Resumen Ejecutivo
El Laboratorio Clínico Central es una organización del sector salud que brinda a pacientes particulares, pacientes afiliados y a entidades prestadoras de salud, los servicios de toma de muestras y elaboración de exámenes de laboratorio de complejidad baja, media y superior. En las empresas del sector salud, es fundamental realizar un correcto manejo del inventario de los elementos que se utilizan para la atención de pacientes ya que de esto depende en buena parte la prestación de un buen servicio y la rentabilidad de la organización. A medida que el laboratorio fue abriendo nuevas sedes se empezaron a presentar inconsistencias en el inventario de reactivos, vencimiento de reactivos sin utilizar y dificultad para obtener la información que permitiera generar ordenes de comprar a los proveedores, esto debido a que el proceso de administración de inventarios existente, fue diseñado para un laboratorio con una gran sede y no para un laboratorio con varias sedes donde cada una de ellas cuenta con una bodega. Este proyecto se realizó para reducir las inconsistencias en el inventario del laboratorio, eliminar el vencimiento de productos antes de ser utilizados y contar con la información que permitiera al area de compras adquirir los reactivos en la cantidad necesaria y fechas indicadas para eliminar los desperdicios. El objetivo general de este proyecto fue generar el plan de gestión de proyecto para optimizar, mediante su re definición y automatización, el proceso de manejo de inventarios en el Laboratorio Clínico Central para reducir el riesgo de pérdida o vencimiento de elementos. Los objetivos especificos fueron: Desarrollar el plan para la dirección del proyecto con la finalidad de describir el enfoque de gobernabilidad del proyecto, definir si se requiere más de una fase y determinar el ciclo de vida, elaborar el plan para la gestión del alcance para definir, validar y controlar el alcance del proyecto a implementar en el laboratorio, generar el plan de gestión del tiempo para establecer el formato para crear y controlar el cronograma del proyecto, asi como, determinar las tareas a ejecutar junto con su duración, desarrollar el plan de gestión de costos con la finalidad de describir de qué manera se financiarán los recursos del proyecto, elaborar el plan de gestión de calidad del proyecto para describir como se implementarán las políticas de calidad de laboratorio, elaborar el plan de gestión de los recursos humanos con la finalidad de definir los roles y responsabilidades de las personas que participaran en el proyecto, elaborar el plan de gestión de las comunicaciones para definir como se planificarán y controlarán las comunicaciones del proyecto, desarrollar el plan de gestión de riesgos con la finalidad de disminuir la probabilidad de ocurrencia y el impacto de los riegos identificados en el proyecto, desarrollar el plan de gestión de las adquisiciones con la finalidad de describir como en la ejecución del proyecto se adquirirán bienes y servicios y por último, desarrollar el plan de gestión de los interesados, con la finalidad de identificar las estrategias para involucrar a los interesados de manera eficaz. La metodología utilizada en la investigación, fue el método analítico-sintético y el método inductivo-deductivo, iniciando con la consulta de fuentes secundarias tales como la Guía del PMBOK (PMI, 2013) y documentos organizacionales del laboratorio para determinar de cada uno de los elementos que deben contener los planes subsidiarios de la dirección de proyecto que hacen parte del alcance de esta investigación. De igual manera a partir de las características particulares del proyecto y la empresa, se identificaron componentes adicionales que deben contener los planes.
El plan de gestión de proyecto estuvo conformado por cuatro fases básicas que permitirán optimizar el proceso de manejo de inventarios de reactivos para laboratorio e implementos de oficina en el Laboratorio Clínico Central de la Ciudad de Ibagué, las cuales serán implementadas de manera secuencial, primero la realización de un diagnostico; segundo la planificación del proyecto; tercero la implementación del modelo de optimización y cuarto la evaluación del proyecto. Vale la pena resaltar que la implementación de un modelo de optimización en el proceso de manejo de inventarios de reactivos e implementos de oficina, implicó un cambio no solo en la parte administrativa, sino que dependía de los lineamientos y la aprobación del proyecto por parte la alta dirección del Laboratorio, que permitiera el acceso a las diferentes sedes y así mismo, facilitar el personal requerido para realizar los ejercicios de levantamiento de información.
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