RESUMEN EJECUTIVO
Entre las razones principales por
las que se presentan múltiples fallas en las empresas al tratar de implementar
sus estrategias y un alto porcentaje de fracaso de los proyectos están la falta
de metodología para la gestión de proyectos, el deslegitimizar la necesidad de
contar con una oficina de proyectos o un personal dedicado a la administración
de los mismos y la ausencia de profesionales con conocimiento y experiencia en
el manejo del tema.
Expreso Brasilia S.A. es una
empresa cuya labor principal la constituye el transporte terrestre de pasajeros
y que hoy en día cuenta con diversos negocios conexos que le permiten generar
ingresos adicionales creando marca y logrando un posicionamiento en el mercado
al ofrecer servicios que hace muchos años fueron solicitados por sus clientes.
Hoy por hoy esta compañía no
cuenta con una estructura definida que se encargue de gestionar las labores
propias de la administración de proyectos. Sin embargo, dentro de su estructura
actual, sus dirigentes delegan en el área de Planeación y Gestión Organizacional
algunas funciones propias de una PMO, claro está, sin la formalidad que lo
amerita.
Por esta razón se presentan algunas fallas en la selección o
definición de los equipos de trabajo, asignación de tareas, establecimiento de
los tiempos de duración de las actividades, seguimiento de tareas, control de
los interesados y de las comunicaciones, lo que genera inconvenientes en el
desarrollo de los proyectos y en el ambiente de trabajo, pero sobre todo en la
credibilidad que debe mantener con proveedores y aliados.
Ante esta situación, Expreso
Brasilia S.A. inició una tarea de cambio que implicará la implementación de
procedimientos, estándares y normas, así como también, la capacitación de su
personal en lo referente a la administración de proyectos.
El objetivo general de esta
investigación fue elaborar un plan de proyecto de diseño e implementación de
una PMO para establecer metodologías que permitan estandarizar los procesos y aplicar las
mejores prácticas en la gestión de proyectos en Expreso Brasilia S.A. Así
mismo, los objetivos específicos que sirvieron de puente para conseguir el
objetivo principal fueron: realizar el diagnóstico del nivel de madurez actual
en la administración de proyectos en Expreso Brasilia para determinar las
fortalezas o debilidades a subsanar con la implementación de la PMO; definir el
tipo de PMO que se ajuste más a las necesidades de la compañía para
recomendarla en la implementación del proyecto y definir las funciones de la
PMO, el alcance, políticas, procedimientos, roles y responsabilidades de los
integrantes del equipo de trabajo para facilitar la interrelación con las
diferentes áreas de la empresa.
Por otra parte, resulta necesario proponer un
plan de implementación de la PMO para
definir la metodología a seguir durante el proceso de ejecución de este
proyecto.
Fueron varias las metodología de
investigación que se emplearon en el presente proyecto, en su mayoría el método
de la observación directa, de tal forma que se hicieron estudios de campo para
conocer de cerca la situación de la empresa. Por otro lado, se realizó el
levantamiento de la informaciónn a través de encuestas, entrevistas y reuniones
con el personal directivo y con las diferentes áreas de la organización.
Se realizó un análisis directo por
medio de los resultados obtenidos en los cuestionarios planteados para obtener
las conclusiones sobre el nivel de madurez actual que presenta la empresa.
Como fuentes de información
secundaria se realizaron consultas a textos, guías de referencia, así como
también a tesis de grado de implementación de PMOs y portales de internet
especializados en temas de administración de proyectos.
Con la medición del Modelo de
Madurez realizado en Expreso Brasilia S.A. se determinó el estado actual de la
empresa en gestión de proyectos. Los resultados de esta medición arrojaron que
Expreso Brasilia no cuenta con una metodología, única definida para la
administración de los proyectos. Así mismo, no tiene información clara de los
costos asociados a los proyectos.
La estimación
de los recursos se hace de acuerdo al criterio de los jefes o líderes de área.
Como consecuencia, la mayoría de los proyectos no se realizan en los tiempos en
los que fueron planteados, lo que ocasiona retrasos en las entregas, desánimos
en el personal y por consiguiente, inconvenientes entre los involucrados y
afectación del ambiente laboral.
Se evidenció la falta de
capacitación del personal al no estar familiarizados en gran medida con los
términos asociados a la administración de proyectos ni el conocimiento de
metodologías de trabajo que faciliten el trabajo realizado.
Se deben encaminar los esfuerzos
a fortalecer el uso de las buenas prácticas en gestión de proyectos, así como
la inclusión de una metodología estándar que les permita a los empleados
conocer los lineamientos dentro de los que se enmarcará la administración de
proyectos. Lo anteriormente descrito deberá ser liderado por los integrantes de
la PMO en asocio con las altas directivas, quienes deberán respaldar las
recomendaciones que la PMO incorporará a la compañía.
El respaldo de la gerencia será
de vital importancia para mantener o mejorar el ambiente laboral y por ende la
cultura organizacional en este proceso debido a los cambios que se
propiciarán.
El uso de herramientas de gestión
de proyectos le facilitará a los involucrados la administración del proyecto. Y
por otra parte, las capacitaciones que se sugiere que les realicen a los
empleados servirán de base para iniciar la implantación del presente proyecto.
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