RESUMEN EJECUTIVO
Desde hace más de veinte años Inspectorate Colombia Ltda. está en Colombia y con más de cuatrocientos colaboradores en todo el país atiende los requerimientos de sus clientes asociados al comercio de commodities a través de la venta de servicios especializados de inspección, preparación, muestreo, análisis, calibración y control de cantidad y calidad en el sitio de operación de los clientes. Uno de los principales negocios de la empresa se da en el segmento de petróleo, y es a través de su División de Petróleo que la empresa ofrece una amplia gama de servicios especializados (Inspectorate Colombia Ltda. [Inspectorate], 2013).
La compañía Inspectorate Colombia Ltda. experimentó un incremento en la demanda de solicitudes de servicios, para lo cual utilizó los proyectos como mecanismo de gestión. A pesar de que de la División de Petróleo cumple con las metas globales de la organización, la gestión de los proyectos no está estandarizada, lo que de alguna manera implica que la ejecución de los procesos, la no documentación de lecciones aprendidas y la gestión en general de los proyectos entrañen mayores riesgos que de materializarse pueden impactar de manera negativa el cumplimiento de los objetivos de cada proyecto. Este proyecto de grado desarrolló una propuesta para la implantación de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) para dar una respuesta adecuada a esta situación problema identificada en la División de Petróleo de Inspectorate Colombia Ltda.
El objetivo general de este proyecto de grado fue desarrollar una propuesta para la implementación de una PMO en la División de Petróleo de Inspectorate Colombia Ltda., para incrementar la eficiencia, a través de la estandarización en la gestión de proyectos en la compañía, y para ello se plantearon objetivos específicos: evaluar la madurez organizacional de Inspectorate Colombia Ltda. en el ámbito de gestión de proyectos para determinar las fortalezas, oportunidades y debilidades que le permitirán implementar la PMO, identificar y proponer el tipo de PMO idóneo para la implementación en la organización de acuerdo a su nivel de madurez y estructura organizacional, desarrollar la planificación del recurso humano del proyecto para identificar y determinar los roles, responsabilidades y las habilidades requeridas en el equipo de trabajo de la PMO de manera que se asegure su eficacia dentro de la organización,determinar los indicadores claves de desempeño (KPI) aplicables a la PMO para evaluar el éxito y el aporte de valor de su funcionamiento dentro de la organización cuando ésta sea implementada, desplegar los procesos necesarios, relacionados con la gestión del alcance para asegurar que el proyecto incluya y considere, exclusivamente, el trabajo requerido para su completo desarrollo, documentar el plan de gestión del tiempo para administrar los procesos necesarios para la conclusión del proyecto dentro del plazo establecido, desplegar los procesos, que se consideren necesarios, relacionados con la gestión de los interesados para asegurar que estos sean identificados y analizadas sus expectativas y establecer el manejo o estrategia de gestión que debe darseles.
Este proyecto de grado ha utilizado fuentes de información primarias y secundarias tales como entrevistas, encuestas, cuestionarios, libros, estándares, articulos de revistas, guías metodologicas, documentos en Internet, tesinas, modelos, informes y reportes de organizaciones reconocidas en el ambito de gestión de proyectos, entre otros. Para el abordaje de la información, éste proyecto utilizó técnicas de investigación basadas en una combinación de fuentes documentales secundarias, y datos obtenidos desde el contexto y el medio mismo donde se está desarrollando el proyecto. Ésta técnica de investigación se ajusta a la denominada como Mixta (Zorilla, 1998). A su vez se utilizaron diferentes métodos de investigación a lo largo del desarrollo del proyecto, los cuales son: particulares y específicos (observación por encuesta y observación por entrevista), Inductivo/deductivo y Analítico/sintético (Eyssautier De la Mora, 2002).
De manera específica para realizar el diagnóstico del nivel de madurez organizacional en gestión de proyectos se utilizaron dos instrumentos (encuestas). El Instrumento 1 constaba de 30 preguntas para medir el nivel los conocimientos básicos en gestión de proyectos y su terminología asociada, con base en el buen entendimiento de la Guía del PMBOK y los conceptos establecidos en las 10 Áreas del Conocimiento. El Instrumento 2 fue diseñado para medir la madurez en los principales tópicos de administración de proyectos en seis características: Procesos integrados, Cultura, Soporte gerencial, Entrenamiento y educación, Administración informal de proyectos, Excelencia conductual (Kerzner, 2001).
Del análisis del diagnóstico del nivel de madurez organizacional en gestión de proyectos que se llevó a cabo se determinó que la organización se encuentra en un nivel muy básico e incipiente, donde existe un cierto apoyo a la gestión de proyectos, pero los beneficios de esta aún no son reconocidos y se cree que se está en la situación correcta. Con base en ello, se propuso la PMO tipo Torre de Control como el modelo más idóneo a implantar, dada la necesidad de definir e implementar una metodología única para la gestión de proyectos. Se determinó que la ubicación óptima de la PMO es al mismo nivel de las gerencias funcionales, favoreciendo la interacción y el trabajo conjunto con los gerentes de línea.
La implementación de una PMO en la compañía permitirá la creación de una metodología única de gestión de proyectos, fortalecerá el entrenamiento y la capacitación en administración de proyectos, permitirá el desarrollo de sistemas de administración y control de proyectos, y asimismo la documentación de lecciones aprendidas, todo esto redundará en un aumento en la eficiencia de la gestión de proyectos y por ende en los resultados globales organizacionales.
Para llevar a cabo de manera exitosa el proyecto de implementación de la PMO, se hace necesario adoptar la Guía del PMBOK, como compendio de mejores prácticas, así mismo se recomendó desarrollar el presupuesto del proyecto para obtener la aprobación del charter del proyecto. El proyecto debe ser divulgado a todo nivel en la organización, y los procesos a realizarse deben ejecutarse acorde a los planes de gestión desarrollados en este PFG.
