RESUMEN EJECUTIVO
L-3 Communications, con sede en New York, E.U.A, es una corporación que fue fundada en 1997 por Robert Lapenta, Frank Lanza y Lehman Brothers. Actualmente, posee aproximadamente 45,000 empleados a nivel mundial y está dividida en 4 grupos. Entre ellos, destaca el grupo de Sistemas de Comunicación, al cual pertenece Narda-Miteq, quien es el principal cliente y dueño de la operación de L-tres Comunicaciones de Costa Rica.
L-tres Comunicaciones inició operaciones en Costa Rica en el año 2001, con un proyecto de crear un centro de Manufactura Electrónica con un costo más bajo que el de la operación de New York en Estados Unidos. Sin embargo, no fue hasta el año 2005 en que Casa Matriz decidió comenzar la producción de algunos de sus productos, considerados componentes activos. Ello llevó a la transferencia de equipo y contratación de personal para hacer frente a variedad de proyectos y a tratar de establecer una ventaja competitiva al administrar y manufacturar sus proyectos, en una operación de bajo costo y con altos niveles de calidad.
El incremento de variedad de proyectos, en las distintas áreas de la empresa, ha dejado al descubierto las debilidades en el tema de Administración de Proyectos, en áreas tales como: gestión de costos y tiempos, manejo de recursos y establecimiento de objetivos, entre otros, ya que la operación de L-tres es funcional y cada departamento busca, por sus propios medios, gestionar los proyectos con sus ideas y conocimientos. El crecimiento de L-tres ha generado que L-tres Costa Rica cuente con nuevas y diferentes habilidades en el área de Manufactura y que, además de eso, incursionara en todo tipo de pruebas eléctricas de validación de los productos, lo que se traduce directamente en un gran potencial para el desarrollo de múltiples proyectos en el campo de la electrónica.
L-tres Comunicaciones no cuenta en la actualidad con una oficina de Administración de Proyectos y se apoya en los diferentes departamentos para hacer un planeamiento básico de los proyectos y ejecutarlos a la mayor brevedad. Cabe destacar que L-tres cuenta con un departamento de calidad que realiza actividades de seguimiento y control. Sin embargo, debido al poco conocimiento en gestión de proyectos, el seguimiento y control es muy enfocado a cumplir con criterios y estándares de la industria, pero deja de lado el seguimiento y control de cumplimiento de metas, objetivos y fechas de entrega. Casa Matriz, principal cliente de L-tres, considera que se debería tener una PMO que se encargue de centralizar ideas, de gestionar y desarrollar los proyectos. Por esta razón, surge la motivación para desarrollar el presente proyecto final de graduación, en el cual se propone la instauración de una PMO para L-tres Comunicaciones Costa Rica. El objetivo general de este trabajo fue: Establecer una propuesta de Creación de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) en L-Tres Comunicaciones de CR, para mejorar la administración de los proyectos que son tranferidos del centro de diseño en E.U.A hacia la planta de Manufactura en C.R. Los objetivos específicos que se trazaron fueron: analizar la empresa, con base en el modelo PMMM de Harold Kerzner, para obtener el nivel de madurez en administración de proyectos de la organización; diseñar la oficina de administración de proyectos, incluyendo su tipo, estructura, funciones y responsabilidades, para gestionar de manera eficiente los proyectos de la organización; generar un plan de implementación de la propuesta para guiar la creación de la oficina de administración de proyectos; y proponer un plan de entrenamiento para fortalecer los conocimientos del personal en administración de proyectos y funciones de una PMO.
Para el desarrollo de este proyecto, se utilizó el metodo analítico-sintético, mediante el cual se estudió la situación de la empresa referente a la administración de proyectos. Posteriormente, se realizó la verificación de documentos y registros de la empresa, entre ellos: el manual operativo y las normas ISO, esto con el fin de determinar las necesidades de mejora y poder integrarlas al trabajo. Para cumplir con los objetivos, se utilizó la técnica de investigación de campo, lo cual facilitó la recopilación de información para este proyecto, mediante el uso de: cuestionarios, encuestas y formularios, aplicados hacia el personal de L-tres y adoptados según el PMBOK (PMI, 2013).
Una vez realizada la evaluación con el método PMMM, se pudo determinar que L-tres comunicaciones se ubica en un nivel de madurez medio bajo, lo cual indica que sus colaboradores no manejan claramente los conceptos básicos de Administración de Proyectos. Lo anterior se basa en la calificación obtenida de un grupo de 11 empleados, la cual fue de 310 puntos, que equivalen a un 48.44%. Para que L-tres alcance niveles de AP de nivel medio alto, se propone la creación de una PMO del tipo Torre de Control, ya que esta pretende orientar a la organización en cuanto a qué hacer y cómo hacerlo, en materia de la gestión de los proyectos de la organización. La implementación de la PMO se realizará siguiendo las fases del Modelo de Madurez Organizacional de Harold Kerzner, y se plantea tener una implementación formal de la PMO en un período de 15 meses, para luego trabajar por 12 meses en el establecimiento de la bases para las fases de Benchmarking y mejora continua.
Es recomendable que la Gerencia de L-tres: apoye las tareas de creación de la PMO, que la organización estandarice el uso de plantillas relacionadas con AP, que se establezca un sistema para medir anualmente el nivel de madurez en AP y que la Gerencia y RH hagan las gestiones necesarias para incorporar a la organización en las capacitación en AP que L-3 desarrolló en conjunto con SSI y ajustar el presupuesto en lo necesario para incluir también una capacitación en MS Project.
