RESUMEN EJECUTIVO
La compañía
estadounidense, International Resources Group, Ltd. (IRG, Ltd), con sede en
Braddock Place, Alexandria, Estado de Virginia, Estados Unidos de América,
propiedad de Engility Corporation, brinda servicios internacionales de asesoría
e implementación de programas, a diversas agencias del gobierno de los Estados
Unidos, entre ellos a la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo
Internacional (USAID).
Por más de 10 años, IRG, Ltd. ha brindado
soporte administrativo y técnico a la Regional para América Latina y el Caribe
de la Oficina de los Estados Unidos de Asistencia para Desastres en el
Extranjero (OFDA), dependencia de la USAID, a través de un Programa Regional de
Asistencia para Desastres, conocido como el RDAP, por sus siglas en inglés. Por
medio de éste se brinda, fortalecimiento de capacidades en reducción del riesgo
de desastre y preparativos de respuesta a varios países de la región de américa
latina y el caribe (LAC).
A partir del 2010 USAID/OFDA/LAC, encarga a
su contratista IRG, Ltd. (Engility), la implementación dentro del RDAP, de un
programa denominado Small Grants (Pequeñas Donaciones), con la finalidad de
promover en las pequeñas organizaciones no gubernamentales de los países de la
región, el acceso a fondos para el desarrollo de capacidades en reducción del
riesgo de desastre, en el nivel comunal.
IRG, Ltd., diseña para ello el Manual del
Programa de Small Grants, para el desarrollo y administración de esas
donaciones, proveyendo los requisitos para la recepción de propuestas,
aprobación, otorgamiento de fondos, seguimiento técnico-financiero, y su
finiquito.
Asimismo, algunas disposiciones
administrativas relacionadas a la administración de los fondos, que obedecen a
lineamientos establecidos por el Gobierno Federal de los Estados Unidos y por
la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional.
La ausencia de procesos de dirección de
proyectos, dentro del Programa Small Grants,
como los propuestos por el PMI en el PMBOK 2013, motivó al autor del
presente estudio, a identificar espacios que permitieran la inclusión y
adaptación de estos, y facilitar así las gestiones de los Especialistas en
Manejo de Riesgos de Desastres del RDAP.
Para ello se diseñaron varios objetivos para
este proyecto final de graduación en donde el objetivo general, es
elaborar una guía para aplicar los
procesos de dirección de proyectos en la gestión de los Small Grants, del
Programa Regional de Asistencia para Desastres de USAID/OFDA/LAC, ejecutado por
IRG, Ltd, basados en el PMBOK 2013. El
logro de este se obtuvo mediante el cumplimiento de los siguientes tres
objetivos específicos:
1) Realizar un diagnóstico del programa
small grants para identificar la gestión bajo la cual se administran los
pequeños proyectos; 2) establecer las fases y los procesos de la dirección de
los proyectos small grant, para gestionarlos conforme a los estándares
establecidos en la guía del PMBOK 2013; y 3) definir las funciones básicas de
los miembros del equipo de trabajo del proyecto, para determinar sus roles y responsabilidades en
los small grant.
Para la investigación se aplicó el método
analítico – sintético, basándose en entrevistas a personal clave de IRG, Ltd.,
ubicados en la Oficina de USAID/OFDA/LAC en San José, Costa Rica, y de un
Especialista en Manejo de Riesgos de Desastre, (DRMS) responsable del país.
Adicionalmente se envió una encuesta electrónica a los restantes DRMS de habla
hispana e inglesa, ubicados en diversos países de la región LAC, a través de
facilidades de google drive.
Se aplicó también revisiones documentales a
literatura especializada en Administración y Dirección de proyectos, en
investigación, al Manual del Programa Small Grants (IRG, Ltd), al Manual de
Procedimientos del RDAP.
Posterior al análisis se obtuvo evidencias
que mostraron la carencia de procedimientos en particular para los DRMS, que
orientaran sus acciones durante el ciclo de vida de un proyecto small grant,
así como la limitada utilidad del existente Manual del Programa de Small
Grants. Este ofrece más información hacia el cumplimiento de disposiciones
contractuales entre IRG, Ltd (contratista de USAID/OFDA) y el receptor de los
fondos del donante.
Se deduce en la necesidad de establecer
lineamientos claros por lo que se genera como resultado una Guía para los
proyectos Small Grants, divididos en 4 fases, cada una con sus procesos
adoptados del PMBOK 2013, y adaptados a las necesidades del DRMS, desde una
óptica de donante de fondos.
La aplicación de esta Guía, permitirá al
DRMS en forma paulatina mejorar sus gestiones como primeros identificadores de
oportunidades para la implementación de los Small Grant, en los países a su
cargo, siempre bajo el asocio de una ONG local.
Se espera que al incorporar en esta nueva
gestión la identificación de los actuales y potenciales interesados en un
proyecto small grant, y determinar criterios de calidad, aspectos antes no
atendidos, se potencialice los alcances de estas iniciativas en beneficio de
las comunidades expuestas a situaciones de riesgo de desastre, carentes muchas
veces de oportunidades financieras para reducirlas.
Descarga aquí:
