RESUMEN EJECUTIVO
San José es la primera provincia de Costa Rica y su capital desde 1823. El Cantón Central de San José está integrado por once distritos. Acorde con el artículo 169 de la Constitución Política que señala que al Gobierno Municipal le corresponde la administración de los intereses y servicios locales en cada cantón, la Municipalidad de San José (MSJ) se ha propuesto dirigir y conducir el desarrollo del Cantón Central de San José, en forma sostenible y en procura del mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes.
En la actualidad, la Municipalidad de San José ejecuta alrededor del 66% de su presupuesto anual en programas y proyectos municipales. Sin embargo, prevalece una estructura jerárquica piramidal, no existe una adecuada planificación, el modelo de planificación es deficiente, el presupuesto es poco utilizado como herramienta de gestión, los proyectos se financian antes de estudios previos y no existe una unidad que lleve la gestión completa de los proyectos.
El presente proyecto, ―Propuesta para la Implementación de una Oficina de Gestión de Programas y Proyectos (PMO) en la Municipalidad del Cantón Central de San Jose‖, nace con el propósito de crear una cultura de proyectos dentro de la MSJ y fortalecer su capacidad de gestión y control, coadyuvando a los planes de la propia Municipalidad de establecer una unidad especializada que oriente la administración de las dependencias que ejecutan sus proyectos.
La implantación de una PMO permitiría a la MSJ la estandarización de la gestión de todos los proyectos municipales; contribuiría y promovería la transparencia en la utilización de recursos municipales, que son recursos de la comunidad a quien sirve; proporcionando una estructura base para la búsqueda de la eficacia y eficiencia en la utilización de estos recursos, especialmente de los asignados a proyectos. Asimismo, impactaría positivamente las políticas de gastos, control interno y mejora continua y establecería una cultura de buenas prácticas y lecciones aprendidas.
El objetivo general del proyecto es proponer un plan para establecer una PMO en la Municipalidad del Cantón Central de San José, que incluye una propuesta de estructura organizacional con funciones y responsabilidades así como el desarrollo de una metodología para estandarizar la gestión de sus programas y proyectos.
Teóricamente, el proyecto descansa en los conceptos de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBoK) del ―Project Management Institute‖ (PMI, 2008).
Cumpliendo con el objetivo específico 1 se ha determinado que el nivel de madurez global en gerencia de proyectos organizacional del Municipio a setiembre 2011 es medio bajo (puntaje total de 311.89 – 48,75%).
A partir de esa medición y logrando los objetivos específicos 2, 3 y 4, se ha propuesto un plan global para el desarrollo e implementación de la estructura PMO. Un modelo con una visión y enfoque adecuados a la realidad actual de la MSJ.
El modelo plantea un avance por fases y por niveles, partiendo de los procesos de ejecución (PMO3), a los de planificación, seguimiento y control y cierre (PMO2) de los programas y multi-proyectos, para finalmente avanzar hacia la gestión de la integración del portafolio (PMO1).
Se planifican las restricciones de alcance, costo y calidad, así como la gestión del tiempo, de los recursos humanos, de las comunicaciones, las adquisiciones y los riesgos del proyecto. Se plantea la ubicación de las PMOs en la estructura organizativa, se determinan las responsabilidades de cada una de ellas, así como los servicios que brindarán a las áreas involucradas. El enfoque para la estandarización metodológica en AP es congruente con el avance escalonado de la plataforma.
El proyecto apuesta por el recurso humano de la MSJ. Es su agente de cambio. Sin los niveles adecuados de participación activa, el proyecto no logrará sus objetivos. Del proyecto depende ganarse su confianza para la apropiación de la disciplina de administración de proyectos como tal.
Procesos continuos de sensibilización, de capacitación formal e informal, mentoría constante para la aplicación de los conceptos teóricos a los proyectos reales son clave para mantener los niveles de interés y motivación requeridos. La negociación, la comunicación efectiva y el liderazgo son destrezas gerenciales de alto valor agregado.
El proyecto es una propuesta de fortalecimiento institucional que coadyuvaría a que la MSJ continúe en su compromiso de satisfacer las necesidades y expectativas —calidad de vida— de sus personas usuarias a través de los servicios que brinda.
Congruente con la estrategia de manejo de este plan de gestión (involucrar, participar, consensuar, validar) y dado que la autora de este Proyecto Final de Graduación no pertenece a la MSJ, el proceso ha sido consensuado y los entregables validados con un grupo focal que la MSJ ha formado para este propósito. Se pretende que el plan propuesto sea acogido por la MSJ para establecer la PMO con las adecuaciones que en su momento se requieran.
Descarga Aquí:
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1069.pdf