L-tres Comunicaciones inició operaciones en Costa Rica en el año 2001, con un proyecto de crear un centro de Manufactura Electrónica con un costo más bajo que el de la operación de New York en Estados Unidos. Sin embargo, no fue hasta el año 2005 en que Casa Matriz decidió comenzar la producción de algunos de sus productos, considerados componentes activos. Ello llevó a la transferencia de equipo y contratación de personal para hacer frente a variedad de proyectos y a tratar de establecer una ventaja competitiva al administrar y manufacturar sus proyectos, en una operación de bajo costo y con altos niveles de calidad.
El incremento de variedad de proyectos, en las distintas áreas de la empresa, ha dejado al descubierto las debilidades en el tema de Administración de Proyectos, en áreas tales como: gestión de costos y tiempos, manejo de recursos y establecimiento de objetivos, entre otros, ya que la operación de L-tres es funcional y cada departamento busca, por sus propios medios, gestionar los proyectos con sus ideas y conocimientos. El crecimiento de L-tres ha generado que L-tres Costa Rica cuente con nuevas y diferentes habilidades en el área de Manufactura y que, además de eso, incursionara en todo tipo de pruebas eléctricas de validación de los productos, lo que se traduce directamente en un gran potencial para el desarrollo de múltiples proyectos en el campo de la electrónica.
L-tres Comunicaciones no cuenta en la actualidad con una oficina de Administración de Proyectos y se apoya en los diferentes departamentos para hacer un planeamiento básico de los proyectos y ejecutarlos a la mayor brevedad. Cabe destacar que L-tres cuenta con un departamento de calidad que realiza actividades de seguimiento y control. Sin embargo, debido al poco conocimiento en gestión de proyectos, el seguimiento y control es muy enfocado a cumplir con criterios y estándares de la industria, pero deja de lado el seguimiento y control de cumplimiento de metas, objetivos y fechas de entrega. Casa Matriz, principal cliente de L-tres, considera que se debería tener una PMO que se encargue de centralizar ideas, de gestionar y desarrollar los proyectos. Por esta razón, surge la motivación para desarrollar el presente proyecto final de graduación, en el cual se propone la instauración de una PMO para L-tres Comunicaciones Costa Rica. El objetivo general de este trabajo fue: Establecer una propuesta de Creación de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) en L-Tres Comunicaciones de CR, para mejorar la administración de los proyectos que son tranferidos del centro de diseño en E.U.A hacia la planta de Manufactura en C.R. Los objetivos específicos que se trazaron fueron: analizar la empresa, con base en el modelo PMMM de Harold Kerzner, para obtener el nivel de madurez en administración de proyectos de la organización; diseñar la oficina de administración de proyectos, incluyendo su tipo, estructura, funciones y responsabilidades, para gestionar de manera eficiente los proyectos de la organización; generar un plan de implementación de la propuesta para guiar la creación de la oficina de administración de proyectos; y proponer un plan de entrenamiento para fortalecer los conocimientos del personal en administración de proyectos y funciones de una PMO.
Para el desarrollo de este proyecto, se utilizó el metodo analítico-sintético, mediante el cual se estudió la situación de la empresa referente a la administración de proyectos. Posteriormente, se realizó la verificación de documentos y registros de la empresa, entre ellos: el manual operativo y las normas ISO, esto con el fin de determinar las necesidades de mejora y poder integrarlas al trabajo. Para cumplir con los objetivos, se utilizó la técnica de investigación de campo, lo cual facilitó la recopilación de información para este proyecto, mediante el uso de: cuestionarios, encuestas y formularios, aplicados hacia el personal de L-tres y adoptados según el PMBOK (PMI, 2013).
Una vez realizada la evaluación con el método PMMM, se pudo determinar que L-tres comunicaciones se ubica en un nivel de madurez medio bajo, lo cual indica que sus colaboradores no manejan claramente los conceptos básicos de Administración de Proyectos. Lo anterior se basa en la calificación obtenida de un grupo de 11 empleados, la cual fue de 310 puntos, que equivalen a un 48.44%. Para que L-tres alcance niveles de AP de nivel medio alto, se propone la creación de una PMO del tipo Torre de Control, ya que esta pretende orientar a la organización en cuanto a qué hacer y cómo hacerlo, en materia de la gestión de los proyectos de la organización. La implementación de la PMO se realizará siguiendo las fases del Modelo de Madurez Organizacional de Harold Kerzner, y se plantea tener una implementación formal de la PMO en un período de 15 meses, para luego trabajar por 12 meses en el establecimiento de la bases para las fases de Benchmarking y mejora continua.
Es recomendable que la Gerencia de L-tres: apoye las tareas de creación de la PMO, que la organización estandarice el uso de plantillas relacionadas con AP, que se establezca un sistema para medir anualmente el nivel de madurez en AP y que la Gerencia y RH hagan las gestiones necesarias para incorporar a la organización en las capacitación en AP que L-3 desarrolló en conjunto con SSI y ajustar el presupuesto en lo necesario para incluir también una capacitación en MS Project.
Descargar aquí
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFG1863.pdf
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFG1863.pdf
