RESUMEN EJECUTIVO
La compañía Grupo Login es una empresa multinacional, de capital costarricense, con más de 18 años en el mercado de desarrollo de software, especializada en soluciones de procesamiento electrónico para transacciones de medios de pago y programas de lealtad.
Dado que Grupo Login en los últimos años ha experimentado un rápido crecimiento comercial, y que más del 80 por ciento del tiempo de sus colaboradores se invierte en la definición, implementación, gestión y seguimiento de proyectos, se vuelve indispensable la aplicación de metodologías de administración de proyectos que permitan el cumplimiento de los objetivos propuestos en función de compromisos de entrega, alcances, presupuesto y calidad.
Ahora bien, a pesar de que Grupo Login tiene una marcada tendencia al trabajo por proyectos, no ha sido posible para esta empresa establecer un proceso profesional de administración de proyectos, ya que no cuenta con ningún colaborador que sea especialista en este tema.
Como solución a esta necesidad, se procedió a desarrollar el presente plan de implementación de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO) por medio de la cual se aplicarán una serie de soluciones diseñadas a partir de los estándares internacionales y las mejores prácticas del mercado.
Para lograr este cometido, se procedió en primer lugar a analizar el estatus de madurez de la empresa con respecto al tema de administración de proyectos.
Este análisis se llevó a cabo por medio de la aplicación de una herramienta de evaluación que contempla temas tan importantes en la gestión de proyectos tales como: la metodología utilizada, las herramientas de seguimiento y control, el desarrollo de competencias, la gestión de programas y portafolio de proyectos y finalmente la existencia y alcances de una oficina de administración de proyectos dentro de la organización.
Esta herramienta de evaluación de madurez se aplicó a tres colaboradores de la empresa que se encuentran involucrados directamente, y desde diferentes ámbitos, con la gestión de proyectos de la empresa.
Los resultados obtenidos de la aplicación de la herramienta fueron tabulados y analizados con el fin de establecer el nivel de madurez de la empresa con respecto a los temas de administración de proyectos.
El nivel de madurez obtenido por Grupo Login fue de “Medio - Bajo”, obteniendo un porcentaje promedio de 44.65% en la evaluación y presentando inclusive serias deficiencias en algunas áreas donde el porcentaje obtenido no alcanzó ni siquiera el 30%, como fue el caso del desarrollo de la competencia en administración de proyectos para el personal de la compañía.
A la luz de los resultados obtenidos, y luego de participar de los mismos a la Gerencia General de la compañía, se definió el tipo de PMO que se debe implementar dentro de la organización.
Basados en el análisis de modelos fundamentales de PMO de Casey y Peck (2001), se determinó que el modelo que más se ajusta a las condiciones y necesidades actuales de Grupo Login es el llamado “Torre de Control”.
Tomando en cuenta las funciones recomendadas para una PMO de este tipo y también los resultados obtenidos en la evaluación de madurez, se procedió a determinar y recomendar el perfil de la Oficina de Administración de Proyectos para la empresa Grupo Login.
Este perfil incluye una serie de temas de gran importancia que van a señalar el rumbo y radio de acción de la PMO. Entre estos temas están: su ubicación dentro del organigrama de la compañía, los alcances y responsabilidades otorgadas, los diferentes roles a implementar dentro de la PMO, cuáles serán las políticas por las cuales se rija, las actividades y tareas a desempeñar, así como también el paquete de servicios que dicha oficina va a poner a disposición de los directores de proyecto de la empresa y en general, de cualquier colaborador relacionado con los proyectos.
Dentro de las conclusiones de este trabajo, sobresale el hecho de que el éxito de la implementación de la PMO dependerá del trabajo conjunto entre la gerencia general y la misma Oficina de Administración de Proyectos para inculcar la cultura de administración de proyectos en todos los ámbitos y áreas de la organización.
De la misma forma, se concluye que el establecimiento de esta PMO debe realizarse a través de un plan de acción que delimite el alcance del cumplimiento de metas a corto plazo y que sean francamente medibles, lo cual permitirá un mejor control de la inclusión de la metodología en la organización sin que se muestre invasiva o burócrata.
Descarga Aquí:
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1105.pdf
