual donde se alberga el Ebais de Salitrales, fue construido hace sesenta años, se observó que es una construcción combinada entre cemento y madera, desde la fecha de su construcción no ha sufrido remodelaciones.

 El pasar de los años, ha ocasionado un deterioro muy significativo en toda la planta física, por el tipo de construcción, presenta problemas de hacinamiento, ocasionado por la estructura de sus cubículos.  

En la infraestructura del edificio actual donde se alberga el Ebais de Salitrales, no se cuenta con el espacio adecuado para la prestación de los servicios que en el mismo se brindan.  

El objetivo general de este proyecto fue definir el plan de proyecto a nivel de las áreas de alcance, tiempo, calidad, riesgo, comunicación y recurso humano, para el diseño y construcción  del  centro de Equipo Básico  de Atención Integral en Salud de Salitrales, en el Área de Puriscal-Turrubares. 

Los objetivos específicos fueron: revisar la normativa legal existente en materia de los establecimientos que brindan servicios de salud que se maneja en la República de Costa Rica para tener una base que permita el análisis del Ebais; investigar acerca de las condiciones físicas y de operación  del centro de salud de Salitrales,  para determinar su grado de cumplimiento de la normativa vigente sobre el estado de los centro de salud; planificar la gestión del alcance para delimitar el proyecto y sus restricciones; planificar la gestión del tiempo para determinar la duración total que tendrá el diseño y construcción  del EBAIS así como la definición del cronograma que servirá para el control del tiempo en la fase de ejecución; planificar la gestión de la calidad que determine los estándares y normas tendientes a garantizar la calidad para el proyecto así como su control y verificación; planificar la gestión del riesgo que podrá presentar el diseño y construcción de la sede del Ebais, esto con el fin de minimizar al máximo la posibilidad de incidencia de los posibles eventos negativos, que llegarían a afectar al proyecto; planificar la gestión de las comunicaciones para determinar los procesos de generación, recopilación, distribución, almacenamiento y disposición final de la información que lleguen a cerciorar una comunicación efectiva entre los miembros del equipo de trabajo y los individuos que tengan interés en el proyecto y planificar la gestión del recurso humano con el fin de considerar el personal  necesario, definiendo los roles y responsabilidades dentro del equipo de trabajo que desarrolle el proyecto.  

Como metodología  de investigación se utilizó el instrumento de encuesta de una forma simple, clara y efectiva con el cual se obtuvo la información necesaria y concisa. Se utilizó una técnica Objetiva-Subjetiva que determinó las actividades de planificación enmarcadas en el diseño y construcción del Ebais.  

Se utilizó las fuentes de información primarias tales como funcionarios del Ministerio de Salud y funcionarios del Área de Salud de Puriscal en conjunto con la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento de la Regional Central Sur, como fuentes secundarias se utilizó: normas institucionales  y nacionales, relativas a la construcción de EBAIS. 

Todos los puntos anteriores fueron abordados desde la técnica de investigación mixta, utilizando para ello la información documental, se analizó utilizando la técnica analítica-sintética con la cual se elaboraron los instrumentos de investigación que sirvieron para la obtención de datos en el campo de interés los cuales fueron conseguidos mediante técnicas de observación por encuesta y de forma directa.  

Como conclusión se determinó que la planta física no está acorde con las necesidades actuales al no cumplir con las normas arquitectónicas, eléctricas y estructurales, así como tampoco con la normativa de habilitación del Ministerio de Salud.   

Este proyecto propició las buenas prácticas en materia del buen funcionamiento de los establecimientos de salud, brindándole al usuario la satisfacción y seguridad de recibir la atención médica requerida.   

La correcta aplicación de las habilidades, herramientas y técnicas descritas según el PMI puede aumentar las posibilidades de éxito del proyecto, el introducir las buenas prácticas  no quiere decir que los conocimientos descritos deban aplicarse siempre de forma uniforme el equipo de dirección de proyecto es responsable de determinar lo que es apropiado.  

Al aplicar el PMI descrita en el desarrollo de este proyecto, les permitirá a los funcionarios de la CCSS ejecutar y mejorar el desempeño profesional en el y/o los proyectos futuros.   

