RESUMEN EJECUTIVO
La presente investigación se realizó en la Universidad de Cartagena, esta es una institución pública de educación superior que desde su fundación en el año 1827 ha tenido reconocimientos en la comunidad académica regional, nacional e internacional ejerciendo su autonomía con el compromiso de formar profesionales integrales, idóneos con claros valores éticos y morales, con actitud de responsabilidad, liderazgo, participación, disciplina, autonomía, solidaridad, respeto por las normas y las ideas de los demás.
De acuerdo con datos suministrados por la división de recursos humanos de la entidad, ésta tenía un desactualizado manual de funciones y procedimientos, desarrollado en el año 1998 por el jefe de la división de recursos humanos y algunos funcionarios puestos por la alta dirección, este manual fue aprobado sin la participación de los empleados.
En el mismo año la sección de registro y control académico matriculaba a ocho mil estudiantes, por lo que se consideraba que el recurso humano de la universidad de esa época, atendía sin ningún problema a este número de estudiantes.
Sin embargo después de catorce años el número de estudiantes de la institución se ha duplicado mientras que la planta de personal ha permanecido congelada, esto ha traído como consecuencia que las funciones de los empleados también se hayan duplicado.
Las administraciones que han estado al frente de la institución en los últimos años quisieron solucionar esta problemática, realizando contrataciones de empleados a termino definido cada seis meses, lo que ocasionó que no se actualizaran los manuales internos de la institución, entre estos el manual de funciones y procedimientos al cual hubo que hacerle un mantenimiento, ajustándolo a la estructura de la entidad y a las necesidades de todas sus áreas funcionales.
Desde hace muchos años la universidad de Cartagena quiso desarrollar una estrategia para cumplir con sus objetivos institucionales (docencia, investigación y proyección social), los cuales gracias a su recurso humano desarrolló con calidad, bajo criterios de rigurosidad científica, respecto a los derechos humanos, pertinencia y solvencia social que hizo viable un impacto social y el desarrollo sostenible de su entorno, con el fin de brindar bienestar a las presentes y futuras generaciones.
Sin embargo este propósito no ha sido alcanzado totalmente ya que hay muchos procesos administrativos que no se realizaban a satisfacción por no tener un actualizado manual de funciones y procedimientos.
Es por esta razón que las directivas del alma mater, unida a los sindicatos y las asociaciones internas de empleados, se hayan integrado para cambiar viejos modelos de administración, por programas de gestión encaminados a fortalecer las áreas débiles de los recursos humanos, también hubo una preocupación por hacer una realidad lo que antes se había planeado sin ningún resultado, y dentro de su plan de desarrollo se contempló la realización de un plan de gestión de los recursos humanos, el cual iría encaminado hacia el mejoramiento de la calidad de los mismos e iría acompañando el cambio en la cultura organizacional que impulsaría una gestión
integradora capaz de responder a los objetivos estratégicos de la institución.
Estos planes fueron aprobados por el Consejo Superior Universitario, y dentro de estos se destacó la actualización y mejora del manual de funciones y procedimientos, tomando como referencia el existente para ajustarlo a la estructura de la entidad y a las necesidades de sus áreas funcionales.
También se buscó que el manual se ajustara a las prácticas del (PMI) garantizando que los procesos de gestión del alcance, tiempo, recursos humanos y comunicaciones se realizaran de manera eficaz y fueran enfocados hacia la consecución de los objetivos establecidos. Además de lo anterior, la actualización y mejora del manual se constituyó en una herramienta de gestión administrativa que permitió orientar el buen funcionamiento de la institución y fue un soporte para los ejecutores o responsables de asignar las funciones y procedimientos que tenían y debían realizar cada uno de los empleados de la universidad.
