RESUMEN EJECUTIVO
Algunas empresas centran sus negocios en dar servicios de alta calidad, pero sobre todo con una orientación y enfoque hacia el cliente final, aportando valor agregado a sus clientes. Price Waterhouse Coopers (PwC) es considerada como la firma de servicios de consultoría más grande a nivel mundial, con presencia en más de 150 países, con más de 220,000 colaboradores y que tiene una orientación de servicio al cliente y generación de valor agregado como uno de sus principios y valores. A pesar de que la firma es mayormente conocida por sus servicios de auditoría, también cuenta con una amplia experiencia en proyectos de tecnologías de información como parte de su cartera de servicios. Dentro de estos servicios, PwC ha implementado desde hace más de veinte años un sistema de información integrado de recursos humanos en empresas públicas y privadas de la región, compitiendo con herramientas tecnológicas de clase mundial, que no necesariamente se adaptan a las necesidades de las empresas con las características o requerimientos de los clientes de la región.
A pesar de la experiencia acumulada y el éxito obtenido en varios proyectos realizados, se ha determinado, a través de un análisis financiero histórico utilizado por la firma, que el margen de contribución a la línea de servicios de tecnologías de información para recursos humanos no alcanza la expectativa de rentabilidad esperada (en este caso la mejora en la rentabilidad se refiere a la reducción de costos asociados a una implementación exitosa y apegada a condiciones de calidad preestablecidas), lo que afecta el margen final esperado de toda la línea de servicios.
Además de proveer a sus clientes servicios de alta calidad y valor agregado, PwC debe generar una alta rentabilidad en los proyectos para lograr mantener el desarrollo del negocio, por lo que se torna en un aspecto importante que debe ser analizado y valorado para seguir posicionado el producto, pero al mismo tiempo con una mayor rentabilidad a los socios y una mayor proyección de la firma. Adicionalmente se genera una importante oportunidad para la firma local en la que esta herramienta pueda ser llevada a otras oficinas en la región sudamericana, lo que podría generar además de valiosas oportunidades de negocio, una excelente oportunidad de mejorar en la calidad del producto, así como su metodología de implementación y mejora en las utilidades y rentabilidad esperadas.
El objetivo general de este proyecto fue elaborar un plan de gestión para determinar las oportunidades de mejora en el proceso de implementación de la herramienta Sistema Integrado de Recursos Humanos SIR*H dentro de un cliente importante para la firma, para maximizar la rentabilidad del proyecto y alcanzar un margen de utilidad mayor.
Los objetivos específicos fueron: desarrollar un plan de gestión del alcance para identificar las actividades necesarias de ejecución del proyecto; desarrollar un plan de gestión del cronograma para controlar las actividades necesarias para completar el proyecto; desarrollar un plan de gestión de costos para determinar el presupuesto requerido por el proyecto; desarrollar un plan de gestión de la calidad para identificar el grado y el nivel de exigencia que requiere el proyecto; desarrollar un plan de gestión de los recursos para identificar los aportes y las limitaciones del personal y los recursos requeridos para el proyecto; desarrollar un plan de gestión de comunicación para identificar y propiciar el correcto uso de los canales de contacto y los
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documentos del proyecto; desarrollar un plan de gestión de riesgos del proyecto para administrarlos de forma oportuna; y por último desarrollar un plan de gestión de los interesados del proyecto para determinar las necesidades de cada uno.
Para la realización de esta propuesta de plan de gestión de proyecto, se aplicaron los siguientes métodos de investigación: analítico-sintético, investigación-acción y descriptivo. El método analítico fue utilizado para realizar el análisis de datos e información obtenida en las diferentes áreas del conocimiento, con el fin de aplicar las referencias generales a las necesidades y requerimientos específicos de este plan. Adicionalmente, el método investigación-acción se utilizó al involucrar el juicio experto de los equipos participantes en proyectos similares, tanto a nivel de las experiencias generadas, como en la generación de propuestas de mejora para nuevos proyectos. El método descriptivo fue utilizado para tener mayor conocimiento y lograr la interpretación de los resultados obtenidos basados en las experiencias históricas documentadas, informes, minutas, información de costos y demás documentos utilizados en proyectos similares realizados. Adicionalmente, se utilizaron fuentes de información primarias tales como sesiones de trabajo y entrevistas para la recopilación de la información con la que cuentan los expertos consultados. Fueron consultadas también fuentes secundarias como libros de guía para proyectos y bibliografía existente sobre metodologías ágiles para implementación de paquetes de software, entre otras.
Una de las consideraciones más importantes para la planificación del proyecto de implementación en el cliente fue la adaptación a la herramienta tecnológica a implementar, así como la necesidad de plantear sesiones de entendimiento para determinar las brechas existentes entre lo requerido dentro de los términos de referencia del Banco y lo contemplado por la versión actual de sistema de información. Con esta técnica se buscó además de tener claridad en los requerimientos y reducir los tiempos del proyecto sin afectar su calidad. Con la ayuda del juicio experto y las técnicas utilizadas en el proceso de planificación del proyecto, se logró determinar que con la asignación de personal clave, las sesiones de brechas e identificación clara de requerimientos y la participación de personal subcontratado con tarifas menores a las manejadas internamente por la firma, el proyecto podría ejecutarse en menor tiempo, con la misma calidad y con una rentabilidad mucho mayor que la obtenida en proyectos similares.
Como parte de las recomendaciones generadas al director del proyecto se pudieron destacar la utilización de la técnica de análisis de brechas y revisión del cronograma y tiempos del proyecto basados en el principio de adaptación al sistema propuesto que ya contempla las mejores prácticas, un análisis del impacto a nivel del cronograma y tiempos del proyecto para identificar oportunidades de mejora en la generación de mayor rentabilidad sin afectar la calidad del proyecto. Adicionalmente se recomendó a la firma la creación de una base de datos de conocimiento de proyectos que permita, entre otros, realizar ejercicios financieros comparando resultados en proyectos similares y estableciendo una estrategia para generar mayor rentabilidad. El uso de nuevos formularios y documentos de gestión del proyecto fueron aspectos que también fueron recomendaciones realizadas con el fin de tener mayores herramientas para la administración de los proyectos. También se recomendó realizar procesos de capacitación a sus equipos consultores para manejar una comunicación asertiva durante el desarrollo del proyecto. También se recomendó considerar la generación de alianzas estratégicas con empresas externas,
para tercerizar servicios profesionales en materia técnica y que permita disminuir costos en comparación con los recursos internos de la firma. Finalmente se recomendó al socio de la firma y al director del proyecto poner especial atención a aquellos riesgos que históricamente se han materializado en proyectos anteriores sin descuidar aquellos nuevos que se pudieron identificar en la planificación del proyecto con el fin de no afectar al proyecto ni la credibilidad de la firma.
Descargar aquí
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1855.pdf
Resumenes Ejecutivos de las nuevas tesis desarrolladas para el programa de Maestría en Administración de Proyectos en la Universidad para la Cooperación Internacional. La cual contempla todos los estandares del PMI.
