Durante el transcurso del año 2015 al área Proyectos Red e Implementación de Plataformas de la Gerencia Operación de Red ingresaron por parte de diferentes Unidades Organizacionales de la compañía un total de 127 proyectos de Backbone en las áreas de Transmisión, Telefonía, Banda Ancha, Datacenter e Infraestructura; de los cuales se logró ejecutar y cerrar un total de 87 proyectos. De lo anterior se evidencia el volumen de proyectos y la importancia que tienen las funciones que desempeñan los integrantes del área de Implementación de Plataformas para la Compañía, por esta razón es importante formalizar el área como una PMO y definir claramente funciones que permitan optimizar la implementación de los proyectos. Adicionalmente en el área de implementación Plataformas se manejan proyectos que se encuentran formando parte de Programas de la Gerencia y son implementados por diferentes Gerentes de Proyecto manejados como proyectos independientes, lo que ocasiona ineficiencias en la ejecución; al contar con una PMO se podrán trabajar de una manera más eficiente los proyectos y los programas y lograr mejores resultados teniendo una visión más completa de los proyectos que ingresan a la Gerencia. El área Implementación de Plataformas no cuenta con roles y funciones definidas para todos los integrantes que la conforman, no están estandarizadas herramientas, plantillas y formatos que permitan realizar una gestión más efectiva y exitosa de los Proyectos y Programas que se ejecutan y adicionalmente se hace seguimiento y control de proyectos de manera individual en casos en los que es necesario adelantar una administración de Programas que permita realizar trazabilidad de los Programas y Proyectos y priorizar su ejecución de acuerdo a los objetivos estratégicos de la Compañía. Dentro de los beneficios que se espera tener con la PMO se encuentra estandarizar plantillas y formatos propios para el área que faciliten la Gerencia de Proyectos a su cargo, unificar un repositorio de información, definir funciones de los integrantes de la PMO y hacer más eficiente la gestión adelantada por parte de los Gerentes de Proyectos que forman parte de la Gerencia Operación de Red. Es posible contar con un enfoque más orientado a los objetivos estratégicos de la Compañía y priorizar Programas y Proyectos a implementar, apalancados en una PMO que a futuro le permite a la Compañía gestionar con éxito los proyectos a cargo del área de implementación Plataformas. El objetivo general de este proyecto fue elaborar la propuesta para establecer una PMO en la Gerencia Operación de Red para facilitar la implementación de Programas y Proyectos de Backbone de la Compañía basados en estándares, metodologías y procesos con lineamientos PMI. Los objetivos específicos fueron: Investigar los tipos de PMO existentes para identificar el que se ajuste a la estructura y necesidades de la Gerencia Operación de Red, elaborar un análisis de Administración de Proyectos en la Gerencia Operación de Red para identificar áreas de mejora que optimicen la implementación de los Proyectos y Programas, crear la estructura de la PMO, sus roles y responsabilidades para gestionar los proyectos de la Gerencia Operación de Red, desarrollar un plan de implementación de PMO que se ajuste a las necesidades de la Gerencia de Operación de Red con el fin de guiar el proyecto y definir plantillas y formatos que garanticen la aplicación de una metodología única para Gerencia de Proyectos. La metodología usada en la presente investigación es de tipo deductivo, se realizó un análisis de los tipos de estructura PMO y sus funciones y adicionalmente se realizó un análsis de las oportunidades de mejora en el área Implementación de Plataformas con el fin de identificar la estructura acorde a la necesidad del área para garantizar eficiencia en la ejecución de proyectos. Como resultado de este proyecto se concluye que es fundamental realizar un análisis de Madurez Organizacional en Gestión de Proyectos utilizando el modelo OPM3 como base de implementación de una PMO, puesto que mediante este estándar se logran identificar las áreas en las que ya se cuenta con buenas prácticas implementadas y las áreas que requieren planes de mejora para que se logren implementar buenas prácticas. Adicionalmente este modelo de Madurez es flexible, escalable y aplicable a Organizaciones de diferentes tipos, tamaños y complejidad. Con base en el análisis de Madurez Organizacional en Gestión de Proyectos, el tipo de organización y las necesidades propias de la PMO es necesario definir el alcance de la PMO y las funciones que desempeñará enmarcada en las categorías Gestión de la Práctica, Gestión de la Infraestructura, Integración del Recurso, Soporte técnico y alineación del negocio con el fin de promover al interior de la PMO una evolución apoyada en procesos de mejora continua que le permitan avanzar hacia la etapa de desarrollo acorde a sus propias necesidades. Finalmente, a pesar de utlizar una misma metodología, es posible concluir que ninguna PMO es idéntica a otra, debido a que la evaluación diagnóstica permite evidenciar problemáticas y necesidades únicas para cada organización, por consiguiente, la ruta de mejoramiento siempre será inherente a la naturaleza y enfoque situacional del negocio, así como los procesos, plantillas y formatos que permitan estandarizar las actividades con el fin de avanzar en los procesos de mejora estandarizar, medir, controlar y mejorar que le garanticen a la Organización comprometa sus esfuezos en un ciclo de mejora continua que la consolide como un Centro de Excelencia, que correspondería a la mayor instancia de desarrollo de una PMO.
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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1918.pdf
