RESUMEN EJECUTIVO
Resources Costa Rica, es un Shared Services fundado en 2007 por uno de los grupos de publicidad más grande del mundo, para centralizar procesos financiero administrativos de las empresas del grupo ubicadas en el continente americano. Desde su creación, la empresa se ha visto inmersa en distintos proyectos en los que la corporación le ha delegado responsabilidad y ha obtenido buenos resultados, a tal grado que se está transformando en uno de los Global Transactional Hub (GTH) que el grupo está creando y desarrollando en el mundo.
No obstante, como tal no existe una Oficina de Proyectos debidamente establecida, y la administración de algunos proyectos es realizada por un área denominada Process & Change Management, que también tiene funciones operativas dentro de los proyectos, generando en la mayoría de las ocasiones confusión en relación a las funciones y responsabilidades, tanto del personal de dicha área y de los involucrados en los proyectos.
El objetivo general de este proyecto fue desarrollar una propuesta para el diseño y estrategia de implementación de una PMO en Resources Costa Rica (Share Service Center), para mejorar la eficiencia y eficacia en la administración de proyectos.
Los objetivos específicos fueron: realizar un análisis de la situación actual de la empresa para determinar el nivel de madurez de la organización en relación a la gestión de proyectos, identificar el tipo de PMO que mejor se adapte a la organización para satisfacer las necesidades en relación a la correcta administración de proyectos, definir las funciones y responsabilidades de la Oficina de Proyectos para establecer los roles y autoridad que la PMO tendrá en la gestión de proyectos, crear un plan de implementación para el establecimiento y desarrollo de una Oficina de Proyectos en Resources Costa Rica.
La metodología que se utilizó en la presente investigación fue de tipo analítico- sintético, inductivo-deductivo y recolección de información; combinación que permitió obtener un panorama real del problema como un todo y pequeñas partes, por otro lado, las entrevistas ayudaron a fortalecer la propuesta y el intercambio de criterios que se generaron en las reuniones con los gerentes y supervisores operativos fueron las fuentes primarias de investigación, como también, el apoyarse en documentación de referencia como PMBOK® del PMI que dicta las buenas prácticas generalmente aceptadas. Todas estas fuentes aportaron para la consecución del objetivo principal.
Para desarrollar los objetivos del proyecto, se identificaron un total de 15 personas con criterio y conocimiento básico en la administración de proyectos y se les aplicó un total de 7 cuestionarios para medir el nivel de madurez de la organización, posteriormente, una vez obtenido las respuestas se procedió con la tabulación de las mismas para obtener un promedio general para determinar el nivel de madurez, que a su vez permitió identificar fortalezas y oportunidades de mejora en las cuales la organización debe enfocar esfuerzos para convertirlas en fortalezas sin dejar de lado las que ya tiene y mejorar su nivel de madurez.
Este diagnóstico permitió identificar cual PMO es la que mejor se adapta a las necesidades actuales de la organización, definiendo la misión y visión de la misma, resaltando los beneficios de implementar una PMO, estableciendo el marco relativo a las funciones y responsabilidades a corto, mediano y largo plazo, como también establecer las competencias y responsabilidades del Gerente de proyectos que soportan y respaldan a la PMO para su correcto funcionamiento y cumplimiento de la misión y visión establecida, todo esto apoyado en un plan de implementación a realizar en la organización.
Como conclusiones de este trabajo de investigación, se evidenció que la organización tiene un nivel medio bajo en relación a la madurez en la gestión de proyectos, que existen algunas fortalezas que son reconocidas por las personas con criterio en materia de proyectos, pero que también existen oportunidades de mejora en las que la organización debe trabajar para mejorar el nivel de madurez sin dejar de lado las fortalezas con las que cuenta.
Aunado al nivel de madurez organizacional en relación a la gestión de proyectos, existe la necesidad de una metodología que sirva de lenguaje común para la dirección de proyectos, y existe una conciencia generalizada por parte de las personas que aportaron información para el proyecto, de que se hace necesario y fundamental establecer formalmente una PMO en la organización.
Esto dio la posibilidad de determinar la PMO que mejor se adapta a las necesidades de la organización, establecer la misión y visión de dicha Oficina de Proyectos, que serán los pilares sobre los cuales realizará sus funciones, como también, establecer sus funciones a corto, mediano y largo plazo, que aportarán a la organización para el cumplimiento de sus objetivos.
Como resultado de esta investigación, se recomienda a la organización, analizar y evaluar la propuesta que se plasmó en este documento, considerando que los resultados obtenidos evidencian la necesidad de implementar una PMO para lograr éxito en los proyectos, permitiendo el desarrollo de una metodología común que permita organizar, coordinar y planificar mejor la gestión de proyectos, amparado en un marco de las buenas prácticas recomendadas, permitiendo el desarrollo y fortalecimiento de capacidades y competencias ya existentes.
