RESUMEN EJECUTIVO
Mutual Alajuela, hoy denominada
Grupo Mutual Alajuela - La Vivienda (GMALV), fue creada en año 1973 bajo el
amparo de la Ley N° 4338 de mayo de 1969 que creó el Sistema Nacional de Ahorro
y Préstamo. El propósito fundamental de su creación fue solucionar un déficit
habitacional en la provincia de Alajuela, que tanto los Bancos como otras
entidades gubernamentales no podían solventar.
Hoy el Grupo Mutual Alajuela - La
Vivienda es una empresa acreditada como entidad autorizada por el Sistema
Financiero Nacional para la vivienda, regida por el Banco Hipotecario de la
Vivienda (BANHVI) y regulada por la nueva ley N° 7052 que entró en vigencia el
6 de noviembre de 1986.
Dado el crecimiento que ha tenido
este Grupo Mutual, sus operaciones se han vuelto más complejas y con ello el
uso de la tecnología de la información ha sido un factor fundamental para
competir en el mercado.
En lo que respecta a las soluciones de tecnologías de
información GMALV realiza los planteamientos a la Dirección de TI (Tecnología
de Información) de manera aislada por el área que posee la necesidad, así mismo
los proyectos que se desarrollan en la empresa, emprenden sus iniciativas por
otro canal de comunicación y por último las necesidades que regulan al mercado
financiero se realizan por otra vía.
En lo que respecta a esto último, la
Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF) exige el cumplimiento
de una estructura de comunicación electrónica a la que se le denomina Sistema
de Captura Verificación Carga (SICVECA), por medio de esta plataforma es que
las entidades deben reportar la información solicitada por el ente supervisor.
Actualmente existe un área en GMALV dedicada a atender este proyecto en materia
de tecnología de información, solicitud de cambios y planteamiento de nuevos
requerimientos de TI que obedecen al cumplimiento de normas y solicitudes de
información por parte de SUGEF. A raíz de esto se ha generado una competencia
por recursos y por establecer las prioridades de desarrollo, lo que provoca
sobrecargas temporales en unas áreas, mientras que otras sufren de
subutilización de los recursos.
Para
atender y solicitar soluciones de TI, cada área cuenta con recursos denominados
usuarios expertos, estos se deben encargar, entre otras cosas, de realizar el
análisis del problema y plantear el requerimiento de TI, así como probar y certificar
el desarrollo de la solución desarrollada por la Dirección de TI.
Debido a la
competencia por prioridad y por enfoque empresarial, en algunas oportunidades
existen usuarios expertos con mucha carga de trabajo por un periodo de tiempo
determinado, mientras que otros (que en ese momento no están siendo atendidos)
sufren de espacios de tiempo que son ocupados en labores que no son de la
naturaleza de su puesto.
Por ello se ha hecho necesario, preparar un proyecto
que se enfoque en reducir la carga operativa, departamental, labores de SICVECA
y de soporte que los usuarios expertos brindan en la actualidad a las dependencias
y usuarios finales.
El objetivo general de este
proyecto final de graduación fue el de diseñar un plan de gestión para la
implementación de la Unidad de Análisis de Negocios, que centralice la
administración de los requerimientos de TI en GMALV.
Los objetivos específicos
fueron: realizar un diagnóstico de la administración actual de los
requerimientos de TI en GMALV, que genere los insumos para la orientación del
proceso de implementación de la Unidad de Análisis de Negocios, diseñar una
propuesta de estructura, funciones, roles y responsabilidades del equipo de
trabajo de la Unidad de Análisis de Negocios, para establecer el perfil de
puesto de los miembros del equipo y por último diseñar el plan de trabajo
requerido que sirva como guía para la implementación de la Unidad de Análisis
de Negocios, con el fin de administrar los requerimientos de TI en GMALV.
Además de diseñar una nueva área dedicada a
atender todo lo referente al planteamiento, pruebas y certificación de
requerimientos, con los mismos recursos que se cuenta actualmente, pero con
labores propias de un área generadora y administradora de requerimientos,
especializada y bajo las metodologías y buenas prácticas que corresponden al
ciclo de vida de requerimientos.
Adicional a este cambio, en este proyecto se
propuso que las dependencias relacionadas con el mismo re-estructuraran sus
áreas a fin de que se asignaran las labores operativas, departamentales y de
soporte que en la actualidad se brinda a los usuarios finales de centros de
negocios y demás entidades de la empresa.
La metodología de la presente
investigación es del tipo descriptivo, inductivo- deductivo, apoyado en algunas
referencias estadísticas, para esto se comenzó por recopilar información para
poder realizar un diagnóstico de la situación actual de la administración de
requerimientos de TI, posterior a esto se realizó un análisis de la situación,
del cual se obtiene como resultado una solución integral y estructural para la
empresa, se desarrolla plan de trabajo requerido que sirva como guía para la
implementación y por último se realiza una propuesta sobre la centralización de
la administración de los requerimientos de TI en GMALV.
Como conclusiones de esta
investigación, se evidenció que con la metodología actual de descentralización
del proceso, no permite que exista fluidez, ni maximización del uso de los
recursos, además de estos obstáculos también hay limitantes como la falta de un
canal oficial y único de gestión y por ende recae en gran cantidad de reproceso
y competencia por los recursos.
Otra conclusión de la investigación es que, al
proponer una centralización de la administración de los requerimientos de TI,
se obtienen muchos beneficios como por ejemplo mejor distribución y uso de los
recursos al buscar la especialización en gestión de requerimientos, se busca la
integración de todos los involucrados en el mismo flujo del proceso, brinda un
valor a la madurez que busca la empresa en CMMi, apoya la gestión de proyectos
al estandarizar la metodología a toda la organización y libera cargas operativa
de entes estratégicos.
Se recomienda a la empresa que la
implementación utilice políticas de calidad en busca de la mejora continua que
incorpore métricas de desempeños, individual, colectivo y del proceso;
administración de lecciones aprendidas y control de cambios, preferiblemente
utilizando herramientas tecnológicas que permitan el acceso oportuno y amigable
de la información.
También es sumamente importante modelar el proceso basado en
algún estándar altamente aceptado como el PMBOK, por ejemplo y que además el
equipo de trabajo se encuentre en constante capacitación de acuerdo al entorno
de mercado y por último, sería una gran oportunidad para hacer de esta
propuesta un caso de éxito que sirva para permear en las subsidiarias de Grupo
Mutual y que el proyecto pueda se pueda absorber por todos.
Descarga Aquí:
