RESUMEN EJECUTIVO
La Universidad de Costa Rica está constituida por seis áreas académicas, Artes y Letras, Ciencias Básicas, Ciencias Agroalimentarias, Ciencias Sociales, Salud e Ingeniería. El Área de Ingeniería es representada en la organización por la Facultad de Ingeniería.
A partir del 1998 se inició la articulación de las diferentes áreas de docencia, proyecto y acción social a la vinculación externa.
No obstante y a pesar de la importancia de cumplir a cabalidad con los motivos que le dieron origen a los lineamientos de la vinculación externa, actualmente en la Facultad de Ingeniería de la Universidad de Costa Rica no existe una Unidad de Administración de Proyectos (PMO) que reúna esfuerzos con el sector externo, las nueve escuelas que la integran la facultad, gestionan de forma individual sus proyectos.
Ante este reto, se le ha presentado a las autoridades del Decanato, un proyecto que propone el diseño de una Unidad de Administración de Proyectos como respuesta a la oportunidad de mejora identificada plasmándolo por medio del siguiente objetivo general “Elaborar una propuesta de diseño para el establecimiento de una unidad de Administración de Proyectos (PMO) de vínculo externo, para la Facultad de Ingeniería de la Universidad de Costa Rica para mejorar la gestión en la administración de proyectos de esa autoridad académica”.
Donde la vinculación externa debe entenderse como un sector a lo externo de la universidad que transforma las relaciones de la institución y demanda la reorganización a lo interno de ésta.
Así mismo para lograr el producto propuesto se formularon los siguientes objetivos específicos: (1)Determinar el grado de madurez de la organización para conocer su percepción respecto a la cultura de la administración de proyectos en el marco de vínculo externo, con el fin de seleccionar un modelo de PMO que permita mejorar la gestión de proyectos en la Facultad (2) Establecer el marco estratégico de la PMO de vínculo externo seleccionada para coadyuvar en la gestión por resultados dentro de la PMO en materia de proyectos, (3) Identificar los beneficios de establecer una PMO vínculo externo para que el Decano pueda utilizar la información como estrategia de negocio en su organización.
Para cumplir con los objetivos propuestos en primera instancia se aplicó los elementos sustantivos recomendados en el PMBOK (PMI, 2008), que integran el Desarrollo del Plan para la Dirección del Proyecto, en lo que se refiere a: recopilación de Requisitos, definición de alcance, la estructura de desglose del trabajo (EDT), definición y duración de las actividades y su respectivo cronograma de trabajo.
La recolección de datos numéricos se realizó por medio de dos tipos de encuesta; una estructura para generar información cuantitativa y otra semiestructurada para la información cualitativa.
Las herramientas que se aplicaron dependieron del alcance de cada objetivo específico planeado. Éstas consisten en el juicio de expertos, la metodología de proyecto, metodología de dirección de proyectos, y las metodologías de planificación estratégica
Para evaluar el grado de madurez de la organización en administración de negocios se utilizaron dos instrumentos metodológicos, de consulta y la población meta se dividió en dos grupos.
El primero estaba integrado por los gestores de proyectos que integran las comisiones coordinadoras de proyectos y el segundo estaba integrado por los directores de escuelas, los cuales dan el visto bueno de los resultados de los proyectos, así como de la ejecución de los presupuestos que los sustentan. En total se entrevistaron a 15 personas.
Del trabajo de campo efectuado por medio de la aplicación de los cuestionarios, cuya conceptualización proviene del modelo de madurez organizacional de la administración de proyectos (OPM3) del PMI, se obtuvo como resultado que la organización en estudio tiene un nivel de madurez de “media a baja” en materia de administración de proyectos.
Del segundo cuestionario aplicado se dedujo que si existía la necesidad de una unidad administradora de proyectos que apoyara a los gestores dándoles capacitación, elaborando técnicas y herramientas, y asesorando en riesgos.
Ante este escenario se escogió el modelo de Torre de Control para conceptualizar la unidad de proyectos más idónea para la Facultad de Ingeniería. Este modelo de PMO se aplica en las organizaciones cuya gestión de proyectos es vital, sin embargo, no existe una autoridad que ejerza control sobre los proyectos y sus respectivos ciclos de vida.
La PMO propuesta debe ser llevada ante el Consejo Asesor de la Facultad por parte del Decano para incorporarla en el organigrama como una unidad de apoyo en la gestión de proyectos en el dominio de la vinculación externa.
La PMO va a tener cinco profesionales: un Director de Proyectos, tres asesores de proyectos y un auditor de control de calidad. La estructura es simple y así fue conceptualizada porque una de las observaciones más vehementes de los entrevistados es que ésta debía ser un órgano asesor que apoyará y facilitará la gestión de proyectos y no una capa más de burocracia que limitaría esa gestión.
La cultura que tendrá esa unidad se fundamenta en la estrategia de la organización, para ello se propone dentro del contexto desarrollado un marco estratégico de acciones sustantivas como lo son la misión, la visión, las prioridades, los indicadores de éxito y los objetivos estratégicos.
Aunado a lo anterior y como parte de la personalidad de liderazgo que debe desarrollar la unidad de administración de proyectos o PMO se presenta dos logo tipos para que los grupos interesados tengan la oportunidad de escoger el símbolo que más les represente.
Como detalle relevante el cálculo del primer mes de trabajo de la PMO le costaría al ámbito de vinculación externa aproximadamente un ¢12, 5 millones, los cuales incluye los salarios y activos básicos para el inicio de sus operaciones. La sustentabilidad financiera de la PMO está limitada por los recursos que generen las escuelas con los productos o servicios que realicen.
Lo anterior porque la Universidad no financia el vinculo externo, más bien su fin es proveer de recurso frescos a la Facultad. Por tanto la sostenibilidad en el tiempo de la PMO dependerá del grado de aceptación de los demás miembros de la organización, de una estrategia de establecimiento de una cultura de administración de proyectos y del convencimiento de los beneficios que puede traer consigo el establecimiento de una PMO.
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1104.pdf
