Resumen
ejecutivo
La Universidad
Francisco de Paula Santander nació el 5 de julio de 1962, como una institución
oficial departamental con personería jurídica, autonomía administrativa y
patrimonio independiente, con domicilio en la ciudad de Cúcuta. Su misión está
orientada al mejoramiento continuo y la calidad en los procesos de docencia,
investigación y extensión, cuyo propósito fundamental es la formación integral
de profesionales, comprometidos con la solución de problemas del entorno, en
busca del desarrollo sostenible de la región.
La Política
institucional de Extensión y Proyección Social de la Universidad Francisco de
Paula Santander dentro de su compromiso social, es liderar proyectos de
extensión y proyección social que reflejen una integración con la comunidad,
las organizaciones sociales, el Sector Productivo, el Estado, la Academia, las
Organizaciones de Cooperación y las instituciones, a través de educación
permanente, planes de capacitación institucional, servicios tecnológicos,
actividades con egresados, emprendimiento, convenios interinstitucionales,
prácticas-pasantías, movilidad estudiantil, investigación y articulación con
los entes territoriales, con el fin de contribuir a la transformación social y
a la mejora de la calidad de vida de la población.
La Universidad
Francisco de Paula Santander ha carecido de una metodología basada en
Administración de proyectos la cual debe ser unificada y utilizada en todos los
proyectos de extensión, de tal manera que se establezca la forma de cómo se
deben organizar, administrar y coordinar los dentro de la Institución, con el
fin de poder realizar su debido seguimiento desde el proceso de planificación
hasta el cierre de los mismos. Debido a la carencia de una OPM no se ha podido
evaluar cuáles proyectos pueden ser auto sostenibles y cuáles puedan generar
beneficios sociales a comunidades específicas, permitiendo de igual manera
utilizar las lecciones aprendidas en los diferentes proyectos
Dentro de los objetivos misionales de la
Universidad Francisco de Paula Santander se encuentra la extensión y ésta
actualmente adelanta una labor que trasciende su dinámica interna, y que
significa proyectar su influencia a su entorno en los ámbitos económico,
cultural y social. Actualmente la
Institución genera proyectos relacionados con servicios y asesoría a diferentes
entes gubernamentales, pero éstos se hacen en forma independiente existiendo un
experto responsable de cada proyecto por
Facultad, lo que implica que no hay una
centralización de los mismos y por consiguiente no existe una metodología de
Administración de proyectos que permita a la Universidad aportar a la sociedad
en forma crítica y creadora, los resultados y logros de su investigación y
docencia.
Debido a lo anterior y bajo
las condiciones mediante las cuales actualmente está trabajando la Universidad
Francisco de Paula Santander, la
creación de la PMO obedece en gran medida a una necesidad de fortalecer la cultura de proyectos que le permita definir, programar, centralizar y coordinar
los proyectos desde su planificación hasta su ejecución y cierre, ejecutando
una metodología en Dirección de Proyectos para alcanzar los resultados de
negocio en el área que la Universidad se proponga, esto incluye documentar en
todo el ciclo de vida del proyecto las lecciones aprendidas y emplearlas
oportunamente en reuniones de diseño/planificación y/o en otras fases que
considere su propuesta metodológica.
El Objetivo general
planteado se basa en desarrollar una propuesta para la implementación de la
Oficina de Administración de Proyectos en la Universidad Francisco de Paula
Santander – Cúcuta, que le permita realizar la planificación de proyectos de
extensión, a través de procesos y herramientas del PMI, por un plazo de cuatro años.
Los Objetivos Específicos fueron: Realizar un diagnóstico para determinar el
Nivel de madurez en la Universidad Francisco de Paula Santander- Cúcuta en el
ámbito de la Administración de proyectos. Definir tipo PMO que mejor se adapta
a la Institución, para satisfacer sus necesidades en materia de administración
de proyectos, definir su ubicación estratégica dentro de la organización. Establecer
sus servicios, funciones, roles y responsabilidades y competencias del personal
necesario para la creación de la PMO y Proponer una estrategia de implantación
de la PMO de extensión (plan de acción a corto, mediano y largo plazo).
