RESUMEN EJECUTIVO
La educación superior en Costa
Rica es un ejemplo para los países latinoamericanos. En los años cincuenta y
sesenta aumenta la población y surge el anhelo de apropiarse de la cultura que
ofrece la preparación superior. Las universidades de esa época no pueden asumir
el reto, por su ubicación urbana, este factor imposibilita que gran parte de la
población no tenga acceso a la formación universitaria.
Se crea una opción que
democratiza la educación superior, independiente de la ubicación geográfica
donde habitan las personas. Así nace la Universidad Estatal a Distancia (UNED)
“como una institución de educación superior especializada en la enseñanza a través
de los medios de comunicación social” (art.1), mediante Ley Nº 6044, publicada
en La Gaceta núm. 50 del 12 de marzo de 1 977.
La Universidad Estatal a
Distancia implica tres aspectos: 1.-Dimensiones: sociocultural y política,
pertinencia contextual, académica curricular y pedagógica. 2.- Marco
Estratégico: áreas de acción (docencia, investigación, extensión, gestión
académica-administrativa), áreas estratégicas operativas de los espacios de
acción. 3.-Plan de acción: docencia, investigación, extensión y gestión.
Debido a que el plan académico de
la UNED es complejo y extenso se gestionan proyectos a nivel institucional y en
las unidades académicas como en la Escuela de Ciencias Exactas y
Naturales. Dicha Escuela fue fundada en
1989, como fusión de las áreas de
Matemáticas, Ciencias Naturales, Tecnología y Administración de
Servicios de Salud.
Se realizó una revisión
documental de ECEN y entrevistas a las personas involucradas en los procesos de
investigación y gestión de proyectos; se determinó que no existe ningún
portafolio de proyectos. Por lo tanto se propuso la implementación de un plan
para gestión de un portafolio de proyectos en la Escuela de Ciencias Exactas y
Naturales.
La UNED cuenta con: la
Vicerrectoría de Investigación y la Vicerrectoría de Planificación, ambas
asesoran a ECEN en los procesos de gestión de proyectos. Pero difieren en
metodologías, personal, herramientas informáticas y documentación de las
mejores prácticas para la administración de proyectos.
El objetivo que se propuso fue:
Implementar un plan para la gestión de un Portafolio de Proyectos para la
Escuela de Ciencias Exactas y Naturales en la Universidad Estatal a Distancia.
Entre los objetivos específicos: se analizó el plan estratégico de la escuela
con respecto al de la Universidad Estatal a Distancia; investigar sobre las
mejores prácticas desarrolladas en los proyectos de la Escuela de Ciencias Exactas y
Naturales; se estableció la relación entre la gestión de un posible portafolio
de proyectos y el plan estratégico de la Escuela de Ciencias Exactas y
Naturales; implementar en la ECEN un plan para la gestión del Portafolio de
Proyectos según el estándar PMI.
La metodología utilizada para el
logro de los objetivos fue consultar las fuentes de información, primaria y
secundaria, bibliográficas, entrevistas, encuestas, análisis de la información
recopilada, tanto escrita como oral y determinar las mejores prácticas para la
gestión de proyectos en la ECEN.
Con el
análisis de toda la información se propuso un plan para implementar el
portafolio de proyectos en concordancia con el plan estratégico de la ECEN y la
UNED. Para implementar está acción se determinó la necesidad de documentar
todos los proyectos desarrollados y los que están en ejecución.
Al concluir este trabajo de
investigación que involucró personal de la ECEN y entidades de la Universidad
que gestionaron proyectos, permitió visualizar que no existe una metodología
formal para administrar proyectos y no se cuenta con un proceso estructurado
para seguimiento y control de proyectos.
El resultado de la implementación
de este plan en ECEN, mostró que el proceso para priorizar los proyectos no
existe, además que no se encontró ningún mecanismo que verifique que el
proyecto esté alineado con los ejes y acciones estratégicas de la Escuela.
La falta de análisis de los
proyectos no permite aprovechar los recursos y por consiguiente no hay
información suficiente para la toma de decisiones, lo cual afecta el proceso
para brindar una respuesta eficiente a las necesidades institucionales,
comunidad educativa y nacional.
Se aplicó el plan de gestión del
portafolio en ECEN, a un grupo de proyectos que se iniciaron en el 2008, casi
todos están activos. Esto permitió emplazar la importancia que tienen los ejes
estratégicos con los proyectos que se están desarrollando en la Unidad
Académica.
Todos los proyectos que se
analizaron están alineados con el eje estratégico Docencia, Investigación y
Extensión. En cuanto a los otros tres ejes: Recursos Humanos, Finanzas y
Gestión Administrativa, no cuentan con ningún proyecto. Por eso la Escuela debe
incentivar la realización de proyectos en función de estos, para no perder el
equilibrio necesario y que la ECEN crezca como una unidad académica líder,
proactiva e innovadora acorde con su Misión y Visión.
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