RESUMEN EJECUTIVO
El software ERP o Enterprise Resource Planning son sistemas de información que tienen como principal objetivo aumentar la productividad de los procesos a través de la automatización de las actividades, el almacenamiento y posterior análisis de la información, y como punto central de integración para la ejecución de las actividades que giran en torno a la información.
Debido a los costos asociados a la implementación y configuración de dichos sistemas, generalmente su uso se ha visto enfocado en empresas grandes o en empresas medianas con crecimiento acelerado, las cuales cuenta con el presupuesto suficiente para pagar los altos costos asociados a la implementación de sistemas de este tipo.
El objetivo final de este proyecto es la creación de una empresa enfocada en un nicho particular del mercado, como lo es el de traer funcionalidades y ventajas a las pequeñas y medianas empresas, que actualmente solamente están al alcance de las grandes empresas. Lo anterior, será posible hacerlo a través de la utilización de software opensource de calidad, en este caso Openbravo, el cual nos brindará las bases sobre las cuales montar una empresa que gire en torno a la venta y soporte de appliance ERP enfocadas directamente a las pequeñas y medianas empresas de la industria manufacturera.
Se escoge la industria manufacturera debido al uso intensivo de materiales, elementos y recursos, perfecto para este tipo de sistemas los cuales sobresalen en el mantenimiento gestión y administración de este tipo de información. Un appliance es básicamente una solución integral, es decir, brindar un producto como tal que combine el software y el hardware como uno solo, de tal forma que el cliente recibe una “maquina” la cual puede conectarse a su red actual y simplemente funcione, sin necesidad de ciclos costos de desarrollo e implementación a la medida.
Es claro por ende que el software a utilizar sea reconocido y brinde un gran abanico de funcionalidades las cuales puedan ser personalizables dependiente de la empresa, adicionalmente el componente opensource permite que exista una relación gana-gana entre Openbravo, la empresa constructora del software, y la empresa que es objeto en este proyecto, puesto que todas las mejoras que se realizan de lado y lado en el código fuente compartido serán beneficiosos para el todo del software.
El valor agregado adicional de la empresa será que se pueden enfocar en brindar valor adicional a su negocio particular agregando funcionalidades adicionales a sus procesos, ya teniendo una base sólida de procesos preestablecido en las áreas de finanzas, bodega, proyectos, servicios, entre otros.
En este documento se plasma un plan de proyecto orientado a la creación de una empresa enfocada a la visión anteriormente expuesta, en dicho plan se describen los diferentes tipos planes de gestión de forma metódica, asociados a la estrategia organizacional de la empresa, la constitución de la empresa legalmente frente al gobierno colombiano, la definición de la estructura física, el estudio y generación de los documentos base que servirán como base para la prestación de los servicios y un programa piloto crucial para tener al final de este proyecto un caso de éxito práctico y útil que permita ser referenciado para futuros negocios y propuestas contractuales.
El plan de proyecto consta del plan del alcance en cual se definen y acotan cada uno de los entregables u objetivos que hacen parte del proyecto, dando como resultado 4 grandes entregables los cuales son: documentos organizacionales, piloto implementación ERP appliance, infraestructura física y, contratación y capacitación del personal El plan de tiempo donde se define un cronograma, dando como resultado 104 días calendarios en total, en donde los entregables de infraestructura física y la implementación de un piloto ERP appliance se encuentran dentro de la ruta critica del proyecto. El plan de costos donde se define un presupuesto base de $47.236.000 teniendo en cuenta jornadas de 8 horas y un monto asociado a imprevistos El plan de riesgos donde se define una matriz de riesgos ordenados con base a criterios de probabilidad e impacto.
Un plan de recursos humanos donde se definen los roles, perfiles y responsabilidades de cada uno de los integrantes del equipo de trabajo que consta de 4 recursos más un patrocinador del lado del cliente dentro del entregable del piloto ERP. El plan de adquisiciones donde se detalla las diferentes compras de equipos, servidores, cubículos, etc… necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto y finalmente el plan de calidad enfocado en el aseguramiento y control del entregable del Piloto ERP.
Por último, dentro de las recomendaciones más importantes se tiene la capacitación del personal como estrategia clave de éxito, la definición de ciclos de implementación con tiempos fijos y/o predecibles para el producto, y el uso de servidores de bajo costo y/o el arrendamiento de cómputo, almacenamiento y cableado en centros de datos de terceros.
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