RESUMEN EJECUTIVO
GRUPO GC Capacitación y Consultoría se creó en el año 2002 para consolidar un proyecto que llegó a ocupar un vacío en Capacitación y Consultoría de alto impacto. De acuerdo a la necesidad de sistematizar el know how de las mejores prácticas empresariales, con su creación se diseñó una oferta integral de servicios de capacitación que permitiera a las empresas mejorar su posición competitiva en un entorno cambiante.
Actualmente la empresa ha crecido a nivel nacional extendiéndose fuera del Gran Área Metropolitana y en el 2008 se extiende de manera internacional, con un Diplomado Internacional en Gerencia Logística mediante una alianza estratégica con High Logistics de Colombia y la Universidad de Medellín y también desarrolló un Programa de Capacitación Logística en Honduras.
La empresa presenta actualmente cierta problemática en la coordinación y desarrollo de cada una de las capacitaciones, se utiliza actividades, plantillas y procedimientos diferentes. En cuanto a tiempo no se envían las invitaciones a los clientes con la debida antelación, no hay una plantilla de desglose para llevar un control adecuado de los costos de las capacitaciones.
El recurso humano y la comunicación es deficiente, y no hay un manual de roles y responsabilidades para cada uno de los puestos. Para las adquisiciones, no hay un contrato para los Consultores que defina pautas en cuanto a disponibilidad, pagos, cumplimiento y satisfacción de las capacitaciones con su taller impartido. No hay un plan de gestión de compras para uso de la oficina, en cuanto a compra de materiales, papelería, etc.
En el tema de los riesgos, no hay un plan B para las capacitaciones. Con este proyecto de graduación quedarán definidas actividades, formatos y plantillas de manera estándar para todas las capacitaciones y parte administrativa de la empresa. El personal de la empresa al contar con una metodología estándar cumplirá con la misma de manera más ordenada, profesional, y mediante el plan de recursos humanos queden establecidas sus responsabilidades.
El objetivo general es diseñar una metodología para la dirección de proyectos de capacitación en Grupo GC Capacitación y Consultoría Empresarial S.A, dando origen a varias metodologías aplicable a siete de las 9 áreas de conocimiento: gestión del alcance, gestión del tiempo, gestión de costos, gestión de recursos humanos, gestión de las comunicaciones, riesgos y adquisiciones.
La propuesta metodológica que se plantea, se desarrolló tomando en cuenta información de primera mano, es decir entrevistas al Director de Operaciones de la empresa y asesores de capacitación. Se utilizó la técnica de observación individual para obtener los primeros conocimientos sobre el manejo de la coordinación de las capacitaciones en cuanto a alcance, tiempo, costo, recurso humano, comunicación, adquisiciones y riesgos.
Sesiones de trabajo para la revisión de documentos y datos de la empresa, presupuestos, documentos con información referente a las capacitaciones. El juicio de expertos de acuerdo a opiniones del Director de Operaciones y el Coordinador de Capacitación en el desarrollo de la metodología para cada una de las áreas de conocimiento que se aplicarán en los proyectos de capacitación.
Se utilizaron plantillas y formatos estándares para diseñar la metodología en las áreas del conocimiento y la utilización de programas de cómputo como Microsoft Project, WBS Sharp Pro y Excel para la creación estándar de las plantillas que darán respaldo a los proyectos de capacitación en su logística.
Con la elaboración de este proyecto final de graduación se desarrollaron habilidades y técnicas para realizar la gestión del alcance, tiempo, costo, recurso humano, comunicaciones, riesgos y adquisiciones en la logística de los proyectos de capacitación.
La metodología propuesta para la gestión del alcance definió los pasos a seguir en la logística de las capacitaciones, sus requisitos y características del servicio que ofrece la empresa consultora, entre otros rubros de importancia como la creación de una estructura de desglose de trabajo (EDT) que representa el trabajo específico en la logística de las capacitaciones.
La metodología para la gestión del tiempo identificó los entregables para las subdivisiones detalladas en el EDT. Con la plantilla propuesta para el seguimiento y control del presupuesto para los seminarios abiertos se obtuvo un presupuesto detallado de las capacitaciones abiertas, por tanto hay mayor beneficio en la empresa ya que no incidirá más en gastos extras y puede cubrir cualquier imprevisto.
Con el diseño de la metodología para la gestión del recurso humano se identificaron las competencias del personal directo en los proyectos de capacitación. La metodología propuesta documenta funciones y responsabilidades que no estaban claras, también dio a conocer los niveles de autoridad y a quién se debe reportar los resultados, porque la ausencia de estos aspectos ocasionaba en la empresa faltas en cuanto a trabajo en equipo, liderazgo y comunicación.
El diseño de la metodología para la gestión de las comunicaciones permitió identificar los interesados en la gestión de comunicación y la elaboración de plantillas para la distribución interna de la información entre los miembros del proyecto y la información que deben conocer los clientes.
La identificación de los riesgos, planificación a sus respuestas y su probabilidad de impacto contribuyó a conocer los aspectos negativos que inexorablemente pueden llegar a afectar las capacitaciones. Para gestionar las adquisiciones, se implemento una plantilla para planificar las compras de suministros de la oficina y se elaboro el contrato para los Consultores.
Descarga Aquí:
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1109.pdf
