RESUMEN EJECUTIVO
La gestión de proyectos es fundamental para el crecimiento de los paises y las compañías. En Colombia, de acuerdo con la Ley 590 de 2000 y sus modificaciones, la Ley 905 de 2004, las empresas clasificadas como micro, pequeñas y medianas empresas, son conocidas como mipymes. Estas empresas son un pilar estratégico para la economía debido a que incrementa los ingresos del país y aporta al desarrollo económico y social. Con la globalización y la entrada de competidores extranjeros en el mercado nacional, se hace imperativo la ejecución exitosa y oportuna de los proyectos por parte de las mipymes, dado que el capital de trabajo de las mipymes es limitado y un proyecto con problemas y sobrecostos las puede llevar a la quiebra.
Dada la problemática anterior se hizo necesario proponer una metodología para la planificación de proyectos gestionados por las mipymes en Colombia, que involucró las buenas prácticas de gestión de proyectos compiladas en el PMBOK (PMI, 2013) y la herramienta Project Definition Rating Index PDRI (CII, 2013) incluyendo un análisis de los factores propios de la realidad y el entorno del país para lograr así la eficaz planeación de proyectos, ayudando a los gerentes de proyectos anticiparse a la materialización de riesgos por deficiencias de la planeación.
El objetivo general del proyecto fue: Proponer una metodología a partir de las buenas prácticas del PMI (PMBOK, 2013), para medir la conformidad de la fase de planificación de proyectos de servicios gestionados por las mipymes en Colombia con el fin de identificar elementos con insuficiencias en planeación, asegurando el alcance del proyecto, ahorrando tiempo y costo para las empresas.
Los objetivos específicos fueron: realizar un análisis comparativo de metodologías de definición de proyectos para identificar las mejores prácticas aplicables a la gestión de proyectos de servicios, establecer una propuesta metodológica para evaluar el nivel de definición de proyectos de servicios en las mipymes en Colombia, con soporte de las buenas prácticas de administración de proyectos según el PMBOK (PMI, 2013) y la práctica PDRI (CII, 2013); desarrollar las plantillas necesarias para fomentar el uso de herramientas estándar en la medición del grado de definición de proyectos a partir de las buenas prácticas del PMI (PMBOK, 2013) y la práctica PDRI (CII, 2013); crear un modelo de capacitación para formar a todos los involucrados en el uso de la nueva metodología y desarrollar un ejemplo de aplicación de la metodología propuesta en un proyecto típico de las mipymes de servicios para demostrar la practicidad de la metodología propuesta.
La metodología que se utilizó en este Proyecto Final de Graduación (PFG) consistió en recolectar información primaria mediante observación y entrevistas a administradores de proyectos de las mipymes de Colombia, y fuentes secundarias como teoría de administración de proyectos, la Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos del PMBOK (PMI, 2013), PDRI (CII, 2013) y Administración de Proyectos (Lledó, 2013). Se usó el método Analítico-Sintético para descomponer el problema y proponer la metodología. Las herramientas y técnicas que se utilizaron para el cumplimiento de los objetivos fueron análisis de documentos, entrevistas, estudios comparativos, descomposición, juicio de expertos, identificación de involucrados y reuniones.
Para el desarrollo del proyecto se realiza un análisis comparativo entre metodologías de gestión de proyectos comparando PRiSM, PRINCE2 y FEL; se realiza una propuesta metodológica para evaluar el nivel de definición de proyectos en las mipymes en Colombia, se define que el nivel de definición de un proyecto, es el estatus de conformidad de la planeación del proyecto. Dicho estatus es el resultado de la evaluación de forma integral de los entregables que conforman la planeación del proyecto, los niveles de definición establecidos son: proyecto completamente definido, proyecto con deficiencias menores, proyecto con deficiencias por cerrar, proyecto no definido. Se desarrollan las plantillas para fomentar el uso de herramientas estándar en la medición del grado de definición de proyectos con énfasis en las bases de decisión, bases de diseño y enfoque en la ejecución del proyecto. Se estructura un modelo de capacitación para formar a todos los involucrados en el uso de la nueva metodología y se desarrolla un ejemplo de aplicación de la metodología propuesta en un proyecto típico de las mipymes de servicios para demostrar la practicidad de la metodología propuesta.
Como principales conclusiones se tiene que la metodología propuesta es aplicable a proyectos que son gestionados mediante fases o etapas secuenciales, partiendo de la premisa de ser complementaria al compendio de buenas prácticas del PMBOK (PMI, 2013) y con fundamentos en el PDRI (CII, 2013), siendo así en una herramienta para la evaluación de la integración y coherencia de los entregables de planificación de un proyecto, con la metodología se identifican los elementos o entregables con oportunidad de mejora en la etapa de planeación, permitiendo que los equipos de trabajo se enfoquen en revisar dichos elementos que pueden generar riesgos al proyecto, manteniendo así el presupuesto y tiempo planeado del proyecto, ya que, al realizar cambios sobre la ejecución del proyecto, se generarían costos no planeados, con la definición de las plantillas de evaluación se orienta el uso de la metodología y se estandariza el uso de la misma, se concluye al realizar ejemplo de aplicación de la metodología que las deficiencias de un elemento de planeación impactan directamente sobre otros elementos de planeación que a simple vista no se encuentran cohesionados.
Se recomienda a los gestores de proyectos previo al uso de la metodología revisar el nivel de complejidad de cada proyecto, debido a que la propuesta se realizó con alcance en mipymes y en proyectos de servicios; se recomienda implementar la metodología y plantillas de evaluación propuestas para fortalecer la planeación de los proyectos y evitar desviaciones durante la fase de ejecución de los proyectos, adicional es recomendable desarrollar una herramienta para realizar el seguimiento y control a las no conformidades de planeación evidenciadas, que permita a los equipos de proyectos mejorar la gestión de los mismos.
Descargar aquí
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1787.pdf
Resumenes Ejecutivos de las nuevas tesis desarrolladas para el programa de Maestría en Administración de Proyectos en la Universidad para la Cooperación Internacional. La cual contempla todos los estandares del PMI.
