RESUMEN EJECUTIVO
Hewlett Packard (HP) es una empresa multinacional dedicada al sector tecnológico, ofreciendo hardware y soluciones de software a grandes y pequeñas empresas así como a consumidores individuales. Hace cinco años la empresa inició operaciones en Costa Rica, migrando gran cantidad de negocios al país.
Una de las últimas unidades de negocios que están migrando parte de sus operaciones es la de Technology Services, que se dedica al soporte de las estrategias de la fuerza de ventas de la compañía. En esta unidad de negocios, al igual que en las otras, el manejo de la información es muy importante pues debe de hacerse de forma adecuada, siguiendo lineamientos globales establecidos que aseguren la confidencialidad y el debido registro y archivo de la misma.
Con la idea de atender esta necesidad, HP creó un programa global para el manejo de documentación así como de una única herramienta tecnológica o base de datos que la contenga, siempre bajo lineamientos y estándares globales.
El presente PFG se desarrolló con el propósito de crear entonces un plan de proyecto para la implementación de este sistema de manejo de información en la unidad de Technology Services.
Los objetivos fueron los de producir todo el plan de gestión del alcance, el plan de gestión de recursos humanos, el plan de gestión de las comunicaciones, el plan de gestión del tiempo, el plan de gestión de riesgos y el plan de gestión de calidad, que permitiesen la implementación del programa en la unidad en específico, de acuerdo con sus necesidades y características propias, siempre acorde y alineándose a las necesidades de la empresa.
Para lograr lo anterior, se utilizaron fuentes de información primarias, pero principalmente secundarias, pues por tratarse de una iniciativa global, todo el esfuerzo debía suscribirse a los lineamientos ya planteados y conforme a las políticas y normas de la empresa, fuentes de las que se obtuvieron entonces los antecedentes necesarios para documentar el plan propuesto.
Complementariamente, se utilizó el Método Analítico – Sintético como método de investigación para todos los objetivos, pues se parte de la observación de hechos e información ya existente, y de ahí se deducen soluciones o propuestas para el plan particular y el logro de cada uno de los objetivos planteados, que se enfocan básicamente en facilitar la planificación y futura implementación del programa en Technology Services (TS).
Como herramientas de apoyo se emplearon las entrevistas a los expertos, sitios de Sharepoint y otros documentos internos, así como MS Project y Outlook.
Al término de este PFG se ha podido cumplir con los grupos de proceso de iniciación y planeación, tomando en cuenta las áreas del conocimiento de integración, alcance, tiempo, recursos humanos, comunicaciones, calidad y riesgos, cumpliendo con las expectativas del departamento legal de HP de implementar en el año fiscal 2012 el programa de Record Management en TS Americas.
Quedaron definidos y documentados el alcance del proyecto en una EDT y plan de acción; una descripción de los roles y responsabilidades de cada uno de los involucrados así como la lista de entrenamientos requeridos que deberán completar para cumplir con sus tareas en el proyecto; los medios de comunicación, forma y frecuencia de las comunicaciones; los posibles riesgos que el proyecto podría enfrentar y las estrategias para manejarlos; el plan de calidad, así como el cronograma y la estimación del tiempo necesario para completar todo el esfuerzo dentro del período preestablecido por el departamento legal.
En la elaboración se identificó, sin embargo, que el tiempo dado por el departamento legal debería ser mayor para poder incluir procesos de auditoría interna y también que el recurso humano identificado debería dedicar más cantidad de tiempo en su rol y ser nombrados cuando ya se tenga una idea más clara de la cantidad de archivos que se manejarán en el departamento y no a la inversa.
De igual manera, se considera necesario un mayor apoyo por parte de los gerentes de departamento para contrarrestar los posibles riesgos, que se escapan de la administración del proyecto y están más ligados a la operación misma e incluso a factores externos a la empresa.
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1076.pdf
