RESUMEN EJECUTIVO
Este proyecto de graduación se desarrolló en el Hospital Clínica Bíblica, institución con una trayectoria de 82 años en el campo de la medicina privada costarricense, y que se ha caracterizado por ser una empresa competitiva, al estar a la vanguardia para cubrir las necesidades del país y la demanda de los extranjeros que buscan sus servicios, considerando las tendencias del entorno que afectan directamente la industria hospitalaria en el ámbito económico, político, social, tecnológico, administrativo y ambiental.
La oportunidad de mejora se enfocó a que el Hospital Clínica Bíblica carecía de una metodología para la administración de proyectos que le permitiera iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrar los proyectos que se realizan en la organización, y por ende no se cuenta con la documentación estandarizada que permita la trazabilidad de cada uno de ellos.
Hoy día las empresas más exitosas han entendido que implementar las buenas prácticas de la Administración de Proyectos propuestas por el Project Management Institute, plasmadas en la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyecto PMBOK (2008) en su carta edición, puede significar una ventaja competitiva en la gestión administrativa empresarial.
Bajo la premisa antes detallada, se definió como objetivo general de este trabajo el optimizar la gestión de proyectos al estandarizar la documentación, seguimiento y trazabilidad de cada uno de ellos desarrollando una metodología de Administración de Proyectos a la medida del Hospital Clínica Bíblica basada en las buenas prácticas del Project Management Institute, para generar una cultura común en toda la organización al aplicar uniformemente los principios y herramientas de la Administración de Proyectos, para tal efecto se deben cumplir los objetivos específicos de; determinar la situación actual de la gestión de proyectos en el Hospital Clínica Bíblica al realizar un diagnóstico que incluya los tópicos vinculados a dicha gestión con el fin de identificar las necesidades y oportunidades de mejora que sirvan de base para determinar cuáles son las áreas hacia dónde debe enfocarse el diseño de la metodología; establecer la metodología de Administración de Proyectos a la medida para el Hospital Clínica Bíblica, en la que se detalle los principales procesos identificados en el diagnóstico, cada uno con sus respectivos procedimientos y plantillas que sirvan a la empresa como guía para la estandarización de la gestión de los proyectos; Establecer la estructura requerida dentro de la organización para la administración y consecución de la metodología y definir la estrategia de implementación a corto, mediano y largo plazo considerando la cultura organizacional, para medir los resultados de cada etapa, el nivel de aceptación y las modificaciones requeridas antes avanzar de nivel de maduración de la propuesta.
Para el desarrollo de este proyecto se utilizó como fuente primaria las entrevista con el consejo de directores del Hospital, considerando pertinente el obtener directamente de éste grupo la información para tomar como base sus experiencias y necesidades en materia de planeación y ejecución de proyecto con el fin de unificarlas a la propuesta de la metodología de la administración de proyectos que se brinda en este trabajo; adicional se incluyeron dentro de éstas fuentes sesiones de trabajo con el personal de la unidad de calidad del Hospital y con esto se obtuvo información relevante de los procedimientos y resultados en términos de calidad percibidos por dicha unidad en relación a los proyectos.
Como fuente secundaria para el desarrollo de este proyecto, se analizó la literatura relevante en la administración de proyectos, como La Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos. PMBOK (PMI, 2008), y autores reconocidos como Gido y Clements, Yamal Chamoun, para determinar las necesidades y oportunidades de mejora en materia de proyectos a la luz de las buenas prácticas reconocidas internacionalmente.
El método utilizado para la investigación fue el analítico -sintético, al consultar información general de los activos de la organización, dividiendo en partes cada proceso al descomponer y distinguir los elementos involucrados en la planeación, ejecución de los proyectos realizados con el Hospital, así como los manuales y procedimientos relacionados a la gestión de calidad y de manejo de la documentación, revisándolos ordenadamente cada uno de ellos por separado y por medio del análisis se obtuvo el resultado que fundamentó el desarrollo de este proyecto, y la principal herramienta que se aplicó fue el juicio de experto fundamentado en la base de la experiencia en el área de aplicación, conocimiento de cada director, así como el aporte académico de la autora.
De los resultados obtenidos, se observó que el Hospital Clínica Bíblica a lo largo de su historia ha ejecutado proyectos y su gestión se ha basado esencialmente en aspectos de índole financiero, tanto para su aprobación como el punto de referencia para determinar el grado éxito obtenido en cada uno de ellos.
También se logró confirmar que existe claridad por parte del grupo de colaboradores entrevistados del concepto de proyecto y su diferencia entre las operaciones del día a día, confirmando con esto el potencial uso que se le dará a la metodología diseñada, aunado a que no se cuenta con políticas que describan la estandarización de la documentación, seguimiento y control de los proyectos, evidenciando con esto la oportunidad de mejora en esta área que permita dar trazabilidad a los proyectos y documentar las lecciones aprendidas para referencias futuras.
Es relevante señalar que como parte del análisis realizado se determinó que los activos de procesos de la organización y los factores ambientales permiten la adaptación de la metodología de proyectos, también queda plasmada la necesidad de educación y capacitación en temas de Administración de proyectos, en aras fortalecer las competencias del recurso humano.
Y finalmente es importante aclarar que la metodología que se desarrolló en este trabajo ayuda a que los proyectos tengan mayores oportunidades de ser exitosos, pero por tratarse de una guía, por sí sola, no garantiza el 100% del éxito, sino que constituye un primer esfuerzo en la gestión de la administración de proyectos.
En razón de lo anterior, este proceso no debe valorarse como un planteamiento único y aislado, ya que se requiere del establecimiento de acciones desde diferentes perspectivas y actores para continuar con el proceso de mejoramiento continuo a esta gestión dentro del Hospital Clínica Bíblica.
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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1094.pdf
