RESUMEN EJECUTIVO
Interactuar Famiempresas fue
creada en 1983 para ayudar a personas de bajos recursos y que no tenían acceso
al crédito en las entidades financieras tradicionales, por medio de la
generación de ingresos a través de pequeñas unidades productivas. Durante su
desarrollo incursionó en la prestación de otros servicios adicionales al crédito como la capactitación,
los servicios de desarrollo empresarial como asesoría especializada,
laboratorio de alimentos, creación de empresas y diseño.
En los últimos 3 o 4 años, la
Corporación trabajó en proyectos ante diferentes entidades del orden nacional e
internacional que favorecieron su crecimiento y posicionamiento estratégico en
estos entornos. Sin embargo, en muchos casos la oportunidad de desarrollar
estos proyectos dentro del alcance, tiempo, costo y con la calidad esperada por
los diferentes patrocinadores no siempre se cumplió.
El no contar con directrices institucionales
claras, la falta de un área responsable de gerenciar los diferentes proyectos
tanto internos como externos que se ejecutan en la Corporación, genera diversas
dificultades en términos de la llamada triple restricción (costo, tiempo,
alcance) repercutiendo en la calidad del producto entregado.
Lo anterior se ve
agravado por la inexistencia de metodologías, herramientas, software
especializado y personal con el entrenamiento y competencias especializadas que
facilitaran la Administración de los proyectos, situación que se minimizó con
la creación de una oficina de proyectos al interior de la Corporación.
El objetivo general del proyecto fue
elaborar una propuesta para la creación de una oficina de gerencia de proyecto
(PMO) en la Corporación Interactuar, para unificar métodos y metodologías en el
gerenciamiento de proyectos que desarrolla la Instución, para lo cual se
trabajaron los siguientes objetivos específicos: realizar una evaluación del
estado de madurez de la organización en proyectos, que sirva de base para
determinar el camino o ruta o seguir en la creación de una PMO en la
Corporación Interactuar, determinar según los modelos de desarrollo de PMO
existentes, cual es el tipo de PMO más conveniente para la Corporación,
elaborar el plan de gestión del alcance para la creación de una PMO en
Interactuar para definir los requisitos que se deben cumplir según el PMBOK,
definir el plan de gestión del tiempo para
las actividades, su duración y mecanismos de control, establecer el plan
de gestión de los costos para determinar
el presupuesto del proyecto y sus controles, realizar el plan de gestión de la
calidad para asegurar la calidad del proyecto frente a los estándares
definidos, desarrollar el plan de gestión de recursos humanos para establecer
los requerimientos, necesidades, perfiles y contratación del recurso humano del
proyecto, realizar el plan de gestión de comunicaciones para el adecuado manejo
de las comunicaciones y documentos del proyecto, elaborar el plan de gestión de
los riesgos para identificarlos y gestionarlos minimizando su impacto en el
proyecto, establecer el plan de gestión de las adquisiciones para realizar
oportunamente las adquisiciones
requeridas para el proyecto, definir el
plan de gestión de los interesados para conocer sus intereses y expectativas en el proyecto.
Para ello se hizo necesario:
Identificar el grado de madurez de la Corporación en materia de Gerencia de
Proyecto, determinar la etapa dentro de la cual se ubica la Corporación dentro
de los Modelos estudiados y establecer
la hoja de ruta a seguir en la Corporación para el Montaje de una
PMO.
Para lograr lo anterior se
recurrió a fuentes primarias como encuestas y entrevistas a personal
seleccionado el interior de la Corporación y en cuanto a fuentes secundarias en
especial a los lineamientos y estándares establecidos en el PMBOK (PMI, 2013),
y a partir de la utilización de métodos deductivos/inductivos, inductivos y
deductivos se realizó el análisis y validación de la información obtenida en el
desarrollo del trabajo para elaborar la propuesta de PMO para la Corporación.
Si bien la organización se ha
caracterizado por ser una empresa dependiente de proyectos, las capacidades
internas y la experiencia le pueden facilitar el migrar hacia una empresa
conducida por proyectos.
Para ello se requiere contar con una oficina de PMO
que facilite este proceso apoyado en capacitaciones, definición de estándares,
modelos y metodologías, para unificar el manejo, de forma tal que se facilite
el planeamiento y el control de los proyectos, contando con herramientas y
aplicativos tecnológicos como software para administración de proyectos y para
el manejo de los riesgos en los proyectos.
Avanzar en el tema de contar con
un manejo centralizado de los archivos y lecciones aprendidas de los proyectos
que ha ejecutado y viene ejecutando la Corporación es una tarea primordial para
facilitar el avanzar en la identificación de oportunidades de mejora, pero para
ello se requiere avanzar en la correcta identificación del tipo de estructura
organizacional que mejor se adapte a las condiciones del entorno y de la Corporación
para el manejo de los proyectos. Esto requiere igualmente fomentar o
desarrollar nuevas competencias como lo es la de administración de
proyectos.
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