RESUMEN EJECUTIVO
BIOTEC INTERNATIONAL ASIA (BIA), subsidiaria de BIOTEC
INTERNACIONAL (BIOTEC) para el Sudeste Asiático. La empresa se dedica a la
implementación, puesta en marcha y operación de plantas de biogás en Malasia e
Indonesia. BIA actualmente tiene su oficina principal en la ciudad de Puchong,
Malasia y desde allí dirige operaciones en Malasia e Indonesia.
Desde su
fundación, BIA ha desarrollado 4 proyectos en Malasia y 2 proyectos en
Indonesia. Debido al crecimiento de la empresa en los últimos años, para el
2014 la directiva realiza una revisión de la estructura organizacional de la
empresa y decide crear una estructura organizacional más apropiada y dentro de
ésta se ha decido crear una Oficina de Gestión de Proyectos mejor conocida como
PMO (Project Management Office).
La PMO se creó con recursos existentes de la empresa y de
ellos se nombra a un gerente de PMO y dos gerentes de proyectos. Posteriormente
se decide iniciar con la elaboración de los procesos propios de una metodología
para la gestión de los proyectos de la empresa teniendo como base las experiencias
pasadas y lecciones aprendidas del personal en los proyectos pasados, así como
una capacitación recibida sobre la metodología PRINCE2 (PRojects In Control
Enviroment) para la administración de proyectos.
En materia de gestión de proyectos, la problemática de la
empresa radica en que hasta la fecha los proyectos aún no logran culminar con
el éxito esperado, aunque en su mayoría se han alcanzado las ganancias
esperadas, hasta la fecha se ha fallado en entregar proyectos dentro de las
restricciones típicas como lo son el alcance, costo, tiempo y calidad. Por lo
que se consideró que una de las causas de ello, es que la empresa ha gestionado
sus proyectos en base a experiencia, sin ninguna metodología propiamente
establecida.
Este Proyecto Final de Graduación (PFG) tuvo como objetivo
general el desarrollar una propuesta de mejoras a la PMO de la empresa BIA,
basadas en la Guia del PMBoK y la metodología PRINCE2, con la finalidad de
mejorar su rendimiento en la gestion de los proyectos de la empresa; para
lograr este objetivo, se plantearon los objetivos especificos de realizar un
diagnóstico de la PMO mediante la medicion de madurez de la empresa para
identificar las areas de mejora en la gestion de los proyectos; ademas de el
desarrollar una propuesta de mejoras a las metodologías que actualmente se
utilizan dentro de la PMO para incrementar su índice de proyectos existosos y
el elaborar un plan de capacitación de las mejoras propuestas en la gestión de
proyectos para aumentar la productividad de la empresa.
El desarrollo de este PFG consistió inicialmente en la
medición de la madurez de la organización en la gestión de proyectos mediante
el uso del modelo de madurez Project Management Maturity Model (PMMM) elaborado
por Harold Kezner, el cual consiste en cinco niveles: lenguaje común, procesos
comunes, metodología única, benchmarking y mejora continua.
Una vez que se
determinó la madurez de la organización se procedió a la elaboración de una
propuesta de mejoras en la gestión de proyectos en el marco de la madurez
organizacional y las áreas de conocimiento de la metodología en gestión de
proyectos que utiliza la PMO de la empresa con el apoyo de la metodología en
gestión de proyectos del Project Management Institute (PMI).
En el presente trabajo se concluye que BIA es una
organización que debe trabajar en alcanzar la madurez en gestión de proyectos y
su PMO debe fortalecer su metodología en gestión de proyectos debido a que esta
posee algunas deficiencias. La gestión
de proyectos dentro de la empresa puede mejorarse mediante la aplicación de las
propuestas realizadas hacia el desarrollo de la madurez de la empresa y la
propuesta de mejoras a la metodología misma basada en la metodología de gestión
de proyectos del PMI.
La PMO también deberá establecer métodos claros de
evaluación y control que conduzcan al proceso de mejora continua, se recomienda
un fuerte apoyo de los niveles gerenciales dentro de la empresa a la
implementación del plan de capacitación y el plan de propuestas de mejoras, así
como un seguimiento por parte de la PMO a la inclusión de estas dentro de la
gestión de proyectos de la empresa. La participación activa de todos los
empleados de la empresa en las propuestas y el plan de capacitación es de suma
importancia.
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