RESUMEN EJECUTIVO
La Caja Costarricense de Seguro Social es una institución gubernamental que desde su creación en el año de 1942, se encarga de promover la seguridad social de todos los habitantes del país, sean asegurados o no. Tiene una estructura funcional debido a que la estructura de la C.C.S.S. cuenta con 6 gerentes funcionales que son los que administran recursos y toman las decisiones importantes.
No existe figura de director de proyectos y los miembros están agrupados según la especialidad.
En lo que refiere a la división organizacional de la Caja Costarricense de Seguro Social, la Gerencia División de Infraestructura y Tecnologías está desplegada en su gestión gerencial para el abastecimiento institucional de bienes y servicios en el desarrollo y mantenimiento de la infraestructura hospitalaria y de otras áreas estratégicas.
Dentro de la Gerencia División de Infraestructura y Tecnologías, se encuentra la Dirección de Equipamiento Institucional, quien es responsable de formular, definir y realizar las políticas para la gestión de la tecnología de equipo clínico de mediana y alta complejidad y precisamente la adquisición del equipo médico se convierte en uno de sus mayores insumos.
El alcance de este proyecto fue establecer una propuesta para la elaboración de una Oficina de Administración de Proyectos, ya que la Dirección Equipamiento Institucional no posee una oficina como tal, sino que hay una especie de organización para la planificación y ejecución de los proyectos, la cual establecerá estándares en cada proceso de Administración de Proyectos que se realice, con el fin de estandarizar y utilizar con austeridad los recursos disponibles para cada proyecto, esto porque son recursos públicos.
También se cumplieron objetivos como el de mostrar la ubicación estratégica de la Oficina dentro de la Dirección, así como las funciones que esta va a realizar, además de la matriz de roles y responsabilidades y los perfiles ideales para cada puesto dentro de la Oficina.
Para la elaboración de este documento, se hizo énfasis en investigación de tipo documental y oral, ya que el primer paso es realizar un diagnóstico del estado actual de la parte encargada de los proyectos de la Dirección, esto para determinar qué herramientas se están utilizando, cuales son las fortalezas y debilidades, etc.
Para esto se consultó documentos y proyectos realizados, utilizando el concepto de lecciones aprendidas y además se tomaron recursos como la entrevista para utilizar el juicio de experto. Terminada esta labor se determinó el método a seguir y se tomaron decisiones con los pasos a seguir de acuerdo con la información recolectada.
Con el fin de desarrollar una correcta propuesta de una Oficina de Administración de proyectos, se tomaron en cuenta los cinco grupos de proceso: Iniciación, planificación, ejecución, control y seguimiento y cierre. Esto debido a que la Oficina será el ente rector y abarcará a todos los grupos mencionados anteriormente.
Complementando los grupos de procesos se tomaron en cuenta las siguientes áreas de conocimiento: Gestión del alcance, gestión del tiempo, gestión de los costos y gestión de los recursos humanos, ya que para efectos de propuesta de proyecto, se consideró estos como los más importantes, sin embargo, en un futuro se puede pensar en desarrollar los restantes para así aplicar en su totalidad las teorías de la administración de proyectos.
Para la creación de la oficina es importante recalcar que se tendrán a profesionales de distintas áreas, desde planificadores y economistas, hasta ingenieros y técnicos; todos enfocados y organizados de acuerdo a como una Oficina de Proyectos debe funcionar para así cumplir con los objetivos que se tracen en la Dirección, en este caso los proyectos de adquisición de equipo médico.
Para todo esto, los estándares del PMI mediaron en la propuesta de la creación de la oficina y dieron una perspectiva más clara de cómo se debe estructurar la Dirección de Equipamiento Institucional para cumplir con sus metas y lograr un desarrollo progresivo.
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