RESUMEN EJECUTIVO
El presente proyecto de graduación corresponde al Diseño de una Metodología para la Administración Profesional de Proyectos en la empresa Equigas de Costa Rica, S.A. La necesidad surgió ante la creciente competencia de los Sectores Gasolinero/ Petrolero e Industrial en los que se desenvuelve, y sus pretensiones de diversificación y crecimiento que demandan la profesionalización continua de sus servicios.
Se planteó el objetivo general de Diseñar una metodología para la administración profesional de proyectos que provea a la empresa Equigas de Costa Rica de herramientas y procedimientos para la administración de sus proyectos. Para alcanzarlo se definieron 3 objetivos específicos: hacer un diagnóstico de la situación actual de la empresa con respecto a la Administración de Proyectos, para cuantificar la brecha que existe con respecto a una metodología profesional de Administración de Proyectos; definir procesos, procedimientos y herramientas para cada una de las áreas del conocimiento contempladas que faciliten la administración de los proyectos dentro de la organización, basado en las buenas prácticas del PMBOK (2008) y definir una estrategia de implementación de la metodología haciendo uso de los recursos disponibles en la organización.
La investigación fue del tipo analítica-sintética pues se partió de observaciones (diagnóstico) a procesos ya existentes para posteriormente hacer una propuesta metodológica respaldada, principalmente, por fuentes secundarias de información; y deductiva al aceptar como verdaderas las buenas prácticas expuestas en el PMBOK (2008) y emplearlas en la aplicación particular de esta tesina. También se utilizó como principal fuente de información el juicio de expertos, y el PMBOK (2008) como fuente de información secundaria.
Para desarrollar el proyecto de elaboración de la metodología fue necesario, primeramente, desarrollar los grupos de procesos de Iniciación y Planificación, para que a partir del análisis de interesados se pudieran plantear los requisitos y definir el alcance de lo que debería incluir la metodología.
Este análisis partió de una entrevista efectuada a los gerentes de la organización en la que se buscaba conocer su opinión acerca de que la empresa invierta recursos y tiempo en el desarrollo de un proyecto de este tipo; y cuál sería su principal expectativa de contar con una herramienta para gestionar sus proyectos. La recopilación y el análisis de estos datos permitieron establecer los requisitos con los que debería cumplir la metodología en los planos organizacional, recurso humano y operacional.
Habiendo completado los dos grupos de procesos mencionados anteriormente, se procedió a diseñar la metodología de administración de proyectos para cada una de las seis áreas del conocimiento seleccionadas; en cada una de ellas se realizó lo siguiente: análisis de la situación actual; diseño de un proceso acorde a las buenas prácticas del PMBOK (2008) y bibliografía relacionada; y el diseño de herramientas tales como matrices, cuadros, plantillas, formularios.
La primera área que se desarrolló fue la Gestión del Alcance, en esta se pudieron identificar 7 aspectos u oportunidades de mejora con respecto al proceso que se sigue actualmente; como aporte relevante, se implementaron herramientas como los formularios: “Recopilar Requisitos” y “Acta de Constitución”, así como el “Reporte de Estado del Proyecto” y la “Orden de Cambio”.
Durante el desarrollo de la propuesta metodológica de la Gestión del Tiempo se identificó que la empresa no sigue ningún tipo de proceso con actividades relacionadas con la gestión del tiempo de los proyectos, convirtiéndose el proceso propuesto en una innovación en la administración de los proyectos de Equigas.
En la propuesta de la Gestión de la Calidad se hizo énfasis en cómo debe tomarse de punto de partida la “Línea base del alcance del proyecto” para realizar la planificación de la calidad del proyecto pues esta toma coma base los requerimientos del cliente.
La propuesta de la Gestión de la Calidad es un complemento de los procesos que en este apartado se siguen actualmente en la organización, puesto que en la etapa de análisis se identificó que actualmente existe una comunicación efectiva entre los interesados durante el ciclo de vida del proyecto.
Con respecto a la Gestión de las Adquisiciones el hecho más relevante fue que se documentó un proceso, que aunque existente, carecía de esa particularidad tan importante, el mismo fue complementado con herramientas como las matrices de “Compras” y la de “Administración de Contratos”.
Finalmente, el desarrollo de las propuestas metodológicas concluyó con la propuesta de la Gestión de la Integración, que pretende lograr la coherencia y orden lógico entre los planes y los procesos de cada una de las áreas que se desarrollaron.
Como parte del desarrollo también se ideó una estrategia de implementación, que basada en el tipo de organización y los recursos disponibles, ayudará a implementar paulatina y ordenadamente cada uno de los procesos propuestos a lo largo del documento.
El documento finaliza con las conclusiones y recomendaciones, donde se reafirma la consecución de los objetivos planteados como el proveer a la organización de herramientas y procedimientos que la ayudaran a gestionar cada uno de sus proyectos, basados en las mejores prácticas que expone el PMI y bibliografía relacionada; para lograr esto, se sugirió que la implementación fuese conducida por una persona con conocimientos en la administración de proyectos y con las habilidades necesarias para liderar a la organización en los cambios y retos mentales, organizacionales y operacionales que representa la puesta en marcha de la metodología; igualmente, sus principales usuarios deberán capacitarse en algún curso-taller de aprovechamiento, relacionado con Administración de Proyectos que les pueda brindar las bases del conocimiento necesarias.
Descarga Aquí:
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1114.pdf