La metodología de
la presente investigación es de tipo analítico-sintético y método
inductivo-deductivo, para ello se realizó un diagnóstico que determinó las
causas que generan actualmente los proyectos de Extensión; se seleccionó
elementos de propuestas de PMO, después del diagnóstico, se realizó un análisis
de documentación para determinar los indicadores de medición normalmente
utilizados por las PMOs según mejores prácticas. Finalmente, se aplicó técnicas
o herramientas como cuestionario, juicio de expertos y entrevistas para
recolectar datos de las fuentes de información definidas dándole cumplimiento
al objetivo de la presente investigación.
Como conclusiones
se tiene que con base en los resultados obtenidos de la aplicación de la
herramienta de medición en las diferentes áreas evaluadas la UFPS tiene un
grado de madurez intermedio bajo y el
tipo de PMO para implementar será una PMO Torre de Control, que mejora la
calidad de los procesos, definirá los estándares, ofreciendo asesoría,
capacitación y talleres y por último realizará la mejora continua de los
estándares.
Con la realización
de esta propuesta se logró alcanzar todos los objetivos específicos de la
investigación al proponer el modelo de PMO,
que debe ser implementado de acuerdo al nivel de madurez con el que actualmente tiene la institución, se ubicó la PMO en la línea organizacional
sujeta a la Vicerrectoría Asistente de Investigación y Extensión, teniendo en
cuenta que se identifica como política de la Vicerrectoría; se establecieron
las funciones, roles, responsabilidades y competencias de los recursos humanos,
asimismo se identificaron beneficios de la
implantación de la PMO en la UFPS con el
objeto de ayudar a los Directivos a proveer y apoyar la estructura necesaria
para estandarizar las prácticas de la administración de proyectos. Dentro de
las funciones que deberá ejecutar la PMO en la UFPS, según la información
recolectada serán: Brindar soporte sobre metodologías, mejores prácticas, y
capacitación; coordinar la planificación y ejecución de los proyectos; y
brindar una visión global de la gestión de los proyectos a la Institución.
Con la implementación
de la PMO se logrará ejecutar los proyectos de una forma más eficiente,
basándose en políticas bien definidas, haciendo uso de una metodología
estandarizada, con funcionarios responsables de proyectos, capacitados y que
comparten sus experiencias entre sí para el logro de los proyectos según lo
planificado. Con la puesta en marcha de la PMO, se logrará un mayor
cumplimiento de la expectativa de todos los involucrados, desarrollar los
proyectos con menor grado de imprevistos, y mantener el control de los
proyectos de una forma clara y ordenada.
Dentro de las recomendaciones se tiene que el
apoyo de la alta dirección de la UFPS es de vital importancia y que exista una
buena comunicación entre las partes, para que el proceso de implementación se
desarrolle en forma conveniente, y según lo planificado y lograr que la PMO
funcione debidamente, se deberá tener bien definida una metodología de
administración de proyectos, identificar los principales procesos que se verán
involucrados en el desarrollo de los mismos.
Una vez
implementada la PMO ésta deberá funcionar como centro de recolección de datos,
deberá archivar las lecciones aprendidas de los diferentes proyectos, compartir
ideas y experiencias, proporcionar asesoría a los demás proyectos que se
realicen y direccionar las tareas de administración de proyectos a un proceso
que tenga como resultados la mejora continua. Nombrar como director de la PMO a
un profesional que posea altas habilidades organizacionales, interpersonales y
el debido conocimiento, que le permita dirigir eficientemente la futura PMO.
Por otra parte la Oficina de proyectos debe vincular a los funcionarios que ya tienen
conocimientos en Administración de proyectos, esto será de gran utilidad para
el debido control y monitoreo de los mismos.
Se recomienda que
una vez implementada la PMO y después de un periodo de tiempo de operar, se
deberá volver a realizar la valoración de la madurez de la empresa para dar
seguimiento al proceso y documentar cómo la empresa va madurando en
Administración de proyectos.
