RESUMEN EJECUTIVO
Comtel Ingeniería es una empresa integradora de proyectos de respaldo eléctrico, de eficiencia energética y de calidad de energía dentro del mercado costarricense. La empresa brinda múltiples soluciones en el ámbito de la ingeniería eléctrica y muchas de estas soluciones se gestan en proyectos complejos que requieren de la atención de una oficina de administración de proyectos que promueva la adecuada gestión de los recursos de la empresa y de las expectativas de sus clientes en los diversos proyectos que se realizan.
En los proyectos anteriores realizados por la empresa, se nombró como encargado o director del proyecto al ingeniero o técnico que diseña y oferta la solución energética. Debido a que el responsable designado comparte la función de encargado de proyecto con otras labores funcionales, es frecuente que la gestión profesional del proyecto no se dé a lo largo del ciclo de vida, son muy pocas las veces que se lleva un control del alcance, tiempo, costo y calidad del proyecto durante cada fase a lo largo de su ciclo de vida. Otro aspecto importante de indicar es que frecuentemente en el cierre de los proyectos no se dedican recursos para analizar la rentabilidad final del proyecto, analizar el cumplimento de los objetivos, recopilar archivos de procesos o anotar mejoras y experiencias del proyecto.
Debido a lo anteriormente expuesto y a la poca gestión profesional de los proyectos en la empresa, es necesario que exista una metodología que involucre las mejores prácticas de dirección de proyectos en lo interno de la organización, para que con ello se brinde una gestión profesional y normalizada a cada proyecto sin depender de las virtudes, habilidades o experiencias del director de proyecto.
A partir de la necesidad detectada por parte de la empresa Comtel Ingeniería, se estableció como objetivo general del proyecto: “Elaborar una metodología que estandarice los procesos de administración de proyectos que la empresa Comtel Ingeniería desarrolla” y como objetivos específicos fueron planteados el definir un procedimiento para la Administración de Proyectos para Comtel Ingeniería, que permita la gestión de la Integración, Alcance, Calidad, Tiempo, Comunicaciones, Costo, Recursos Humanos y Riesgos del Proyecto.
Así mismo se propuso crear herramientas que faciliten la gestión de proyectos en la empresa y se formula un plan de capacitación sobre la metodología propuesta para el personal involucrado en proyectos dentro de la empresa Comtel Ingeniería, para que su uso y comprensión sea por igual para cada miembro de proyectos en la organización.
Las fuentes de información primarias para el desarrollo de la presente propuesta metodológica fueron entrevistas, reuniones y mesas redondas con dos Ingenieros eléctricos directores de proyectos y múltiples miembros de la organización que se consideran parte activa de los proyectos que desarrolla la empresa.
De esta manera se buscó recopilar la información concerniente a los procesos de administración de proyectos aplicados por la organización; información referente a las herramientas y técnicas que emplea la organización para la gestión de sus proyectos; identificar el personal clave para la organización y para la dirección de proyectos; conocer las políticas de la organización en cuanto la gestión de sus proyectos e identificar la experiencia o conocimiento de los miembros de la organización en la gestión de proyectos.
Como fuentes secundarias se consultaron las mejores prácticas en administración de proyectos del PMI (Project Management Institute) presentes en el PMBOK (2008), abarcando las primeras ocho áreas de conocimientos presentes en la guía.
Activos de procesos de la organización Comtel Ingeniería referentes a gestión de proyectos, documentación interna a la organización como descripción de cargos y funciones del personal, documentos y publicaciones de la Universidad para la Cooperación Internacional UCI y múltiples sitios web con el fin de recopilar plantillas o herramientas que complementaron la propuesta metodológica.
Al finalizar la investigación se produce un procedimiento para la administración de proyectos en la empresa Comtel Ingeniería, en él se incluyen los procesos que normalmente realiza la empresa para gestionar sus proyectos y se agregan nuevos procesos para abarcar la gestión de las áreas de conocimiento propuestas. A lo largo del procedimiento se indican los pasos a seguir desde el inicio del proyecto hasta su etapa de cierre.
Durante el seguimiento del procedimiento se hacen uso de las veintitrés herramientas desarrolladas para facilitar la gestión de los proyectos durante cada uno de los cinco grupos de procesos descritos por el PMBOK (2008): Inicio, planeación, ejecución, seguimiento y control y el cierre del proyecto.
La propuesta metodológica a lo largo de su contenido fomenta a que se desarrolle una Oficina de Administración de Proyectos en lo interno de la Organización, la cual debe actuar como promotora y responsable de la gestión profesional de los proyectos, incentivando y fomentando el uso del procedimiento de administración de proyectos y las herramientas desarrolladas en el presente trabajo.
De manera complementaria al seguimiento del procedimiento de administración de proyectos, es recomendable utilizar un software profesional para la gestión, como lo es el Microsoft Project, que permite a los directores de proyectos generar reportes e informes automáticos de manera sencilla y rápida.
Así mismo es recomendable que cada Director de Proyecto entienda y utilice la nomenclatura dada en la presente metodología con el fin de promover el uso de un lenguaje común entre los diferentes miembros del equipo de Proyecto. Es recomendable que la Oficina de Administración de Proyectos se dé a la tarea de generar nuevas herramientas que llenen cualquier vacio de gestión detectado en cualquiera de las áreas de conocimiento abarcadas así como para el área de las adquisiciones que no fue contemplada en el presente trabajo.
Finalmente se formula un plan de capacitación tanto para el personal general de la organización como para el personal de proyectos y se recomienda que posterior a la capacitación del personal en la presente metodología, se escoja un proyecto piloto real que sirva de ejemplo para todos los directores de proyectos de la organización en la aplicación y seguimiento de la propuesta metodológica.
Descarga Aquí:
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1051.pdf
