RESUMEN EJECUTIVO
En los últimos 10 años las empresas de servicios y productos
han experimentado un cambio total en la forma de realizar los negocios; en sus
operaciones administrativas, entre otros procesos fundamentales para su
operación; este cambio se ha fundamentado en la incorporación de nuevas
plataformas informáticas y de nuevos sistemas de desarrollo; los cuales han
creado ahorros y economías de escala sin precedentes.
La introducción de estos
nuevos sistemas informáticos y su continua renovación son la base para el
crecimiento y la obtención de la información oportuna para la toma de
decisiones de la empresa, para sus administradores y socios.
Ejemplo de estos
cambios son los sistemas ERP; para el manejo del área administrativa y
contable, así como los sistemas CRM, para el control de la gestión y relación
con el cliente; entre otros sistemas de ventas, reporte de indicadores, gestión
de soporte; software de proyectos, o las diferentes versiones de los sistemas
anteriormente citados para la plataforma web o nube.
Actualmente la industria de las auditorías en
su área de operación; no ha desarrollado una cultura informática creciente;
pero si cabe destacar que ésta industria ha incorporado los elementos básicos
para su operación; se detallan seguidamente: los procesadores de texto, las
hojas electrónicas, el software integrado de proyectos y cualquier otra
herramienta de planeación.
Sin embargo no ha incorporado a su gestión, un
sistema integral informático del proceso auditor con la incorporación de
elementos básicos para facilitar la información; el control de los procesos, su
administración; así como la accesibilidad de la información a los involucrados
por medio de la red y en todo sentido garantizando la seguridad y la
trazabilidad del proceso.
Este proyecto se ha planeado en la empresa
Interdesa.net la cual es una empresa de desarrollo informático orientada a integrar soluciones web,
programación local e integración de diferentes bases de datos y servicios en
internet.
La empresa ha formulado su interés para el desarrollo del proyecto y
se constituye en un patrocinador clave del concepto de integrar una plataforma
informática para la realización de la auditoría sin perder el enfoque principal
de esta auditoría, la cual se ha definido como un proceso auditor, revisión
física por medio de estudios, análisis e inspección directa de los flujos de
energía de una empresa, una industria o de un cliente; en el cual se determinan
las diferentes posibilidades de ahorro con el fin de reducir el gasto
energético total.
Este proceso auditor nació de la necesidad de planear la
incorporación de una herramienta informática bajo un proceso de gestión de
proyectos; el cual fue la base general del presente Proyecto Final de
Graduación. Como objetivo general se expone: desarrollar un plan de gestión
para determinar los requerimientos iniciales, la planificación, el diseño y el
análisis del Proyecto Software Auditor Web – SAEW.
Los objetivos específicos que
amerita esta propuesta son: desarrollar un plan de gestión de alcance para
determinar los requerimientos de trabajo y únicamente los elementos necesarios
para la culminación exitosa del proyecto, desarrollar un plan de gestión del
tiempo para establecer políticas, procedimientos y documentación para la
planeación, desarrollo y control de las actividades del cronograma, desarrollar
un plan de gestión de costos para determinar el grado de estimación,
distribución, y control del presupuesto requerido por el proyecto, desarrollar
un plan de gestión de la calidad para identificar el grado y el nivel de
exigencia que ofrecerá el proyecto; seguidamente desarrollar un plan de gestión
de los recursos humanos para identificar los aportes y las limitaciones del personal
que participarán en el proyecto, desarrollar un plan de gestión de comunicación
para identificar el correcto uso de los canales de contacto y los documentos
del proyecto, desarrollar un plan de gestión de riesgos para administrar
oportunamente las potenciales amenazas así como oportunidades del proyecto,
desarrollar un plan de gestión de adquisiciones para identificar los flujos de
los insumos que requiere el proyecto y los niveles de responsabilidad de las
partes y como último objetivo específico y desarrollar un plan de gestión de
los interesados para determinar las necesidades, niveles de interés y de poder.
Para la elaboración del presente PFG se definió la metodología basada en las
fuentes de información: primaria y secundaria definida como la investigación
documental. Adicionalmente se integraron al proyecto los métodos de
investigación de observación por entrevista y como tercer elemento de
investigación el subjetivo, basado en la observación de hechos y fenómenos
reales; así como su estudio mediante observaciones o conclusiones personales.
En relación al alcance del proyecto se concluye lo siguiente: las actividades
definidas para la realización en su totalidad son 54 tareas; organizadas en 6
diferentes grupos: análisis del mercado, análisis del producto, documento del
diseño, desarrollo del software, reportes de pruebas y la entrega de producto.
La definición del presupuesto en mano de obra especializada se estima en un
total de US$21,285.00.
Se adiciona un 10% de reservas de contingencias y un 10%
de reservas de gestión. La planificación del proyecto para el presente
desarrollo informático confirma la capacidad de la empresa para realizar el
proyecto, contemplando los recursos humanos necesarios en planta, obteniendo el
apoyo, el financiamiento del patrocinador; planificando la gestión del tiempo;
y garantizando las comunicaciones claves para su desarrollo.
La aplicación de
los diversos procesos y áreas de conocimiento de la administración de proyectos
en el presente desarrollo informático; maximiza la planificación desde las
etapas iniciales hasta su cierre. Seguidamente previene y fundamenta al
Director del proyecto; al equipo del proyecto y a la empresa en general de
posibles riesgos, toma de decisiones no esperadas de los interesados; manejo
oportuno del presupuesto, entre otros factores que se minimizan gracias a esta
gestión.
Se destaca una fortaleza de la empresa Interdesa.net, el desarrollo de
los sistemas informáticos y proyectos bajo procedimientos los cuales incorporan
aspectos generales y puntuales del proceso ISO9000; por lo cual se recomienda a
la empresa evaluar la factibilidad de ingresar en proceso de certificación
formal; el cual complementado a su gestión de proyectos es un claro
diferenciador para el mercado y se asegura la entrega exitosa de los productos
y servicios que ofrecen.
Finalmente y en base a los datos e información de los
procesos de inicio y planificación; se recomienda la ejecución del presente
proyecto por parte de la empresa. El
apoyo incondicional obtenido del patrocinador; la inversión inicial definida y
el alcance; así como los recursos humanos necesarios para su desarrollo y la
interacción de los interesados; aunado a la estrategia de planificación
presentada, evidencian el potencial del proyecto a desarrollar en la empresa.
El resultado del proyecto garantiza un servicio innovador; el cual incorpora
nuevas tecnologías al sector de las auditorias; e integra elementos de
seguridad, movilidad, centralización de la información y control de
multiusuarios; factores necesarios para el desarrollo de un producto de alta
tecnología en la actualidad y para los mercados locales e internacionales.
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