Finalmente, también se recomendó que la implementación de esta PMO en la organización sea un proceso gradual que deberá considerar la realización de un plan piloto que permita poder realizar los ajustes necesarios mediante la documentación de las lecciones aprendidas para asegurar el éxito de la implementación.
No obstante, como tal no existe una Oficina de Proyectos debidamente establecida, y la administración de algunos proyectos es realizada por un área denominada Process & Change Management, que también tiene funciones operativas dentro de los proyectos, generando en la mayoría de las ocasiones confusión en relación a las funciones y responsabilidades, tanto del personal de dicha área y de los involucrados en los proyectos.
El objetivo general de este proyecto fue desarrollar una propuesta para el diseño y estrategia de implementación de una PMO en Resources Costa Rica (Share Service Center), para mejorar la eficiencia y eficacia en la administración de proyectos.
Los objetivos específicos fueron: realizar un análisis de la situación actual de la empresa para determinar el nivel de madurez de la organización en relación a la gestión de proyectos, identificar el tipo de PMO que mejor se adapte a la organización para satisfacer las necesidades en relación a la correcta administración de proyectos, definir las funciones y responsabilidades de la Oficina de Proyectos para establecer los roles y autoridad que la PMO tendrá en la gestión de proyectos, crear un plan de implementación para el establecimiento y desarrollo de una Oficina de Proyectos en Resources Costa Rica.
La metodología que se utilizó en la presente investigación fue de tipo analítico- sintético, inductivo-deductivo y recolección de información; combinación que permitió obtener un panorama real del problema como un todo y pequeñas partes, por otro lado, las entrevistas ayudaron a fortalecer la propuesta y el intercambio de criterios que se generaron en las reuniones con los gerentes y supervisores operativos fueron las fuentes primarias de investigación, como también, el apoyarse en documentación de referencia como PMBOK® del PMI que dicta las buenas prácticas generalmente aceptadas. Todas estas fuentes aportaron para la consecución del objetivo principal.
Para desarrollar los objetivos del proyecto, se identificaron un total de 15 personas con criterio y conocimiento básico en la administración de proyectos y se les aplicó un total de 7 cuestionarios para medir el nivel de madurez de la organización, posteriormente, una vez obtenido las respuestas se procedió con la tabulación de las mismas para obtener un promedio general para determinar el nivel de madurez, que a su vez permitió identificar fortalezas y oportunidades de mejora en las cuales la organización debe enfocar esfuerzos para convertirlas en fortalezas sin dejar de lado las que ya tiene y mejorar su nivel de madurez.
Este diagnóstico permitió identificar cual PMO es la que mejor se adapta a las necesidades actuales de la organización, definiendo la misión y visión de la misma, resaltando los beneficios de implementar una PMO, estableciendo el marco relativo a las funciones y responsabilidades a corto, mediano y largo plazo, como también establecer las competencias y responsabilidades del Gerente de proyectos que soportan y respaldan a la PMO para su correcto funcionamiento y cumplimiento de la misión y visión establecida, todo esto apoyado en un plan de implementación a realizar en la organización.
Como conclusiones de este trabajo de investigación, se evidenció que la organización tiene un nivel medio bajo en relación a la madurez en la gestión de proyectos, que existen algunas fortalezas que son reconocidas por las personas con criterio en materia de proyectos, pero que también existen oportunidades de mejora en las que la organización debe trabajar para mejorar el nivel de madurez sin dejar de lado las fortalezas con las que cuenta.
Aunado al nivel de madurez organizacional en relación a la gestión de proyectos, existe la necesidad de una metodología que sirva de lenguaje común para la dirección de proyectos, y existe una conciencia generalizada por parte de las personas que aportaron información para el proyecto, de que se hace necesario y fundamental establecer formalmente una PMO en la organización.
Esto dio la posibilidad de determinar la PMO que mejor se adapta a las necesidades de la organización, establecer la misión y visión de dicha Oficina de Proyectos, que serán los pilares sobre los cuales realizará sus funciones, como también, establecer sus funciones a corto, mediano y largo plazo, que aportarán a la organización para el cumplimiento de sus objetivos.
Como resultado de esta investigación, se recomienda a la organización, analizar y evaluar la propuesta que se plasmó en este documento, considerando que los resultados obtenidos evidencian la necesidad de implementar una PMO para lograr éxito en los proyectos, permitiendo el desarrollo de una metodología común que permita organizar, coordinar y planificar mejor la gestión de proyectos, amparado en un marco de las buenas prácticas recomendadas, permitiendo el desarrollo y fortalecimiento de capacidades y competencias ya existentes.
Finalmente, también se recomendó que la implementación de esta PMO en la organización sea un proceso gradual que deberá considerar la realización de un plan piloto que permita poder realizar los ajustes necesarios mediante la documentación de las lecciones aprendidas para asegurar el éxito de la implementación.
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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1897.pdf
