En el Ecuador, el mercado de producción de alimentos congelados está aún en proceso de maduración con pocos competidores dentro de esta línea. Kypross S.A. es una empresa ecuatoriana productora y comercializadora de este tipo de alimentos, que trabaja a nivel de food service (restaurantes, hoteles y catering) y retail (supermercados y distribuidores). La empresa tiene 14 años de experiencia en el abastecimiento del mercado nacional y actualmente como parte de su desarrollo se encuentra diversificando su portafolio de productos. La introducción de un nuevo producto en su portafolio implica el desarrollo de proyectos adjuntos que pueden ser clasificados como proyectos de diversificación, desarrollo para exportación, diversificación de canales y producción. A principios del 2016, Kypross S.A. implementó una estructura matricial débil, por lo que se consideró necesario desarrollar una metodología de administración de proyectos comerciales a fin de estandarizar los procesos, asegurar que se cumplan todos los requerimientos de calidad y velar por el éxito comercial del producto. Es importante el impacto positivo que se logró conseguir en la empresa, ya que se evitó problemas de comunicación y puntos de conflictos que existían entre las diferentes áreas funcionales de la empresa.
El objetivo principal de este proyecto fue desarrollar una metodología basada en la Guía del PMBOK (PMI, 2013) para estandarizar la administración de proyectos comerciales en una empresa de alimentos congelados. Como parte de los objetivos específicos se analizó la gestión de los proyectos comerciales para identificar las oportunidades de mejora durante su desarrollo; se identificó las fases y procesos de la Guía del PMBOK (PMI,2013) aplicables a la gestión de proyectos comerciales de la organización para definir una metodología estándar; se ha establecido los procedimientos y herramientas de acuerdo a la metodología definida para gestionar eficazmente la evolución de proyectos comerciales; posteriormente se ha propuesto un plan de socialización de la metodología para incentivar su utilización en proyectos comerciales futuros; y finalmente, se definió un plan de acción para guiar la implementación de la metodología propuesta.
La presente investigación está basada en el método estadístico y de observación a fin de determinar cómo se gestionaban los proyectos en la empresa. También se utilizó el método analítico para estudiar cada una de las fases y procesos relacionados. El método deductivo fue aplicado con la finalidad de establecer procesos, procedimientos y herramientas de la gestión de proyectos aplicables en base a la metodología del PMBOK (PMI, 2013); así también como para su socialización a la interna. Finalmente, se utilizó el método analítico para elaborar el plan de acción para la implementación de la metodología propuesta.
Para identificar el proceso que la organización llevaba inicialmente para el desarrollo de los proyectos se realizó un estudio documental de la organización y una entrevista a las jefaturas y coordinaciones. Se pudo determinar varios puntos de mejora principalmente en el alcance, pues no todas las áreas tenían claro la finalidad de cada proyecto. Determinar la participación, las actividades, los tiempos, y la comunicación son algunos de los retos de la empresa y para ellos se propuso la implementación de la metodología del PMBOK (PMI, 2013) en la gestión de proyectos y desarrollo de productos en el área comercial de Kypross. Se han considerado actividades de los procesos de inicio, planificación, ejecución, monitoreo, control y cierre. En cada uno de los grupos de conocimiento se presenta el flujograma y las herramientas como son formatos que deberán ser gestionados según se establece en los procedimientos, con la finalidad de cumplir con una secuencia de actividades que guíe a todos los involucrados en los proyectos. Se inicia con el acta de constitución y la identificación de los interesados, posteriormente con los planes de cada una de las áreas del conocimiento y también se han planteado formatos que pueden ser de utilidad para el desarrollo de estos planes. Los procesos de gestión por ejemplo cuentan con formatos de informes, listas de verificación, actas de reuniones, requisiciones, y sus respectivas instrucciones. Parte de la metodología está enfocada a control y monitoreo de las actividades de cada área y finalmente la realización del cierre de las adquisiciones y del proyecto integralmente.
Adicionalmente, se ha incorporado un plan de socialización de la metodología para que todos los miembros de la organización conozcan en que consiste la propuesta y puedan evidenciar los beneficios de la implementación. Como parte de la socialización se ha identificado el perfil de los miembros del equipo bajo la estructura que mantiene la empresa y se ha propuesto un plan de capacitación ya que es necesario que todos quienes estén trabajando en los proyectos conozcan de la metodología y se sientan motivados a participar activamente. Es importante también que se validen todos y cada uno de los procesos con base a la implementación de un proyecto piloto para ajustar las actividades de manera que sean útiles de acuerdo a las características propias de la empresa. Por tanto, se ha definido el plan de acción para que la metodología sea presentada a la Gerencia General. Posteriormente a su aprobación, iniciar con la divulgación a toda la organización y validar la metodología con un proyecto piloto para realizar los ajustes que sean pertinentes.
Como conclusión del presente trabajo investigativo, posterior al diagnóstico se encontraron puntos de mejora y bajo la metodología del PMBOK (PMI, 2013) se han adaptado los procesos para que Kypross trabaje bajo una organización matricial débil, de esta manera se logra mantener la estructura y optimizar los recursos de la organización; por tanto se tendrá un Coordinador de Proyectos quien se encargue de guiar la ejecución de los mismos. Entonces, se ha recomendado a la Gerencia General la implementación guiada, posteriormente validar la metodología, lograr un involucramiento de todos los miembros del equipo, motivarlos y capacitarlos sobre el desarrollo de proyectos
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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1612.pdf
