RESUMEN EJECUTIVO
METROAGUA S.A. E.S.P. es la empresa de servicios
públicos que opera los sistemas de acueducto y alcantarillado sanitario en
Santa Marta, Magdalena, Colombia. Dentro de su estructura organizacional se
encuentra el área de tecnología informática, la cual se encarga de suministrar
todos los servicios a nivel de infraestructura y software a la empresa, para lo
cual su principal función es la ejecución de proyectos internos y/o externos
que garanticen la calidad de servicio ofrecida a sus usuarios.
Dado que el área de tecnología informática
debe dar respuesta a las necesidades de las demás áreas, el número de proyectos
es elevado y al no contar con una metodología estandarizada para centralizar
los proyectos y gestionarlos de acuerdo a un nivel de prioridad, el área venia
presentado inconvenientes con la Gerencia debido a retrasos en las entregas,
aumento de presupuesto, proyectos inconclusos, solapamiento de proyectos,
reincidencia de errores en la ejecución de proyectos, entre otros.
Este
proyecto se planteó como objetivo general Realizar el plan de dirección de
proyecto para la creación de una PMO desde el
Área de Tecnología Informática, que permita optimizar la gestión de
proyectos en Metroagua S.A. E.S.P. Para cumplir este objetivo, se tuvo como
objetivos específicos: analizar el nivel de madurez de la empresa con la
intención de determinar las capacidades y buenas prácticas aplicadas en el
ámbito de la gestión organizacional de proyectos; identificar y proponer el
tipo de PMO idóneo para la implementación en la organización de acuerdo a su
nivel de madurez y estructura organizacional; establecer plan de gestión de
alcance del proyecto para garantizar el cumplimiento de los objetivos del
proyecto; diseñar un plan de gestión del tiempo que permita cumplir con las
fechas establecidas en el cronograma; definir un plan de gestión del costo para
establecer y controlar el costo final del proyecto; establecer el Modelo de
Gestión de las comunicaciones que garanticen los canales de información
adecuados entre los interesados; realizar un plan de gestión de adquisiciones
para establecer los procesos de compra de los productos y/o servicios que se
requieren adquirir fuera del equipo del proyecto; realizar un plan de gestión
de los interesados para desarrollar estrategias de gestión adecuadas que
permitan la participación eficaz de los interesados en las decisiones y en la
ejecución del proyecto.
Como base para el desarrollo de este proyecto se
utilizaron tanto fuentes de información primarias como secundarias. Dentro de
las primeras se destacan las reuniones, entrevistas y teorías de modelos de
madurez. Las fuentes secundarias utilizadas fueron información corporativa,
consultas en internet, estructura organizativa de Metroagua, chárter del
proyecto, cronograma del proyecto, calendario de recursos, Guía de los Fundamentos
para la Dirección de Proyectos , acta de constitución del proyecto, registro de
interesados, registro de riesgos, documentación de requisitos, listado de
recursos requerido para las actividades, registro de interesados, documentación
de requisitos, listado de recursos requeridos para las actividades, estimación
de costos de las actividades, documentos de las adquisiciones.
La metodología implementada fue la analítica
para establecer el tipo de PMO que se decidió implementar a partir del diagnóstico
preliminar de la compañía y el método inductivo para la construcción de los
demás entregables. Adicionalmente, dentro de las herramientas utilizadas para
lograr los objetivos específicos de este proyecto, se destacan Microsoft
Project 2010, entrevistas, juicio de expertos y reuniones. En el desarrollo de este trabajo se evidenció
la debilidad que tiene METROAGUA S.A. E.S.P en la administración de proyectos,
ya que no cuenta con una PMO y con una metodología de gestión de los mismos.
Se
determina que la compañía tampoco implementa un plan de formación para el
desarrollo de competencias en gestión de proyectos, provocando de este modo que
no se apliquen buenas practican en el desarrollo de estos. Las encuestas para
determinar el nivel de madurez en gestión de proyectos permitieron detectar la
necesidad que tiene la organización de implementar una herramienta que permita
administrar los proyectos, así como la implementación de mejores prácticas para
la definición de procesos y metodologías, y por último los mecanismos de
comunicación para todos los involucrados en la administración de proyectos.
Con
base en lo anterior, se concluye la necesidad de implementar una oficina de
administración de proyectos en METROAGUA S.A. E.S.P., la cual permitirá
optimizar la gestión de tiempo, costo y alcance de los proyectos. Inicialmente, durante la implementación de la
PMO, se recomienda tener el apoyo de la alta gerencia para la divulgación y
aceptación de los cambios que generará dicho proyecto.
Por último, para la
culminación exitosa de este proyecto se recomienda el compromiso de toda la
organización: Alta gerencia debe estar comprometida con el proyecto y
suministrar los recursos necesarios. El área de recursos humanos debe
implementar un plan de desarrollo de competencias relacionadas con la
administración de proyectos. El personal involucrado en la PMO debe demostrar
resultados tangibles progresivamente de modo que se pueda evidenciar su
importancia dentro de la organización.
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