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PLAN DE GESTIÓN PARA LA ELABORACION DEL PROCEDIMIENTO DE PREVENTA EN EL ÁREA DE REDES Y TELECOMUNICACIONES DE GBM

RESUMEN EJECUTIVO  

GBM es una empresa dedicada a la venta de equipo tecnológico, la que cuenta con 20 años de experiencia en Centroamérica y República Dominicana. Sin embargo, a pesar de toda esta experiencia carece en algunos procesos estandarizados que permitan trabajar con mayor fluidez y de manera sistematizada.   

El presente trabajo fue desarrollado para establecer un proceso  efectivo para la documentación y elaboración de propuestas de diseño de soluciones de la marca Cisco Systems.  

Se plantea como objetivo general desarrollar el plan de gestión para la elaboración del procedimiento de preventa en el área de redes y telecomunicaciones de la empresa GBM que permita estandarizar los procesos y lograr mayor eficiencia en el accionar del Departamento de Preventa y para lograrlo se plantean una serie de objetivos específicos.   

Como primer objetivo específico se plantea evaluar los procesos actuales y definir los nuevos procesos que permitan estandarizar la forma de realizar la preventa en la empresa GBM.  

Como segundo objetivo específico se plantea definir las herramientas de apoyo tecnológicas y documentales, que serán utilizadas para la elaboración y estandarización  de propuestas de diseño  

Como tercer objetivo específico se plantea establecer el mecanismo de definición del alcance para que en las diferentes propuestas de diseño, se pueda delimitar adecuadamente lo que queda fuera.  

Como cuarto objetivo específico se plantea estandarizar los pasos a seguir para asegurar la calidad de las propuestas de diseño para asegurar que se cubrirán las necesidades de los clientes.  

Como quinto objetivo específico se plantea definir el Modelo de Gestión de Comunicación, para asegurar que las partes involucradas puedan trabajar con una mayor efectividad  

Como sexto y último objetivo específico se plantea definir el Modelo de Gestión de Recursos Humanos para una interacción efectiva del departamento de preventa  

En la presente investigación se hace uso de los métodos deductivo-inductivo y observación. En primera instancia, se hizo un análisis del panorama actual del departamento de preventa para observar la metodología empleada, para luego, basándose en experiencias específicas poder llegar a una metodología general y estandarizada.  

A partir del juicio experto del autor de esta investigación, con la experiencia a lo largo de diez años, se realiza una escogencia de las mejores prácticas para la elaboración de un procedimiento que sea tomado como una guía de trabajo.  

Para el logro de los objetivos de esta investigación, primeramente se hace una investigación y análisis de los procesos actuales de ventas y preventa para luego hacer una propuesta de mejora específicamente en los procesos de preventa.  

Se definen las herramientas de apoyo tecnológicas y documentales, que serán utilizadas para la elaboración y estandarización  de propuestas de diseño.   

Para  la gestión del alcance se establece el mecanismo de definición del alcance para que en las diferentes propuestas de diseño, se pueda delimitar adecuadamente tanto lo que se incluye dentro de la propuesta como lo que queda fuera.  

En la gestión de la calidad se estandarizan los pasos a seguir para procurar mejorar la calidad de las propuestas de diseño de manera que se cubran las necesidades de los clientes.  

Para la gestión de las comunicaciones, se identifican los involucrados, se clasifican de acuerdo a su interés y poder y se definen los métodos de comunicación.  

Por último, para la gestión de los recursos humanos se plantea una matriz RACI y un plan de capacitación tanto para el personal de preventa como para los vendedores.  

Basado en cuatro de las nueve áreas de conocimiento este PFG proporciona lineamientos generales para la elaboración de documentos de alcances de preventa, nomenclaturas para nombrar la documentación a ser almacenada como respaldo, de esta manera se establece una estandarización e identificación de la información más relevante para el departamento de preventa.  

Al crear nuevos procesos en el área de preventa para estandarizar la forma de documentar procura evitar el sobre trabajo en el momento de estudiar el historial de cualquier proyecto diseñado.  

Al implantar una forma de establecer los alcances de manera general de un diseño se protege tanto a la organización como a los clientes pues ambas partes están claras en los entregables.  

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