El objetivo general de este trabajo se definió como el desarrollo de los planes de alcance, tiempo, recursos humanos y comunicaciones para el proyecto de actualización y mejora del manual interno de funciones y procedimientos de la Universidad de Cartagena. Para cumplir con este objetivo se definieron tres objetivos específicos como fueron:
Identificar actualizaciones y mejoras a realizar por medio del análisis al manual de funciones y procedimientos que actualmente existe en la Universidad de Cartagena. Desarrollar los procesos de planificación de las Áreas del conocimiento Alcance, Tiempo, RRHH y Comunicaciones para satisfacer los requerimientos del cliente o interesados del proyecto y por último proponer herramientas de seguimiento y control de las áreas de conocimiento anteriores por medio de plantillas o formatos.
Por otra parte, la presente investigación es de tipo descriptiva y analítica, para lo cual se ejecutó una revisión de documentos especializados y de la misma manera se realizó un trabajo de campo en las diferentes áreas de la universidad, este consistió en la observación de la realización del proceso y en la aplicación de entrevistas estructuradas e informales a los funcionarios de la institución(fuentes primarias); que permitieron obtener información básica para desarrollar la propuesta de actualización y mejora del manual interno de funciones y procedimientos; mientras que las fuentes secundarias de información usadas, fue la documentación archivada en la Universidad de Cartagena.
Para la realización de este proyecto se tuvieron en cuenta las solicitudes del ICONTEX, acompañado de la preocupación de las directivas y de todos los estamentos de la institución, puesto que el resultado del proyecto de actualización y mejora del manual traería un impacto significativo para la mejora y el avance institucional ya que este se constituiría en una herramienta fundamental para el desarrollo de una cultura organizacional enmarcada en los valores institucionales y serviría de soporte para la formulación de objetivos en el área de gestión del talento humano.
De la misma manera, para realizar este proyecto se contó con la participación activa de un equipo de trabajo que facilitó la obtención de los siguientes resultados:
Descripción general de los cargos, tales como identificación general del cargo, características del cargo, naturaleza del cargo, responsabilidades, descripción de funciones, profesiograma y requisitos mínimos. Diseño de un sistema de evaluación de desempeño que permitió medir la productividad, el compromiso y las necesidades de desarrollo individual.
Diseño de planes de capacitación y mejoramiento para los empleados administrativos de acuerdo con los requerimientos institucionales. Diseño de programas para el mejoramiento de las habilidades y competencias Realización de formatos o plantillas de seguimiento y control de las áreas de conocimiento del alcance, tiempo, recursos humanos y comunicaciones, con el propósito de verificar si el proyecto marcharía de acuerdo con lo planificado.
Afianzamiento de los conocimientos de la administración de proyectos; más específicamente en las áreas que fueron temas de estudio tales como la gestión del alcance, tiempo, recursos humanos y comunicaciones. En este aparte se realizó un estudio detallado de estas cuatro áreas del conocimiento, describiendo los beneficios que estas han aportado a la realización de este proyecto.
Con la finalidad de cumplir con los objetivos trazados, se realizaron una serie de recomendaciones que ayudaron al departamento de recursos humanos para que los procesos y procedimientos se optimizaran a partir de la aplicación del manual de funciones actualizado y mejorado. Entre otras están las siguientes:
Contar con una oficina especializada, llámese PMO, que se encargue de facilitar a los funcionarios de la entidad las metodologías y herramientas necesarias para el desarrollo de los proyectos que se ejecuten. Desarrollo de campañas de sensibilización a los involucrados en el proyecto, sobre la importancia de la administración de proyectos.
Aprobación de la asignación del personal requerido para el proyecto por parte de la División de recursos humanos, por la División de sistemas y la División de calidad de la universidad Capacitación y concientización al personal, formación de círculos de calidad, espacios de discusión participativa de todos los involucrados.
Actualización de la plataforma universitaria para que sea de fácil acceso a los responsables con el fin de sacar reportes sobre el estado de los proyectos y almacenar lecciones aprendidas que sirvan de respaldo para futuros proyectos. Coordinar actividades destinadas al aseguramiento de la calidad. Monitoreo y seguimiento constante de las actualizaciones y mejoras del manual de funciones.
Descarga Aquí:
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1117.pdf
